Monessa organisaatiossa toimittajahallinta tarkoittaa edelleen lähinnä toimittajarekisterin ylläpitoa. Todellisuudessa toimittajasuhteet muuttuvat jatkuvasti: uusia toimittajia arvioidaan, osa valitaan yhteistyökumppaneiksi, osa poistuu käytöstä ja toisinaan toimittajien riskeihin on reagoitava nopeasti.
Siksi toimittajien hallinnan tulisi perustua koko elinkaaren kattavaan prosessiin, ei pelkästään perustietojen ylläpitoon.
”Toimittajahallinta ei ole vain toimittajarekisterin ylläpitämistä. Olennaista on pystyä hallitsemaan toimittajaa koko yhteistyön elinkaaren ajan ja muodostamaan jatkuvasti ajantasainen kuva siitä, missä vaiheessa kukin toimittaja on ja mitä seuraavaksi pitäisi tapahtua.”
Sanni Laine-Luoto, toimitusjohtaja, Noventia
Noventian toimittajahallinnan työkalussa toimittajan elinkaarta voidaan hallita automaattisesti ennalta määriteltyjen sääntöjen avulla. Näin hankintaorganisaatio saa näkymän siihen, missä vaiheessa kukin toimittaja on ja mitä toimenpiteitä seuraavaksi tarvitaan.
Toimittajasuhde alkaa jo ennen ensimmäistä kilpailutusta
Toimittajan matka alkaa rekisteröinnistä. Toimittaja voidaan kutsua rekisteröitymään verkkopohjaisen rekisteröitymislomakkeen kautta tai lisätä järjestelmään hankinnan toimesta. Rekisteröinnin yhteydessä kerätään yrityksen perustiedot ja voidaan hyväksyttää esimerkiksi Code of Conduct -ehdot.
Rekisteröinnin jälkeen toimittajilta voidaan selvittää tarkemmin esimerkiksi vastuullisuusasioita. Kun tarvittavat tiedot on kerätty, toimittaja voidaan siirtää automaattisesti potentiaaliseksi toimittajaksi, joka voi osallistua kilpailutuksiin.
”Tässä vaiheessa toimittajahallinnan merkitys alkaa jo ulottua perustietojen ylläpitämistä pidemmälle: kerätyn tiedon perusteella voidaan määrittää, milloin toimittaja täyttää organisaation asettamat edellytykset seuraavaan vaiheeseen siirtymiselle.”
Kilpailutuksesta osaksi aktiivista toimittajaverkostoa
Potentiaaliset toimittajat voidaan kutsua vastaamaan tarjouspyyntöihin. Kilpailutuksen voittaja voidaan siirtää automaattisesti aktiiviseksi toimittajaksi, jolloin yhteistyö käynnistyy ja toimittaja tulee osaksi yrityksen aktiivista toimittajaverkostoa.
Kun yhteistyö syvenee ja ostovolyymi kasvaa riittävälle tasolle, toimittaja voidaan nostaa kumppanitoimittajaksi. Päätös voidaan perustaa esimerkiksi järjestelmään tuotuun spend-dataan, joka voidaan integroida ERP- tai talousjärjestelmistä.
”Toimittajien luokittelun ei tarvitse perustua pelkästään manuaalisiin arvioihin. Kun käytössä on todellista liiketoimintadataa, kuten spend-tietoa, myös toimittajan asemaa voidaan tarkastella sen perusteella, millaista yhteistyö todellisuudessa on.”
Elinkaarenhallinnan arvo syntyy jatkuvasta seurannasta
Elinkaarenhallinnan todellinen hyöty syntyy yhteistyön aikana. Aktiivisilta toimittajilta ja erityisesti kumppanitoimittajilta voidaan seurata jatkuvasti tietoja ulkoisista datalähteistä. Näitä voivat olla esimerkiksi tilaajavastuustatus, riskiluokka, luottoluokitus, perintäsaatavat, yrityksen virallinen tila tai muut organisaation määrittelemät riskimittarit.
Jos toimittajan tilanteessa tapahtuu muutoksia, hankintatiimi saa automaattisesti hälytyksiä. Tämä mahdollistaa ennakoivan riskienhallinnan ilman jatkuvaa manuaalista valvontaa.
”Toimittajahallinnan kannalta olennaista ei ole vain se, että tieto on joskus kerätty, vaan se, että muutokset pystytään tunnistamaan myös yhteistyön aikana. Näin hankinta voi reagoida poikkeamiin ennen kuin niistä muodostuu suurempia ongelmia.”
Myös poikkeamat kuuluvat toimittajan elinkaareen
Kaikki toimittajat eivät pysy samalla tasolla koko yhteistyön ajan. Jos esimerkiksi riskiluokka nousee liian korkeaksi, tilaajavastuutiedot eivät ole kunnossa tai yrityksen taloudellisessa tilanteessa tapahtuu merkittävä muutos, toimittaja voidaan siirtää automaattisesti selvitettävien toimittajien luokkaan. Vakavammissa tapauksissa toimittaja voidaan siirtää ”ei saa käyttää” -tilaan.
Kun ongelmat on korjattu, toimittaja voi palautua takaisin aktiiviseksi tai kumppanitoimittajaksi ilman raskaita manuaalisia prosesseja. Näin organisaatio säilyttää hallinnan ja samalla varmistaa tasapuolisen kohtelun kaikille toimittajille. Toimittajan asema ei tällöin perustu yksittäisiin tulkintoihin, vaan ennalta määriteltyihin sääntöihin ja käytettävissä olevaan tietoon.
Elinkaarenhallinta osaksi yrityksen ekosysteemiä
Toimittajan elinkaari ei kosketa vain hankinnan omaa järjestelmää. Kun Noventia integroidaan muihin liiketoimintajärjestelmiin, toimittajan tila voi vaikuttaa automaattisesti myös muualla organisaatiossa.
Esimerkiksi ERP-järjestelmään voidaan asettaa tilauskielto, jos toimittaja siirtyy käyttörajoitettuun tilaan. Talousjärjestelmissä toimittaja voidaan sulkea uusilta tapahtumilta, jos yritys on lopettanut toimintansa tai toimittaja on poistettu hyväksyttyjen toimittajien joukosta.
Elinkaaren viimeinen vaihe on suljettu toimittaja. Tällöin toimittajasuhde on päättynyt, mutta historia, dokumentaatio ja auditointitiedot säilyvät myöhempää tarkastelua varten.
Kohti strategisempaa toimittajahallintaa
Parhaimmillaan toimittajien elinkaarenhallinta yhdistää onboarding-prosessin, vaatimustenmukaisuuden, kilpailutukset, ostodatan ja riskienhallinnan yhdeksi kokonaisuudeksi. Sen sijaan, että hankinta reagoisi ongelmiin jälkikäteen, toimintaa voidaan ohjata automaattisten sääntöjen ja ajantasaisen tiedon avulla.
”Toimittajien elinkaarenhallinnan keskeinen ajatus on ennakoitavuus. Kun tieto, prosessit ja ennalta määritellyt toimintatavat yhdistetään, hankinta pystyy paremmin näkemään, missä toimittajaverkostossa mennään ja reagoimaan silloin, kun siihen todella on tarvetta.”
Tuloksena on läpinäkyvämpi toimittajaverkosto, vähemmän manuaalista työtä ja parempi kyky tunnistaa riskit ennen kuin ne muuttuvat liiketoiminnan ongelmiksi.
Noventian toimittajahallinnan elinkaarimalli on suunniteltu tähän tarpeeseen.
