Hankintasopimusten hallinta mahdollistaa hankintasopimusten neuvottelun, tallentamisen ja seurannan yhdessä keskitetyssä paikassa. Neuvottelu-työkalulla voidaan hoitaa sopimuksen versionhallinta ja hyväksyntien kerääminen eri osapuolilta. Valmis sopimus voidaan lähettää allekirjoituskierrokselle integroituun allekirjoitusratkaisuun. Allekirjoitusten jälkeen valmis sopimus palautuu takaisin Noventian Sopimushallintaan ja tarvittaessa myös asiakkaan käytössä olevaan muuhun dokumentti- tai sopimushallinnan ratkaisuun.
Hankintatiimit käsittelevät työssään valtavia määriä erilaista sopimustietoa. Sopimustyyppejä on paljon erilaisia salassapitosopimuksista pidempiaikaisiin puitesopimuksiin ja kertaluonteisiin toimitussopimuksiin. Jokainen sopimus sisältää paljon ehtoja ja sopimuskohtaisia tietoja.
Noventian hankintasopimusten hallinta tarjoaa hankintatiimille työkalut hankintasopimusten neuvotteluun, tallentamiseen, hallintaan ja seurantaan. Työkalut tuovat keskitetysti yhteen kaikki sopimukset ja niiden tärkeimmät avaintiedot. Sopimushallinnasta tiedot ovat helposti löydettävissä ja selkeästi raportoitavissa.
Noventian työkalun avulla hankintasopimusten hallinta on hallittua, läpinäkyvää ja skaalautuvaa.
Näin käytät hankintasopimusten hallintaa
Sopimuksen luominen
Sopimusdokumentit voidaan lisätä Neuvottelu-työkaluun. Neuvottelu voidaan linkittää Noventiassa tehtyyn kilpailutukseen, josta saadaan neuvottelulle pohjatietoja. Eri osapuolet voivat päivittää dokumentteja ja koko versiohistoria löytyy työkalusta. Kun osapuolet ovat kuitanneet sopimuksen valmiiksi, se voidaan lähettää allekirjoituskierrokselle. Valmis sopimus voidaan lisätä työkaluun myös manuaalisesti.
- Neuvotteluun voidaan kutsua mukaan sisäiset ja ulkoiset tahot
- Käytettäessä sähköistä allekirjoitusta, sopimus voidaan lähettää osapuolille allekirjoitettavaksi
- Neuvottelu-työkalu tuo tehokkuutta neuvotteluprosessin seurantaan ja hallintaan kooten neuvottelun tiedot yhteen paikkaan koko tiimin nähtäväksi
Keskitetty tiedonhallinta ja raportointi
Sopimustiedot ovat kaikkien hankintatiimin jäsenten nähtävissä käyttöoikeuksien mukaisesti.
- Yhteinen sopimushallinta vähentää päällekkäistä työtä
- Läpinäkyvä raportointi auttaa varmistamaan yhdenmukaiset käytännöt koko organisaatiossa
- Tietoja voidaan siirtää integraatiolla myös muihin työkaluihin
Seuranta ja muistutukset
Sopimushallinnasta on saatavilla automaattisia muistutuksia päättyvistä sopimuksista ja muista tärkeistä määräajoista.
- Muistutukset auttavat pysymään ajan tasalla tilanteesta
- Näin voidaan välttää tilanteet, joissa sopimuskausi umpeutuu ja yhteistyötä jatketaan huomaamatta vanhoilla ehdoissa ja usein lisäkustannuksia aiheuttaen
Noventian Hankintasopimusten hallinnan työkalut mahdollistavat päällekkäisen työn minimoinnin, organisaation toimintatapojen yhdenmukaistamisen ja suurten sopimusmassojen seurannan ja raportoinnin.
Työkalut tuovat sopimustenhallintaan tehokkuutta ja auttavat jokaista sopimusvastaavaa pysymään ajan tasalla omien sopimustensa tilanteesta.
Edut
Keskitetty tiedonhallinta
Kaikki hankinnan sopimukset liitteineen ja avaintietoineen ovat löydettävissä yhdessä paikassa.
Läpinäkyvyys
Organisaation käyttöoikeutetut henkilöt voivat hyödyntää sopimustietoja, joka lisää yhteistyötä ja parantaa sopimusten käyttöastetta.
Seurattavuus
Sopimusten tilannetta, voimassaoloa ja ehtoja voidaan seurata sopimushallinnan avulla. Päättyvistä sopimuksista saadaan ilmoitukset, joten uudet neuvottelut ja kilpailutukset voidaan käynnistää ajoissa ennen sopimuskauden umpeutumista.
Skaalautuvuus
Hankintasopimusten hallinta soveltuu joustavasti erilaisille organisaatioille, olipa kyse sitten pienemmästä yrityksestä tai useissa toimipaikoissa ja eri yksiköissä toimivasta konsernista.
Integroitavuus
Manuaalinen työ vähenee sähköisen allekirjoituksen avulla. Noventia mahdollistaa myös integraatiot organisaation laajempiin sopimushallinnan ratkaisuihin.
Hankintasopimusten hallinnan tarpeita
Yritysten hankintatiimeillä on vastuullaa usein satoja tai jopa tuhansia sopimuksia, joiden hallinta vaatii selkeyttä ja systemaattisuutta. Sopimukset sisältävät merkittäviä taloudellisia ehtoja ja juridisesti sitovia velvoitteita.
Sähköinen sopimushallinta auttaa varmistamaan, että kaikki sopimukset ovat ajan tasaalla, helposti löydettävissä ja johdonmukaisesti hallittavissa. Työkalu tuo vakautta sekä arjen operatiivisiin tilanteisiin että pidemmän aikavälin kumppanuuksiin.
Hankintasopimusten hallinnalla hoituu kaikkien erilaisten hankintaan liittyvien sopimusten hallinta, esim. salassapitosopimukset, laajemmat puitesopimukset ja tiettyä kokonaisuutta koskevat toimitussopimukset.
Ennen yhteistyön aloittamista osapuolet allekirjoittavat usein NDA:n eli salassapitosopimuksen. Sopimuksia voi kertyä runsaasti jo silloin, kun potentiaalisia toimittajia vasta kartoitetaan projekteihin tai viimeistään yhteistyöstä tarkemmin sovittaessa. Työkalun avulla salassapitosopimuksen vahvistaminen voidaan hoitaa ripeästi, tallentaa tiedot koko hankintatiimin saataville ja samalla asettaa seurantaan niihin liittyvät voimassaolo- ja päättymispäivämäärät.
Puitesopimuksilla määritellään pitkäaikaisen yhteistyön raamit ja ehdot. Kun sopimus on tallennettu ja avaintiedot kirjattu, kaikki hankintatiimiläiset voivat nopeasti tarkistaa, onko toimittajan kanssa jo voimassa oleva sopimus ja millaiset siinä sovitut ehdot ovat. Tämä vähentää päällekkäistä sopimista ja nopeuttaa hankintapäätöksiä.
Toimitussopimuksissa sovitaan esimerkiksi tuotteiden tai palveluiden määrästä, toimitustiheydestä, hinnoittelusta ja muista erityisehdoista. Sähköisen työkalun avulla voidaan reaaliaikaisesti seurata sopimuksen tilannetta; milloin sopimus on päättymässä, mitä ehtoja on sovittu ja miten ne vertautuvat muihin sopimuksiin. Tämä auttaa ennakoimaan uusintaneuvottelut ja ehkäisee ylimenokausien aiheuttamat lisäkustannukset.
Lue lisää aiheesta
Sopimusten elinkaaren hallinta (CLM) hankinnan arjessa
Tehottomuus sopimustenhallinnassa voi vaikuttaa koko hankintaosaston lisäksi joskus jopa koko yritykseen.
