Toimittaja-arvio on työkalu toimittajayritysten arvioimiseen. Vastaukset voidaan kerätä kätevästi yhdeltä tai useammalta vastaajalta ja tuloksia on helppo vertailla.
Hankintatiimit arvioivat toimittajayrityksiä erilaisin tavoin ja erilaisissa tilanteissa osana toimittajayhteistyön kehittämistä. Noventian työkalut tarjoavat monipuoliset mahdollisuudet erilaisiin arviointeihin. Toimittaja-arvio -työkalulla voidaan toteuttaa monenlaisia arviointeja, joissa käytetään strukturoitua pohjaa, johon kirjataan tulokset. Näin saadaan vertailukelpoista tietoa toimittajan soveltuvuudesta yhteistyöhön ja voidaan tunnistaa mahdolliset puutteet ja kehityskohteet.
Toimittajia voidaan arvioida yhteistyön aikana säännöllisesti esim. kvartaaleittain. Scorecard-arviointi on käytännöllinen tapa mitata toimintaa. Raportointi mahdollistaa eri osa-alueiden kehittymisen seurannan. Tuloksia voidaan verrata eri ajanjaksoina tai vaikkapa saman kategorian muiden toimittajien tuloksiin.
Toimittajien arviointi on olennainen osa toimitusketjun johtamista. Toimittaja-arvio -työkalu mahdollistaa keskitetyn tiedon keräämisen ja tallentamisen, automaattisen raportoinnin ja monipuoliset vertailut.
Näin käytät toimittaja-arviota
Arvioinnin aloittaminen
Valitaan arvioinnin kohteena oleva toimittaja ja omasta pohjakirjastosta sopiva arviointipohja. Pohja sisältää arvioitavat aihepiirit kysymyksineen sekä tarvittavat ohjeet. Kutsutaan halutut vastaajat antamaan omat arvionsa.
- Hankintatiimi voi luoda työkaluun omaan käyttöönsä soveltuvat arviointipohjat nopeuttamaan arviointikierrosten käynnistämistä.
- Työkalu on hyvin joustava ja arviointipohjia voidaan luoda erilaisiin tarpeisiin.
- Työkalun avulla arvioinnit on helppo pitää yhdenmukaisena ja vertailukelpoisena.
Vastaaminen
Arvioijat antavat vastauksensa arviointilomakkeen kysymyksiin. Vastaaminen selainpohjaiseen lomakkeeseen on suoraviivaista ja helppoa.
- Vastaamaan voidaan kutsua yksi tai useita eri henkilöitä, esimerkiksi hankintatiimistä, tuotannosta tai laadunhallinnasta. Myös organisaation ulkopuolisia arvioijia, esimerkiksi omista asiakasyrityksistä, voidaan kutsua antamaan arvio.
- Vastaamisen etenemistä on helppo seurata reaaliaikaisesti.
- Työkalun kautta voidaan lähettää viestejä ja tarvittaessa muistuttaa aikataulusta.
Tulokset ja yhteenvedot
Vastaamisen päätyttyä tulokset saadaan selkeästi näkyviin toimittajan perustietoihin. Tuloksia voi tarkastella kokonaisuutena tai osa-alueittain, kuten esimerkiksi toimitusvarmuus, ammattitaito tai palvelun laatu.
- Työkalu mahdollistaa toimittajan kehityksen seuraamisen ajanjaksolla.
- Tuloksia voidaan verrata muiden saman kategorian yritysten kanssa.
- Tulokset voidaan jakaa toimittajaportaaliin yhteistyön kehittämistä varten.
Toimittaja-arvio on tehokas tapa kerätä tietoa eri vastaajilta toimittajan suoriutumisesta. Työkalu auttaa pitämään tiedot yhteismitallisena ja näin vertailukelpoisena. Automaattiset kuvaajat nopeuttavat tiedon koostamista ja tulosten tulkintaa.
Työkalun hyödyntäminen lisää läpinäkyvyyttä niin hankintatiimin sisällä kuin toimittajien suuntaan. Toimittajayhteistyötä voidaan kehittää suoriutumisen pohjalta annetun palautteen perusteella ja mahdollisiin muutoksiin pystytään reagoimaan ajoissa.
Toimittaja-arvio mahdollistaa isojen tietomäärien keräämisen ja vertailtavuuden eri ajanjaksojen ja eri toimittajakategorioiden välillä. Työkalu on joustava ja soveltuu monenlaisiin käyttötarpeisiin.
Edut
Vertailtavuus
Kun toimittaja-arviot tehdään hyödyntäen oman yrityksen strukturoituja pohjia, kaikki tieto on vertailukelpoista. Arviointien kerääminen useilta vastaajilta parantaa tiedon luotettavuutta.
Seuranta ajan yli
Toimittaja-arvioita voidaan kerätä säännöllisesti, jolloin nähdään toimittajan suoriutuminen eri ajanjaksoina. Toistettavuus tuo jatkuvuutta ja mahdollistaa tuloksiin pohjautuvan yhteistyön kehittämisen.
Läpinäkyvyys
Arvioinnin kooste voidaan julkaista toimittajalle toimittajaportaaliin. Työkalu mahdollistaa läpinäkyvän toimittajayhteistyön kehittämisen, jossa toimittajalla on mahdollisuus saada palautetta ja parantaa tarvittaessa arvioinnissa tunnistettuja kehityskohteita.
Raportointi
Toimittaja-arvio -työkalu näyttää automaattisesti yhteenvedon ja kuvaajan toimittajan suoriutumisesta. Automaattiset raportit minimoivat manuaalisen työn virheet.
Manuaalisten virheiden minimointi
Kun työkalu vastaa datan oikeamuotoisuudesta, tallentamisesta ja yhteenvetojen laatimisesta, voidaan minimoida manuaalisen työn virheet tietojen käsittelyssä ja koostamisessa.
Esimerkkejä erilaisista toimittaja-arvioiden kohteista
Monet yritykset käyttävät erilaisia tapoja toimittajien arviointiin eri tilanteissa. Joskus kerätään sanallisia arvioita, joita käydään läpi toimittajan kanssa yhteistyöpalavereissa. Toisinaan kerätään strukturoidumpaa tietoa isolta joukolta vastaajia koskien erilaisia toimittajan suoriutumiseen liittyviä mittareita.
Sähköinen toimittaja-arvio tarjoaa alustan erilaisten arviointien toteuttamiselle, datan keräämiselle ja tulosten raportoimiselle. Tässä muutamia esimerkkejä tyypillisistä työkalun avulla toteutettavista arvioista.
Toimittaja-arvioiden sisällöt, kuten arvioitavat aihepiirit, vastausten pisteytys ja kysymysten rakenne, voidaan tehdä juuri oman organisaation tarpeita vastaavaksi. Kevyimmillään voidaan kerätä nopeat tähtiarviot, esimerkiksi yhdestä viiteen tähteä per arvioitava kategoria. Laajemmissa arvioissa voidaan kerätä sanallista palautetta ja esimerkiksi kehitysideoita.
Yrityksen hankintatiimissä, tuotannossa ja esimerkiksi laadunhallinnassa työskentelee usein paljon henkilöitä, jotka ovat tekemisessä toimittajien kanssa. Eri tahoilla on usein paljon arvokasta tietoa, jota olisi tärkeä voida hyödyntää yhteistyön kehittämisessä. Toimittaja-arviolla kaikki olennaiset henkilöt voidaan helposti kutsua antamaan omat näkemyksensä yhteistyöstä.
Toimittajayritys voi toisinaan olla osa lopputuotteen tai palvelun toteuttamista. Tällöin toimittaja on suoraan tekemisissä yhteisen asiakkaan kanssa. Toimittaja-arviolla voidaan kerätä myös asiakkailta erittäin tärkeää tietoa yhteistyön sujumisesta. Oman organisaation ulkopuoliset tahot voivat antaa arvion helposti linkkiä klikkaamalla.
Lue lisää aiheesta
Sähköinen toimittaja-arviointi ostajan apuna
Toimittajien arvioiminen on tärkeä osa monen hankintoja tekevät yrityksen toimitusketjun hallintaa. Huolimatta arvioinnin tyypistä, haasteet niiden toteutuksissa ovat usein samanlaisia.
