Osallistuimme viime vuoden loppupuolella Logy Ry:n järjestämään hankintapäivä-tapahtumaan, jossa oli useita mielenkiintoisia ja ajankohtaisia puheenvuoroja.
Omaa mielikuvitustani ruokki erityisesti ketterään hankintaan liittyvät puheenvuorot. Keskustelut ja esitykset toivat mieleen hiljattain lukemani yhdysvaltalaisen kenraali Stanley McChrystalin kirjoittaman kirjan nimeltä Team of Teams.
Team of Teams
Kirja käsittelee mitä seuraa, kun pitkälle erikoistunut organisaatio kohtaa nopeasti muuttuvan toimintaympäristön. Tässä tilanteessa reagointinopeus, kyky mukautua tilanteeseen ja aloitteellisuus saattavat olla erikoistumisella ja optimoinnilla saavutettavaa tehokkuutta tärkeämpiä ominaisuuksia.
Team of Teamsissa käsitellään myös siiloutumisen vaikutusta koko organisaation ketteryyteen.
Mitä yhteistä on ketterillä hankinnoilla ja Team of Teamsin keskeisellä sanomalla?
Team of Teams tunnistaa analogian McChrystalin kohtaaman tilanteen ja muuttuvien liiketoimintaympäristöjen välillä. Digitalisaation myötä yritysten toimintaympäristö muuttuu tällä hetkellä radikaalisti ja nopeasti. Kirjan oppien mukaan – kun muutosnopeus on voimakasta, ketteryys voi olla tehokkuutta parempi strategia. Hankinnalla on tärkeä rooli yrityksen ja toimittajien välisenä fasilitaattorina. Hankinta on avainasemassa tunnistamassa ja mahdollistamassa uusien teknologioiden käyttöönoton ja tehokkaan hyödyntämisen.
Aina ketteryys ei ole erikoistumista parempi strategia. Joissakin tapauksissa voidaan valita, että halutaan erikoistua ja olla tehokkaita. Organisaation ketteryyden ja tehokkuuden voisikin ajatella olevan kääntäen verrannollisia. Mitä tarkemmin arvoketju on pilkottu, sitä kankeammaksi se muuttuu.
Hankinnan osalta tästä kaikesta voisi vetää ainakin seuraavia johtopäätöksiä
- Avoimempi tarjouspyyntö tukee ketterää hankintaa, koska se mahdollistaa luovien ja mukautettujen ratkaisujen tarjoamisen hankintaprosessin aikana, eikä sido hankintayksikköä tiettyyn hankittavan kokonaisuuden määritelmään tai ehtoihin ennalta määritellyn tarjouspyynnön perusteella. Tämä antaa hankintayksikölle mahdollisuuden kehittää ja mukauttaa hankittavaa kokonaisuutta yhdessä toimittajien kanssa hankintaprosessin aikana.
Ketteryys ei synny pelkästään siitä, että hankintaorganisaatio toimii ketterästi. Myös sisäisten stakeholderien välisen kommunikaation täytyy toimia. Jos viestintä ei toimi esimerkiksi tuotekehityksen ja hankinnan välillä, yritys törmää samaan siiloutumisen aiheuttamaan ongelmaan, jota McChrystal kuvaa kirjassaan.
McChrystal tarjoaa tähän ratkaisuksi eri osastojen edustajista muodostettujen tiimien muodostamisen (Team of Teams). Me Noventialla uskomme, että hankintajärjestelmä, joka mahdollistaa avointen kyselyjen tekemisen tehokkaasti ja keskitetyn tiedon jakamisen sisäisesti voi auttaa kommunikoinnissa. Haaste on silti myös strateginen, joten järjestelmä yksin ei riitä, vaan organisaation tulee sitoutua myös muuten ketteriin toimintatapoihin.
- Ketterän hankinnan onnistuminen vaatii molemmin puolin enemmän luottamusta toimittajien ja hankinnan välillä. Saadakseen relevantteja ratkaisuehdotuksia hankintaorganisaation on avoimesti kerrottava haasteistaan toimittajille. Vastaavasti Toimittajan on käytettävä enemmän työaikaa ja mahdollisesti jaettava osaamispääomaansa hankinnan kanssa ilman takeita yhteistyöstä, jotta ketterä hankintaprosessi tuottaisi arvoa.
Hankinnasta on tunnistettavissa samoja lainalaisuuksia kuin muiltakin liiketoiminta-alueilta. Pitkälle erikoistuneet prosessit voivat olla myös hankinnan tapauksessa haastava strategia kategorioissa, joissa muutoksen vauhti on nopea.
Jotta hankinta voisi olla ketterää, tämä vaatii tehokasta viestintää eri liiketoimintojen välillä sekä mahdollisten siilojen purkua johtamisjärjestelmissä. Ketterää hankintaa myös auttaa, jos käytössä on ketterä hankinnan järjestelmä, joka tehostaa kommunikaatiota sekä organisaation sisällä että toimittajien suuntaan.
