Tarjouspyyntö on helppokäyttöinen työkalu kilpailutusprosessin hallintaan.
Hankintatiimi muotoilee ja julkaisee kilpailutuksen aineistoineen yhdelle tai useammalle tarjoajalle, vastaanottaa heidän vastauksensa ja vertailee saatuja tarjouksia.
Työkalun avulla koko kilpailutusprosessia on helppo hallita – hankinnan aineisto, aikataulu ja osallistujat löytyvät kaikki selkeästi yhdestä paikasta.
Kilpailutusprojekti lähtee yleensä siitä, että ostaja määrittelee hankinnan perustiedot ja lähettää aineiston potentiaalisille toimittajille. Toimittajat muotoilevat tarjouksensa ja lähettävät ne ostajalle vertailua varten.
Parhaan kumppanin löytäminen edellyttää usein paljon tiedonvaihtoa ja -hallintaa.
- Alkuperäisiin tietoihin voi olla tarve tehdä muutoksia projektin aikana.
- Jaettavat tiedostot, kuten kuvat tai piirustukset, voivat olla isoja, joten jakaminen sähköpostilla ei onnistu.
- Aikataulu saattaa muuttua.
- Toimittajilta voi tulla kysymyksiä ja niitä tulisi hallita keskiteysti, jotta kaikilla tarjoajilla on samat tiedot käytettävissään.
- Kilpailutusprojektin aikana voi tulla tarve kutsua mukaan uusia tarjoajia.
Sähköinen tarjouspyyntö mahdollistaa koko projektin hoitamisen yhdellä tehokkaalla työkalulla, jossa ostaja pystyy joustavasti jakamaan tietoa, tekemään muutoksia, hallinnoimaan projektia ja lopputuloksena saa kaikki tarjoukset vertailukelpoisessa muodossa automaattisiin analyyseihin ja yhteenvetoihin.
Näin käytät sähköistä tarjouspyyntöä
Valmistele tarjouspyyntö
Tarjouspyyntö valmistellaan haluttuun muotoon helppokäyttöisellä työkalulla.
- Hankinnan kohteen kuvaus, vaatimukset ja liitteet lisätään sähköiseen tarjouspyyntöön.
- Samalla muotoillaan toimittajille esitettävät kysymykset ja missä muodossa toimittajat voivat vastata (mm. teksti-, numero-, liite- tai valintakysymyksinä).
- Valmiit tarjouspyyntöpohjat nopeuttavat valmistelua.
Julkaise toimittajalle
Tarjouspyyntö julkaistaan valituille toimittajille työkalussa.
- Toimittajat saavat kutsun sähköpostilla ja kirjautuvat työkaluun.
- Tarjoustiedot on syötettävä aikarajaan mennessä.
- Hankintatiimi voi seurata toimittajien etenemistä kaikissa tilanteissa.
Vertaile tarjouksia
Saadut tarjoukset saadaan suoraan vertailuun.
- Tarjoukset voidaan käsitellä yritys kerrallaan tai kaikkien tarjousten yhteenvetona.
- Työkalusta on saatavissa tehokkaat ja monipuoliset hinta-analyysit sekä yhteevedot.
- Automaattiset vertailut perustuvat suoraan toimittajilta saatuihin tarjouksiin, eikä ostajan tarvitse tehdä manuaalista työtä vertailun rakentamisessa.
- Työkalu auttaa löytämään parhaan kokonaisratkaisun.
Sähköistä tarjouspyyntötyökalua kutsutaan usein englanninkielisellä nimellä RFx tai eRFx (Request for x). Työkalun nimessä ”x” voi edustaa hankintaprosessin eri vaiheita, kuten:
- RFI (Request for Information = tietopyyntö),
- RFP (Request for Proposal = ratkaisupyyntö)
- RFQ (Request for Quotation = tarjouspyyntö)
Työkalun avulla voi hoitaa hankintaprosessin ensimmäisestä selvityksestä lopulliseen toimittajavalintaan. Sähköinen tarjouspyyntötyökalu tukee joustavasti prosessin kaikkia vaiheita.
Tarjouspyyntötyökalu on hankinnan ammattilaisten suunnittelema ja toteutettu palvelemaan kaikenlaisia kilpailutustilanteita hankinnan kohteesta riippumatta. Työkalun avulla voidaan toteuttaa joustavasti niin nopeat hinnantarkistuskierrokset kuin monivaiheiset kartoituksetkin.
Edut
Tehokkuus ja ajansäästö
Sähköinen tarjouspyyntö automatisoi ja tehostaa kilpailuttamisen vaiheita aina tarjouspyynnön valmistelusta tulosten vertailuun. Työkalu vähentää merkittävästi aikaa, joka kuuluu tarjouspyyntöprosessin hallintaan.
Läpinäkyvyys ja tietojen myöhempi hyödyntäminen
Kaikki vastaanotetut tarjoukset ja muut annetut vastaukset tallentuvat työkaluun. Niihin voidaan palata milloin tahansa sopimuskauden aikana tai kilpailutuksen tullessa ajankohtaiseksi seuraavan kerran.
Parempi kilpailutus
Työkalun avulla kilpailutukseen on vaivatonta kutsua laajempi joukko potentiaalisia toimittajia. Kilpailun lisääntyminen johtaa yleisesti kustannussäästöihin ja parempiin ehtoihin.
Yhteiset toimintatavat
Sähköinen työkalu mahdollistaa selkeät ja yhdenmukaiset toimintatavat koko organisaatiolle. Kilpailutukset hoidetaan yhdessä sovitulla tavalla ja yhteisiä pelisääntöjä noudattaen. Selkeä menettely helpottaa myös yksittäisten työntekijöiden toimimista osana tiimiään.
Helpompaa yhteistyötä
Työkalu tarjoaa alustan tehokkaalle yhteistyölle hankintatiimin kesken. Koko tiimi voi osallistua valmisteluun ja seurata etenemistä kaikissa vaiheissa. Myös toimittajaosapuolen on mahdollista toimia tiiminä tarjousta työstäessään.
Mikä tekee kilpailutuksesta onnistuneen?
Mitä paremmin hankinnan kohde, vaatimukset ja vertailuperusteet ovat määritelty, sitä tarkemmin toimittajat osaavat esittää tarjouksensa ja laadukkaampi lopputulos voidaan saavuttaa. Sähköinen tarjouspyyntö auttaa pitämään kilpailutuksen selkeä ja johdonmukaisena.
Mitä useampi soveltuva toimittaja osallistuu kilpailutukseen, sitä paremmat mahdollisuudet on löytää markkinoiden paras ratkaisu. Toisaalta joillain markkinoilla kilpailu on voinut keskittyä muutamille tärkeimmille toimijoille ja kilpailutuksen kannalta vaihtoehtojen lukumäärällä ei ole merkitystä. Sähköisellä tarjouspyynnöllä kilpailutuksen hallinta on sujuvaa toimittajien määrästä riippumatta.
Tarjouksia on pystyttävä vertailemaan yhdenmukaisesti ja tasapuolisesti huomioiden kaikki vertailuun vaikuttavat tekijät. Sähköinen tarjouspyyntö auttaa vertailuvaihetta tarjoamalla selkeät tulosraportit. Työkalu auttaa löytämään toimittajien väliset eroavaisuudet ja minimoi mahdolliset virheet tarjousten käsittelyssä.
Lue lisää aiheesta
Asiakastarina: Sähköinen tarjouspyyntö kilpailutuksen apuna
"Aikaa säästyi, kun manuaalinen työ voidaan minimoida ja keskittyä varsinaiseen toimittajavertailuun."
Ajansäästöä tehokkaammilla tarjouspyynnöillä
”Eniten aikaa kuuluu siihen, kun toimittajilta saadut tarjoukset kahlataan läpi ja tarjousten yksityiskohdat poimitaan vertailuja varten.”
Kilpailutuksen materiaalien hallinta
Oikean työkalun avulla hankintatiimin on helppo hallita kilpailutuksen materiaalia. Jaettavaa aineistoa voidaan täydentää ja päivittää kaikissa vaiheissa.
