Toimittajakysely on tehokas työkalu toimittajiin liittyvään tietojen keräämiseen, ylläpitämiseen ja analysointiin. Hankintatiimi määrittelee kerättävät tiedot ja kutsuu toimittajat vastaamaan kyselyyn. Vastaukset tallentuvat keskitetysti yhteen paikkaan, jossa niitä voidaan seurata, vertailla ja raportoida läpinäkyvästi. Työkalu vähentää manuaalista työtä ja auttaa hallitsemaan riskejä. Toimittajakyselyillä voidaan toteuttaa myös sellaisia kyselyjä, joihin on tarvetta vastata myös sisäisesti. Esimerkiksi auditointiprosessissa kerätään ensin vastaukset toimittajilta ja sen jälkeen hankinnan käyttäjä antaa omat vastauksensa.
Toimittajahallinta tarkoittaa usein valtavien tietomäärien ylläpitämistä, seuraamista ja analysointia. Kumppaneilta edellytetään usein sitoutumista yrityksen tapaan toimia eli kerätään Code of Conduct -hyväksynnät. Sertifikaatteja ja erilaisia todistuksia saatetaan edellyttää toimialasta riippuen lukematon määrä. Lisäksi on varmistettava vakuutukset ja muut lakisääteiset dokumentit.
Ketterä ja läpinäkyvä toimittajahallinnan työkalu luo edellytykset oman yrityksen tehokkaalle toiminnalle ja tarjoaa selkeän kilpailuedun. Mitä tehokkaammin toimittajia pystytään johtamaan, sitä paremmin yritys voi hallita riskejä, varmistaa toimitusketjun vastuullisuuden ja sopeutua toimintaympäristön haasteisiin.
Hankintatiimit työskentelevät usein monimutkaisten ja pitkien toimitusketjujen parissa. Yhdellä yrityksellä saattaa olla helposti satoja avainkumppaneita ja kaiken kaikkiaan useita tuhansia toimittajia tai alihankkijoita. Kun tähän lisätään myös potentiaaliset yhteistyökumppanit, joilta asioita selvitetään, voi hallinnoitavien yritysten määrä moninkertaistua.
Näin käytät toimittajakyselyä
Toimittajakyselyn valmistelut
Selvitettävät asiat riippuvat oman yrityksesi ja sen toimialan tarpeista. Helppokäyttöisellä työkalulla toimittajakyselyt voidaan räätälöidä jokaiseen tilanteeseen.
- Toimittajakyselyllä voidaan kerätä esimerkiksi Code of Conduct-hyväksynnät, sertifikaatit, vakuutukset ja muut todistukset, tehdä kattavia ESG-kyselyjä esimerkiksi vastuullisuuteen ja ympäristöasioihin liittyen tai auditoida toimittajia.
- Työkalu on joustava ja mahdollistaa tietojen keräämisen eri tavoin, esim. liitteinä, avoimena kuvauksena tai vaihtoehtokysymyksinä.
- Kysely voidaan avata kerralla kaikille tarvittaville osallistujille tai ottaa uusia kumppaneita mukaan yhteistyön käynnistyessä.
Vastaaminen
Toimittaja saa kutsun sähköpostiinsa, jonka jälkeen yhteyshenkilöt voivat kirjautua ja aloittaa vastaamisen. Työkalu on vastaajalle hyvin helppokäyttöinen. Vastaaminen tapahtuu selainpohjaisen lomakkeen kautta.
- Toimittajayrityksen edustajat, kuten myynnistä, tuotannosta tai laadusta vastaavat henkilöt, voivat kaikki osallistua vastaamiseen.
- Hankintatiimi antaa määräajan vastauksille.
- Reaaliaikainen seuranta mahdollistaa helpon tilannekuvan muodostamisen.
Toimittajakyselyn päätteeksi
Toimittajien vastaukset voidaan analysoida ja kuitata hyväksytyksi. Tarvittaessa toimittajia voidaan pyytää täydentämään vastauksiaan.
- Vastaukset voidaan pisteyttää vertailun muodostamiseksi.
- Automatiikka nopeuttaa vastausten käsittelyä ja auttaa tunnistamaan olennaiset puutteet.
- Hankintatiimin on mahdollista nähdä kaikki muodostettu data toimittajan yritysprofiilissa.
Toimittajakysely tarjoaa modernin työkalun, jonka avulla voidaan kerätä, hallita ja analysoida toimittajien tietoja vaivattomasti ja systemaattisesti. Työkalu auttaa varmistamaan, että kriittiset dokumentit ja tiedot ovat ajan tasalla, ja automatisoi manuaaliset prosessit, jotka vievät usein paljon aikaa.
Keskitetty tiedonhallinta luo uudenlaisen läpinäkyvyyden koko toimittajakuntaan. Samalla päällekkäinen työ minimoidaan, kun koko hankintatiimin on mahdollista työskennellä yhteisen toimittajadatan parissa.
Toimittajakysely sujuvoittaa työtä myös toimittajayrityksen puolella. Toimittajan on helppo hahmottaa heiltä edellytettävät toimet ja tarvittavat tiedot. Prosessi on suoraviivainen ja mahdollistaa toimittajayrityksessäkin koko tiimin yhteistyön.
Edut
Läpinäkyvyys
Kaikki tieto on helposti löydettävissä toimittajayrityksen profiilista. Hankintatiimi saa kattavan kuvan toimittajasta ja voi arvioida yhteistyön tilaa reaaliaikaisesti.
Sujuvuus
Toimittajan antamat vastaukset voidaan pisteyttää ja osa-alueiden vastauksia voidaan arvioida tehokkaasti. Vastausten käsittelyn automatiikka auttaa tunnistamaan kriittiset puutteet.
Tehokkuus
Kun toimittajat antavat vastauksena suoraan digitaaliselle alustalle, ei hankintatiimin tarvitse kerätä, tallentaa tai ylläpitää dataa manuaalisesti. Työkalu säästää aikaa ja vaivaa kaikissa vaiheissa aina tiedonkeruusta vastausten arviointiin.
Riskienhallinta
Työkalu auttaa varmistamaan, että kaikki kriittiset tiedot ja dokumentit ovat ajan tasalla. Yritys voi varmistua, että kaikki toimittajat täyttävät yhteistyön vaatimukset. Samalla voidaan tunnistaa toimittajien mahdolliset puutteet ja hallita riskejä ajoissa.
Helppokäyttöisyys
Työkalun käyttöönotto ja käyttö on helppoa. Työkalusta löytyy pohjakirjasto, johon oman yrityksen kyselypohjat on helppo tallentaa. Toimittajakyselyiden valmistelu on sujuvaa ja kyselyt ovat joustavasti muokattavissa. Työkalun käyttö on helppoa myös toimittajille, eikä edellytä perehdytystä tai kouluttamista. Työkalun sisältämät ohjeet ja ammattitaitoinen Helpdesk tarjoavat apua mahdollisissa kysymyksissä.
Millaisissa tilanteissa toimittajakyselyjä hyödynnetään?
Yrityksen toimiala, sidosryhmät ja toimintaympäristön yleiset vaikuttajat asettavat vaatimuksia toimitusketjujen hallinnalle. Vaatimukset voivat pohjautua lainsäädäntöön ja asetuksiin tai olla esimerkiksi asiakkaiden yritykselle kohdistamia edellytyksiä. Joustava toimittajakyselytyökalu tarjoaa mahdollisuudet hoitaa tiedonhallinnan tehokkaasti.
Monet yritykset kokevat hyvän toimittajahallinnan olevan itseisarvo. Se luo organisaatiolle yhtenäiset toimintatavat, mahdollistaa tehokkaan riskienhallinnan ja auttaa usein löytämään kustannustehokkaita vaihtoehtoja.
Monilla toimialoilla on oman alan kannalta tärkeitä aihepiirejä, joiden pohjalta toimittajan kyvykkyyksiä voidaan arvioida. Esimerkiksi rakennussektorilla, elintarvikealalla tai vaikkapa terveydenhuoltosektorilla kumppaneiden työtä arvioidaan ja kehitetään erilaisten kriteerien valossa. Toimittajakyselytyökalu tarjoaa joustavan tavan toimittajakyselyjen toteuttamiseen erilaisten tarpeiden pohjalta.
Tapa toimia (Code of Conduct) -hyväksynnät kerätään usein kaikilta toimittajilta. Näin määritetään pelisäännöt, joihin toimittajat sitoutuvat toimiessaan yrityksen kumppanina. Työkalun avulla on helppo havaita poikkeamat suurestakin joukosta.
Toimittajilta voidaan kerätä erilaisia sertifikaatteja ja todistuksia. Kun tarvittavat tiedot toimitetaan yhteen keskitettyyn paikkaan, koko hankintatiimillä on pääsy ajantasaisiin tietoihin.
Lue lisää aiheesta
Toimitusketjun hallintaa toimittajakyselyllä
Maailmalla tapahtuu jatkuvasti isompia ja pienempiä käänteitä, joilla voi olla merkittäviä vaikutuksia yritysten toimitusketjuihin. Kuinka yritys voisi varmistua toimitusketjunsa toiminnan jatkumisesta normaalisti myös huomenna?
