Kun katsotaan kilpailuttamisen vaiheita, on helppo havaita, mikä kohta on pullonkaulana joutuisalle etenemiselle. Se ei yleensä ole alkuvalmistelut – oma yritys pystyy yleensä tuottamaan tarvittavat specsit – eikä eteneminen tavallisesti jää kiinni toimittajistakaan – lähes poikkeuksetta tarjoukset kyllä saadaan umpeutumisaikaan mennessä. Eniten aikaa kuuluu siihen, kun toimittajilta saadut tarjoukset kahlataan läpi ja tarjousten yksityiskohdat poimitaan vertailuja varten.
Näin hankinta toimii siitä riippumatta, onko toimittajia yksi tai kymmenen ja kilpailutetaanko vain yhtä tai tuhatta nimikettä.
- Mitä jos tarjoaja on muuttanut hinnoiteltavien nimikkeiden järjestystä?
- Onko tarjousrivejä poistettu tai annettuja volyymejä muutettu?
- Entä taustalle tehdyt laskukaavat – onko niitä muuteltu?
Tarjousten vertaamisen aloittaminen joutuu odottamaan niin kauan, kunnes valtava määrä manuaalisen tarkistamisen vaiheita on toteutettu.
Työkalu pitää huolen siitä, että niin hinnat kuin muutkin tarjoustiedot kerätään juuri ostajan pyytämässä muodossa ja järjestyksessä.
Kun tarjouspyyntö toteutetaan sähköistä työkalua hyödyntäen, ulkoistetaan edellä kuvatut manuaaliset työvaiheet ohjelman hoidettavaksi. Työkalu pitää huolen siitä, että niin hinnat kuin muutkin tarjoustiedot kerätään juuri ostajan pyytämässä muodossa ja järjestyksessä. Tätä myös toimittajat usein kommentoivat positiivisesti, sillä tarjotessaan heidän on helppo nähdä, millaisia tietoja ostaja heiltä edellyttää.
Tarjousajan päätyttyä työkalu antaa ostajalle automaattiset tarjousvertailut. Kaikki toimittajilta kerätyt tiedot nähdään selkeässä raportissa ja tarjousten vertaaminen voidaan aloittaa välittömästi. Analysoinnin tukena toimivat pitkälle kehitetyt vertailutyökalut, joten laskukaavoja ja vertailupohjia ei tarvitse rakentaa manuaalisesti. Myös nykyhintavertailut nähdään samalla pohjalla.
Sähköinen tarjouspyyntö auttaa ostajaa keskittymään omissa kilpailutuksissaan olennaiseen. Riippumatta kilpailutettavien nimikkeiden tai osallistuvien toimittajien lukumäärästä, säästää työkalun hyödyntäminen merkittävästi niin aikaa kuin vaivaa.
