Tilanne ei ole poikkeuksellinen. Päinvastoin se on yllättävän yleinen erityisesti organisaatioissa, joissa toimitaan useissa yksiköissä tai toimipaikoissa ja hankintoja tehdään jatkuvasti eri puolilla liiketoimintaa.
Tällaisessa ympäristössä hankinta toimii usein kahdessa todellisuudessa yhtä aikaa. Toisaalta on strateginen taso, jossa kaiken pitäisi olla hallittua ja läpinäkyvää. Toisaalta on arki, jossa asiat tehdään nopeasti ja käytännöllisesti, eikä käytössä oleva ratkaisu aina tue tekemistä parhaalla mahdollisella tavalla.
Kun arki ei seuraa prosessia
Kilpailutuksissa tämä näkyy nopeasti. Tarjouspyynnöt lähtevät eri muodoissa, toimittajat vastaavat vaihtelevilla tavoilla ja lopulta tarjoukset kootaan yhteen manuaalisesti vertailua varten. Prosessi toimii, mutta se vie aikaa ja vaatii paljon käsityötä.
Samaan aikaan toimittajiin liittyvä tieto elää omissa siiloissaan. Yhdessä paikassa on yhteystiedot, toisessa sopimukset ja kolmannessa mahdolliset auditoinnit tai kyselyiden vastaukset. Kun kokonaiskuva puuttuu, jokainen kilpailutus alkaa osittain alusta.
Tämä ei johdu siitä, että hankinta olisi kehittymätöntä. Usein tilanne on päinvastoin. Hankintatiimi tietää hyvin, mitä pitäisi tehdä, mutta käytännön työkalut eivät tue tekemistä riittävän sujuvasti.
Tarjousvertailu on usein kilpailutuksen työläin vaihe
Yksi aihe toistuu lähes kaikissa keskusteluissa hankintatiimien kanssa. Eniten aikaa menee siihen, kun toimittajilta saadut tarjoukset käydään läpi ja niistä poimitaan vertailun kannalta oleelliset tiedot.
Tämä työ on välttämätöntä, mutta sen ei pitäisi olla näin työlästä. Kun tiedot saapuvat eri muodoissa ja eri tasoisena, vertailusta tulee väistämättä manuaalista. Samalla myös virheiden riski kasvaa.
Kun tähän yhdistyy se, että jokainen yksikkö saattaa tehdä kilpailutuksia hieman eri tavalla, kokonaisuudesta tulee vaikeasti johdettava.
Sujuva kilpailutus vapauttaa aikaa
Kun kilpailutus toimii hyvin, se näkyy ennen kaikkea arjessa. Tarjouspyyntöjen rakenne on selkeä ja johdonmukainen, toimittajien on helppo vastata niihin ja vastaukset ovat suoraan vertailukelpoisia.
Tällöin hankintatiimin työ ei pysähdy tiedon kokoamiseen, vaan keskittyy siihen, mikä tuottaa arvoa. Tarjouksia voidaan oikeasti analysoida ja toimittajavalintoja tehdä luotettavan tiedon pohjalta.
Samalla syntyy hiljalleen kokonaisuus, jossa tieto ei enää katoa kilpailutuksen päättyessä, vaan jää organisaation käyttöön seuraavia päätöksiä varten.
Toimittajadata alkaa kertyä arjen tekemisestä
Yksi keskeinen muutos tapahtuu usein huomaamatta. Kun kilpailutukset tehdään yhtenäisellä tavalla, myös toimittajista kertynyt tieto alkaa muodostaa kokonaisuutta.
Aiemmin hajallaan ollut tieto yhdistyy vähitellen. Sama toimittaja ei ole enää pelkkä yksittäinen tarjous jossain sähköpostiketjussa, vaan osa jatkuvaa kokonaiskuvaa, johon liittyy historia, suorituskyky ja mahdolliset vaatimusten täyttymiset.
Tämä tekee hankinnasta ennakoivampaa. Päätökset eivät perustu vain yksittäiseen kilpailutukseen, vaan siihen, mitä toimittajasta tiedetään laajemmin.
Muutos ei lähde järjestelmästä, vaan tekemisestä
Usein ajatellaan, että tällainen kehitys vaatii ensin suuren järjestelmäuudistuksen. Käytännössä muutos alkaa kuitenkin toisesta päästä.
Toimintamallin rakentaminen ei edellytä raskasta järjestelmähanketta. Moni organisaatio lähtee liikkeelle kilpailutusten yhtenäistämisestä ja laajentaa muihin työkaluihin myöhemmin omien tarpeidensa kehittyessä.
Kun kilpailutukset saadaan toimimaan sujuvammin, myös muu hankinnan tieto alkaa järjestyä. Prosessi yhtenäistyy, tekeminen nopeutuu ja läpinäkyvyys paranee.
Tämä on monelle organisaatiolle realistinen tapa edetä. Ei tarvitse lähteä muuttamaan kaikkea kerralla, vaan aloittaa yhdestä selkeästä kohdasta, jossa vaikutus arkeen on suurin.
Kilpailutusten tehostuminen vahvistaa hankinnan roolia
Kun kilpailutuksiin liittyvä kitka poistuu, vaikutus näkyy nopeasti. Hankintatiimin työ ei enää pirstaloidu yksittäisten tehtävien ympärille, vaan muodostaa hallitun kokonaisuuden.
Päätökset nopeutuvat, tieto on helpommin saatavilla ja toimittajayhteistyötä voidaan johtaa paremmin. Samalla hankinta alkaa näkyä organisaatiossa juuri sellaisena kuin sen kuuluukin olla eli liiketoimintaa tukevana toimintona, ei hidasteena.
Yhteenveto
Kilpailutusten ongelmat eivät yleensä ole strategisia. Ne ovat arjen tekemiseen liittyviä haasteita, jotka kertautuvat nopeasti isossa organisaatiossa.
Kun tekeminen saadaan sujuvaksi, myös muut hankinnan osa-alueet alkavat kehittyä. Siksi pienikin muutos oikeassa kohdassa voi olla yllättävän merkittävä.
