Sähköinen huutokauppa on tehokas työkalu hintaneuvotteluvaiheeseen. Hankintatiimi määrittelee kilpailutettavan kokonaisuuden ja kutsuu tarjoajat osallistumaan. Tarjoajat esittävät omat tarjouksensa ennalta tiedotettujen ehtojen puitteissa. Osallistuvien yritysten nimiä ei näytetä huutokaupan aikana toisille osallistujille. Työkalu tuo merkittävää ajan ja kustannusten säästöä.
Useimmiten hankintaprojektit etenevät niin, että hankintatiimi tekee alustavien selvitysten jälkeen shortlistin toimittajavaihtoehdoista. Neuvotteluja jatketaan sellaiten toimittajien kanssa, jotka ovat täyttäneet vaatimukset ja vaikuttavat kiinnostavilta kumppanivaihtoehdoilta. Yleensä tässä kohtaa avataan myös tarkempi keskustelu hinnoista.
Hinnoista neuvotteleminen toimittajaehdokkaiden kanssa voi perinteisin menetelmin olla hidasta ja vaativaa. Neuvotteluja käydään puhelimitse, sähköpostilla tai tapaamisissa. Päivitetyn tarjouksen myötä halutaan usein myös muille toimittajille antaa vielä mahdollisuus parantaa tarjoustaan. Neuvotteluvaihe voi viedä päiviä tai jopa viikkoja. Ostajan kannalta voi joskus olla vaikea tietää, missä kohtaa päättää neuvottelut.
Hinnoista neuvotteleminen on yleensä kiinnostavaa sekä hankintatiimille että toimittajaehdokkaille. Kuinka saavuttaa todellinen markkinahintataso, johon molemmat osapuolet voivat olla tyytyväisiä?
Näin käytät sähköistä huutokauppaa
Sähköinen huutokauppa on tehokas tapa hintaneuvottelun järjestämiseen. Hankintatiimi määrittää ennalta hankinnan kohteen ja ehdot sekä arvioi toimittajien väliset eroavaisuudet mm. laadun, maksuaikojen ja vaikkapa rahtikustannusten suhteen. Huutokauppa järjestetään ennalta ilmoitettuna ajankohtana.
Huutokaupassa toimittajilla on mahdollisuus esittää oma paras tarjouksensa. Huutokauppa ei ole nopeuskilpailu, vaan tarjouksen esittämiseen on aina riittävästi aikaa. Työkalu näyttää saadut tarjoukset paremmuusjärjestyksessä kokonaistaloudellisuuden pohjalta eli ottaen huomioon kaikki ennalta määritellyt vertailuun vaikuttavat asiat. Huutokaupan voittaa parhaan tarjouksen tehnyt toimittaja edellyttäen, että muut hankintatiimin määrittelemät ehdot täyttyvät. Osallistuvien tarjoajien nimiä ei näytetä työkalussa.
Huutokaupan valmistelut
Hankintatiimi määrittelee huutokaupan kohteen ja osallistujat.
- Hankinnan kohteen määrittely tehdään täsmällisesti, jotta toimittajat voivat valmistella tarjouksensa hyvin.
- Huutokauppaan kutsutaan vain aidosti potentiaaliset tarjoajat.
- Toimittajien väliset eroavaisuudet voidaan huomioida huutokaupan asetuksissa.
Tarjoaminen
Tarjoajat saavat huutokauppakutsun ja osallistumisohjeet etukäteen. Suosituksena on lähettää kutsu hyvissä ajoin, jotta valmistautumisen voi tehdä huolellisesti.
- Huutokaupan käynnistyttyä tarjoajat voivat esittää tarjouksensa.
- Tarjoajat eivät näe muita osallistujia. Omaa tarjousta voi parantaa huutokaupan ollessa käynnissä.
- Huutokaupan peruskesto on yleensä melko lyhyt (esim. 15-30 minuuttia). Tietyissä huutokauppatyypeissä kesto voi pidentyä jatkoaikojen myötä.
Huutokaupan päätyttyä
Hankintatiimi käy läpi saadut tarjoukset ja vahvistaa tulokset.
- Huutokapassa menestynyt tarjoaja kutsutaan lopullisiin sopimusneuvotteluihin. Muille osallistujille informoidaan lopputuloksesta.
- Kaikki huutokaupassa annetut tarjoukset ovat sitovia.
Huutokauppaa edeltävän tarjouspyyntökierroksen ja markkinatilanteen perusteella tehdään päätös käytettävästä huutokauppatyypistä ja asetuksista. Huutokauppatyypin valinta vaikuttaa siihen, mitä tietoja toimittajat voivat nähdä huutokaupan aikana. Hankintatiimin harkinnan mukaan voidaan näyttää mm. sijoitus huutokaupan aikana, johtavan tarjouksen taso tai vaikkapa hankintatiimin asettama hintavaraus.
Edut
Monipuolinen
Sähköinen huutokauppa mukautuu joustavasti erilaisiin kilpailutilanteisiin. Hankintatiimi voi valita useista huutokauppatyypeistä tilanteeseen parhaiten soveltuvan vaihtoehdon ja määrittää huutokaupan asetukset kilpailutuksen tavoitteiden ja markkinatilanteen mukaan.
Helppo toimittajille
Toimittajan osallistuminen huutokauppaan on yksinkertaista. Toimittaja voi syöttää työkaluun oman parhaan tarjouksensa ja näin vaikuttaa parantaa omaa asemaansa kilpailussa.
Hallittu prosessi
Hankintatiimi valmistelee huutokaupan tarjouspyynnössä kerättyjen tietojen pohjalta ja huomioi toimittajien väliset erot huutokaupan asetuksissa. Huutokaupan aikana hankintatiimi voi seurata kilpailutilanteen kehittymistä reaaliaikaisesti.
Tehokas hintaneuvottelu
Sähköinen huutokauppa auttaa löytämään kulloisenkin kilpailutilanteen aidon markkinahintatason ja varmistamaan kilpailukykyiset hinnat. Dynaaminen hintaneuvottelu säästää olennaisesti sekä hankintatiimin että osallistuvien tarjoajien aikaa.
Yleisesti käytetty
Sähköinen huutokauppa on hyvin yleisesti käytetty menettely. Noventian asiantuntijat auttavat mielellään ensimmäisten kilpailutusten toteutuksessa.
Millainen kohde soveltuu huutokauppaan?
Sähköiseen huutokauppaan soveltuu lähes mikä tahansa hankinnan kohde, jonka yhteydessä hankintatiimi muutenkin miettii kilpailuttamista.
Onnistuneen huutokaupan edellytykset ovat:
Hankinnan kohteen volyymin on oltava riittävän suuri, jotta tarjoajat ovat kiinnostuneita osallistumaan. Tarkkaa euromääräistä rajaa ei ole, vaan siihen vaikuttaa myös osallistuvien yritysten koko.
Tarjoajia on oltava enemmän kuin yksi, jotta syntyy aito kilpailuasetelma. Toisaalta jo kahden toimittajan välillä voidaan käydä hyvä tarjouskilpailu kiinnostavasta kaupasta.
Hankintatiimin tulee pystyä määrittelemään hankittava kokonaisuus ja ehdot ennalta mahdollisimman tarkasti, jotta toimittajat tietävät millaisesta kokonaisuudesta he tekevät sitovia tarjouksia.
Lue lisää aiheesta
Sähköinen huutokauppa - mistä onkaan kyse
Kilpailutuksen eteneminen on hankinnan ammattilaisille tuttu juttu: ensin määritetään hankittava kokonaisuus, sitten mietitään potentiaaliset toimittajavaihtoehdot.
