Hankintaorganisaatioiden arki on täynnä sopimuksia – hankintasopimuksista tilaussopimuksiin, puitesopimuksista salassapitosopimuksiin. Mitä suurempi kumppaniverkosto, sitä haastavammaksi sopimusprosessien hallinta muuttuu. Nyt tarjolla on ratkaisu, joka tekee sopimusprosessista vaivattoman kokonaisuuden.
Noventia – Visma Sign -integraation myötä voit hoitaa koko sopimusprosessin neuvottelusta allekirjoitukseen ja sopimustenhallintaan yhdessä paikassa.
Integraatio, joka muuttaa sopimusprosessin
Visma Sign -palvelun integroiminen saumattomaksi osaksi Noventian sopimusprosessia tehtiin suoraan asiakkaiden tarpeen pohjalta. Aiemmin sopimusprosessi oli hajanainen: neuvottelut käytiin sähköpostitse, dokumentit siirrettiin manuaalisesti allekirjoitettavaksi, ja valmiit sopimukset arkistoitiin erikseen Noventiaan. Prosessi oli työläs ja altis virheille.
Nyt koko prosessi hoituu saumattomasti yhdestä paikasta. Voit hallinnoida kaikkia sopimusprosessin vaiheita Noventiassa. Neuvottelut hoituvat Noventian Neuvottelu-työkalulla. Kun sopimus on valmis allekirjoitettavaksi, voit lähettää allekirjoituskutsut Noventiasta Visma Signiin yhdellä klikkauksella. Kutsut lähtevät sopijaosapuolten sähköposteihin, ja voit seurata allekirjoitusten tilaa reaaliajassa Noventiassa.
Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet, dokumentti siirtyy automaattisesti Visma Signista takaisin Noventiaan sopimushallintaan tai tarvittaessa muuhun käyttämääsi dokumenttien hallintajärjestelmään.
Konkreettiset hyödyt käyttäjille
Manuaalisen työn väheneminen
Suurin hyöty on manuaalisen työn radikaali väheneminen. Kun aiemmin jokainen sopimus vaati useita siirtoja eri järjestelmien välillä, nyt voit hoitaa koko prosessin Noventian kautta.
Ajan säästö
Integraation myötä ajansäästö allekirjoitusvaiheessa on merkittävä. Perinteiseen malliin verrattuna ajansäästö on huikea – sopimusten allekirjoituksia ei tarvitse enää lähteä tekemään fyysisesti toimistolle tai lähettää sopimuksia sähköpostilla, tulostaa paperille ja skannata takaisin sähköpostiin. Ja vaikka sähköinen allekirjoitus olisi ollut jo aiemmin käytössä, niin aikaa säästyy merkittävästi myös silloin, koska tiedot liikkuvat nyt automaattisesti järjestelmien välillä.
Toinen tehtävä, jossa integraatio säästää merkittävästi aikaa ja vaivaa, on sopimusten päivittäminen. Joitain sopimuksia täytyy päivittää kaikkien toimittajien kanssa tietyin väliajoin, ja se on aiemmin ollut ”lähes mahdoton duuni” hoitaa sähköpostilla ja manuaalisella seurannalla. Noventiaan integroidun Visma Signin sähköisen allekirjoituksen ansiosta tämä säännöllinen prosessi hoituu näppärästi ja allekirjoitusten seuranta on todella helppoa.
Parempi seuranta ja hallinta
Vaikka perusprosessi on automatisoitu, on poikkeustilanteetkin huomioitu. Jos sinulle tulee tarve tehdä sopimuksiin muutoksia tai peruutuksia, voit helposti siirtyä Visma Signiin hoitamaan asian. Integraation kautta dokumenteissa säilyy linkki Visma Signiin.
Verkostoitumienn avainasemassa
Verkostoituminen eri ohjelmistojen kanssa on nykyaikana välttämätöntä, kun tavoitteena on tarjota ratkaisuja, jotka todella helpottavat hankinnan ammattilaisten arkipäivää. Tavoitteemme on palvella asiakkaitamme entistä paremmin ja tarjota mahdollisimman vaivaton ja tehokas tapa hoitaa koko sopimusprosessi. Luotettavat kumppanit ovat tässä avainasemassa.
Tässä Visma Sign on erinomainen kumppani, koska se tuo juuri helppoutta ja tehoa sopimusten allekirjoitusvaiheeseen. Visma Sign tunnetaan luotettavana ja laajasti käytössä olevana palveluna, jota myös Noventia itse hyödyntää. Teknisestä näkökulmasta integraatio oli suoraviivainen toteuttaa Visma Signin selkeiden rajapintakuvausten ansiosta.
Tulevaisuuden näkymät
Integraatio on juuri otettu käyttöön ja odotukset sen suhteen ovat korkealla. Asiakkaamme tekevät kymmeniä, osa jopa satoja sopimuksia vuodessa, joten potentiaali työmäärän vähentämiselle on valtava.
Noventiassa olemme innoissamme uudesta integraatiosta ja toivomme, että asiakaskunnasta mahdollisimman moni ottaa sen käyttöön. Kun sopimusprosessi muuttuu vaivattomaksi, hankinta-ammattilaiset voivat keskittyä siihen, mikä todella luo arvoa – strategiseen työhön ja kumppanuuksien kehittämiseen.
Noventia ja Visma Sign -integraatio on erinomainen esimerkki siitä, miten oikeat teknologiaratkaisut voivat mullistaa työprosesseja. Kun manuaalinen työ vähenee ja prosessit tehostuvat, sekä hankintaorganisaatiot että niiden kumppanit hyötyvät. Lopputulos on saumaton, tehokas ja luotettava sopimushallinta, joka tukee liiketoiminnan kasvua.
Lue lisää Visma Sign -palvelusta: https://vismasign.fi/
