Toimittajarekisteri tarjoaa keskitetyn näkymän kaikkeen toimittajayrityksiin liittyvään tietoon.
Hankintatiimit työskentelevät usein suuren toimittajamäärän kanssa. Toimittajiin liittyvä tieto kertyy eri järjestelmiin, tiedostoihin ja sähköposteihin. Perustiedot, yhteyshenkilöt, sopimukset, vastuullisuustiedot ja muut tärkeät dokumentit voivat sijaita hajallaan eri paikoissa. Kun toimittajaverkosto kasvaa, kasvaa myös tarve hallita tietoa läpinäkyvästi ja yhtenäisillä toimintamalleilla.
Noventian Toimittajarekisterin avulla kaikki toimittajayrityksiin liittyvä tieto löytyy yhdestä keskitetystä näkymästä. Hankintatiimi voi hallita toimittajien perustietoja, yhteyshenkilöitä, vastuullisuustietoja, dokumentteja ja muita yhteistyöhön liittyviä tietoja samassa paikassa. Toimittajatietoja voidaan rikastaa myös ulkoisista datalähteistä saatavilla tiedoilla.
Toimittajan elinkaaren eri vaiheet voidaan määritellä yrityksen tarpeiden pohjalta. Erilaisten saatavilla olevien tietojen pohjalta toimittaja voi siirtyä elinkaaren vaiheesta toiseen automaattisesti. Toimittajaportaalin kautta toimittajat voivat myös itse ylläpitää omia tietojaan.
Toimittajatiedon keskittäminen on olennainen osa modernia hankintaa ja toimitusketjun hallintaa. Toimittajarekisteri mahdollistaa kaiken toimittajadataan liittyvän tiedon hallinnan yhdessä paikassa, toimittajien luokittelun ja elinkaaren hallinnan sekä ajantasaisen tietojen ylläpidon tarjoten hankinnalle läpinäkyvyyden koko toimittajaverkostoon.
Näin käytät toimittajarekisteriä
Toimittajien perustiedot
Toimittajatiedot voidaan käyttöönoton yhteydessä tuoda manuaalisesti, massalatauksella tai integraation avulla ulkoisista datalähteistä tai muista järjestelmistä. Hankintatiimi saa keskitetyn rekisterin käyttöönsä ilman raskasta ylläpitotyötä.
- Toimittajan perustiedot voidaan tarkistaa virallisista lähteistä.
- Tietoja voidaan rikastaa ulkoisten datalähteiden tiedoilla.
- Rekisteriin voidaan tallentaa yrityksen tarpeen mukaan tietoja, dokumentteja ja luokituksia esimerkiksi kategorioiden tai muu kriteeristön pohjalta.
- Toimittajaportaali tarjoaa toimittajille mahdollisuuden ylläpitää omia tietojaan ja osallistua erilaisiin kyselyihin ja kilpailutuksiin.
Toimittajan elinkaaren hallinta
Toimittajarekisteri ei ole vain staattinen tietojen säilytyspaikka, vaan se tarjoaa mahdollisuuden automatisoituun toimittajan elinkaaren hallintaan. Noventian työkaluilla voidaan hallinnoida toimittajia koko yhteistyön elinkaaren ajan ja muodostaa jatkuvasti ajantasainen kuva siitä, missä vaiheessa kukin toimittaja on ja mitä seuraavaksi pitäisi tapahtua.
- Elinkaarenhallinta yhdistää onboarding-prosessin, vaatimustenmukaisuuden, kilpailutukset, ostodatan ja riskienhallinnan yhdeksi kokonaisuudeksi.
- Hankintatiimi voi rakentaa elinkaarenhallinnan omien tarpeidensa mukaisesti ja ohjata tietoja automaattisten sääntöjen avulla.
- Tuloksena on läpinäkyvämpi toimittajaverkosto, vähemmän manuaalista työtä ja parempi kyky tunnistaa riskit ennen kuin ne muuttuvat liiketoiminnan ongelmiksi.
Läpinäkyvyys ja raportointi
Kun toimittajadataa kertyy järjestelmään, hankintatiimille muodostuu keskitetty näkymä koko toimittajaverkostoon. Ajantasainen tieto, hakutoiminnot ja raportointi helpottavat toimittajahallintaa ja tukevat päätöksentekoa.
- Hankintatiimi voi seurata toimittajien hyväksyntöjä, vastuullisuutta ja yhteistyön tilannetta.
- Hakutoiminnot ja suodattimet helpottavat oikeiden toimittajatietojen löytämistä.
- Raportointi auttaa tunnistamaan puutteita, seuraamaan toimittajien kehitystä ja ylläpitämään läpinäkyvää toimittajahallintaa.
Toimittajarekisteri auttaa hankintatiimiä muodostamaan läpinäkyvän kokonaiskuvan toimittajaverkostosta. Toimittajia voidaan kategorisoida, seurata ja hallita koko yhteistyön elikaaren ajan. Keskitetty näkymä helpottaa toimittajien perustietojen, vastuullisuustietojen, sopimusten ja yhteistyöhön liittyevien tietojen ylläpitämistä ja hyödyntämistä.
Ajantasainen toimittajadata tukee päätöksentekoa ja auttaa tunnistamaan puutteelliset tiedot, riskit ja yhteistyön kehityskohteet. Hakutoiminnot, raportointi ja automaatio elinkaarenhallinnassa auttavat hankintatiimiä seuraamaan toimittajaverkoston tilannetta tehokkaasti myös suurissa organisaatioissa.
Noventian Toimittajarekisteri mahdollistaa isonkin toimittajamäärän hallinnan yhdessä keskitetyssä paikassa. Työkalu soveltuu joustavasti erilaisiin käyttötarpeisiin ja tukee hankintatiimin toimintaa niin päivittäisessä työssä kuin pitkäjänteisessä toimittajahallinnassa ja yhteistyön kehittämisessä.
Edut
Keskitetty toimittajatieto
Kaikki toimittajayrityksiin liittyvä tieto löytyy yhdestä paikasta ja on helposti hyödynnettävissä.
Yhteinen näkymä hankintatiimille
Koko hankintatiimi työskentelee saman ajantasaisen datan parissa. Yhteinen toimintamalli lisää läpinäkyvyyttä ja helpottaa yhteistyötä eri tiimien ja vastuuhenkilöiden välillä.
Toimittajat mukana tiedon ylläpidossa
Toimittajaportaalin avulla toimittajat voivat ylläpitää omia yhteys- ja yritystietojaan. Tiedot pysyvät ajantasaisina ja manuaalinen ylläpitotyö vähenee.
Rikastettu ja ajantasainen data
Toimittajatietoa voidaan täydentää integraatioilla ulkoisista datalähteistä. Esimerkiksi vastuullisuus-, luotto- ja riskitiedot voidaan tuoda näkyviin suoraan toimittajarekisteriin.
Elinkaarenhallinta
Toimittajarekisteri auttaa seuraamaan toimittajien tilannetta, vaatimustenmukaisuutta, yhteistyön kehitystä ja elinkaaren vaiheita yhdessä keskitetyssä näkymässä.
Missä tilanteissa toimittajarekisteriä hyödynnetään?
Toimittajarekisteri toimii hankintatiimin päivittäisen työn tukena koko yhteistyön ajan. Työkalun avulla voidaan ottaa mukaan uusia toimittajia, hallinnoida olemassa olevia kumppanuuksia ja seurata toimittajien tilannetta läpinäkyvästi.
Kun uusia toimittajia otetaan mukaan yhteistyöhön, hankintatiimin on usein kerättävä yrityksen perustiedot, yhteyshenkilöt, vaatimustenmukaisuus- ja vastuullisuustiedot sekä muut yhteistyön kannalta olennaiset dokumentit. Toimittajarekisteri auttaa hallinnoimaan onboarding-prosessia keskitetysti ja seuraamaan, että kaikki vaaditut tiedot ja hyväksynnät on toimitettu.
Toimittajien yhteystiedot, vastuuhenkilöt ja muut tiedot muuttuvat jatkuvasti. Toimittajat pystyvät ylläpitämään omia tietojaan toimittajaportaalin kautta, jolloin hankintatiimi ei tarvitse huolehtia manuaalisesta ylläpitotyöstä ja vanhentuneista tiedoista.
Kun toimittajamäärä on riittävän iso, tarvitaan selkeä tapa seurata aktiivisia kumppaneita, selvittää toimittajien vastuullisuusasioita ja arvioida yhteistyön tilannetta. Toimittajarekisteri tarjoaa hankintatiimille keskitetyn näkymän toimittajatietoihin ja tukee päätöksentekoa ajantasaisen tiedon avulla. Toimittajatietoja voidaan rikastaa ulkoisten datalähteiden tiedoilla. Muutokset kriittisiin tietoihin voivat vaikuttaa toimittajan etenemiseen eri elinkaaren vaiheisiin. Automatisoitu elinkaarenhallinta helpottaa hankintatiimin työtä ja toimittajaseurantaa.
Lue lisää aiheesta
Toimittajarekisteri – Toimittajahallinnan sydän
Noventian toimittajarekisteri tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet hallinnoida toimittajia.
