Toimitusketjun hallintaa toimittajakyselyllä

Paljon tietoa selvitettäväksi, vähän aikaa käytettäväksi

Maailmalla tapahtuu jatkuvasti isompia ja pienempiä käänteitä, joilla voi olla merkittäviä vaikutuksia yritysten toimitusketjuihin. Toimittajia on usein paljon ja toimitusketjuista muodostuu pitkiä.

Kun omalla alalla tai maailmanlaajuisesti ilmenee yllättävä tilanne, kuinka yritys voisi varmistua toimitusketjunsa toiminnan jatkumisesta normaalisti myös huomenna?

Kaikkein kiireellisin varmistus tietyltä tärkeimmältä toimittajalta saadaan varmasti vielä nykyäänkin puhelimella. Puhelin on nopea keino selvittää yksittäisen kumppanin tilanne ja toiminnan jatkuvuus, mutta puhelimella ei voida kartoittaa kaikkia toimittajia tehokkaasti.

Tarvittavat kysymykset voisi lähettää yhteyshenkilöille myös sähköpostilla, mutta sekään ei auta varmistamaan, että vastaukset saataisiin kerättyä selkeästi ja pyydetyssä muodossa. Vastanneista yrityksistä voi koittaa ylläpitää Exceliä, mutta sen päivittäminen ja ajantasaisten tietojen jakaminen oman hankintatiimin kesken on työlästä ja kuluttaa tarpeettomasti aikaa.

Menikö lähetetty viesti kaikille perille? Ketkä kaikki jo ovatkaan vastanneet? Joku lähetti puutteelliset vastaukset, mutta kukas se olikaan?

Hyödynnettäessä sähköistä hankinnan ohjelmistoa, muodostuu työkaluun yrityksen oma toimittajalistaus. Listauksesta löytyvät juuri omat toimittajat, itselle tärkeiden hankintakategorioiden mukaisesti luokiteltuna. Toimittajan profiilista löydetään sekä yrityksen tärkeät perustiedot että yhteyshenkilöiden tiedot.

Toimittajakysely-työkalulla voidaan selvittää ja kerätä toimittajilta mitä tahansa heidän toimintaansa liittyvää tietoa.

Esimerkkejä toimittajakyselyistä ovat yleiset toimittajien perustietojen selvitykset, sertifikaattien ja todistusten varmistukset sekä toiminnan jatkuvuuteen liittyvät kyselyt. Myös uusien toimittajien kyvykkyyksien kartoittaminen onnistuu tehokkaasti ja helposti. Kysely muodostetaan juuri kulloistenkin tarpeiden mukaisesti.

Toimittajakyselyllä voi selvittää tiedot yhdeltä, kymmeneltä tai vaikka viideltäkymmeneltä toimittajalta. Toimittajat antavat vastauksensa suoraan työkaluun, joten kaikissa vaiheissa on helppo seurata, ketkä ovat jo vastanneet ja keitä tulisi vielä muistutella. Työkalu muodostaa automaattisesti helpot yhteenvedot vastauksista.

Koska ohjelmisto toimii pilvipalveluna, pääsevät kaikki hankintatiimin henkilöt kirjautumaan omilla käyttäjätunnuksillaan. Näin jokaisen on mahdollista tarkistaa itse, mikä olikaan tilanne tietyn toimittajan kanssa.

Työkalu tukee kokonaisvaltaista toimitusketjun hallintaa. Edelleen voit soittaa tuttuun tapaan tärkeimmille avaintoimittajille, mutta samalla hallitset heidänkin tietojaan helpommin ja kontrolloidummin.

Käyttäminen ei vaadi pitkää implentointiprojektia. Aloitus hoituu todella helposti ja nopeasti. Ole yhteydessä Noventian asiakaspalveluun, niin kerromme lisää!

Aloita etänä!

Aloita etänä!

Noventian työkalujen käytön aloittaminen on yksinkertaista ja vaivatonta. Ohjelmisto on pilvipalvelu, joten voit hyödyntää sitä verkon välityksellä milloin vain, missä vain.

Et tarvitse aiempaa kokemusta – me autamme!

1. Kiinnostuitko? Ota yhteys Noventian asiakaspalvelijaan

2. Luomme sinulle käyttäjätilin, jolla voit kirjautua oman yrityksesi hankintatyökaluun

  • Laitamme kaikki aloitusasetukset valmiiksi, jotta pääset helposti alkuun.

3. Voit aloittaa työkalujen hyödyntämisen!

  • Noventian asiantuntija esittelee verkon välityksellä sinulle työalun helpot toiminnot ja antaa käytännön vinkkejä hyviin toteutuksiin.

Omat arkipäivän työtehtäväsi ovat sinulle tuttuja – muita tietoja aloittamiseen ei tarvita.

Aloitus on todella vaivaton, nopea ja hoidettavissa kokonaan verkon välityksellä. Sähköisen hankinnan edut ovat välittömästi käytössäsi.

Noventia palvelee

Noventia palvelee

Noventian asiantuntijat ovat apuna kaikissa sähköiseen hankintaan liittyvissä kysymyksissä. Puhelimen, sähköpostin tai videopalaverin muodossa voit saada apua niin sähköisen hankinnan projektiesi kuin työkalujenkin suhteen. Myös Noventian Helpdesk palvelee normaalisti ma-pe klo 8.00-16.00 välillä. Yhteystietomme löydät täältä.

Kuinka sähköinen hankinta tehostaa etätöitä

Kuinka sähköinen hankinta tehostaa etätöitä

Sähköinen hankinnan ohjelmisto tarjoaa tehokkaan alustan strategisen hankinnan töiden hoitamiselle. Ohjelmisto mahdollistaa etätyöt ja luo edellytykset hankintatiimin yhteiselle työskentelylle.

Ohjelmistolla toteutettavat hankinnan tehtävät voidaan hoitaa milloin vain, missä vain, kun käytössä on verkkoyhteys. Kaikilla asianosaisilla on pääsy omien tehtäviensä pariin sähköiselle alustalle.

Sähköinen tarjouspyyntö

  • Tarjouspyyntö valmistellaan ja julkaistaan sähköisessä työkalussa. Valmisteluun voivat osallistua kaikki hankintatiimin jäsenet omilta työkoneiltaan. Toimittajat antavat tarjouksensa suoraan työkaluun, joten myöhemmin myös yhteenvedot ja vertailut ovat saatavissa yhdestä paikasta.

Sähköinen huutokauppa

  • Sähköisessä hintaneuvottelussa toimittajat antavat omat tarjouksensa etukäteen määritetylle kokonaisuudelle sovittujen ehtojen mukaisesti. Toimittajilla on työkalun live-ympäristössä mahdollisuus reagoida muutoksiin kilpailutilanteessa. Hankinta voi seurata kilpailun etenemistä ja vahvistaa lopputulokset hintaneuvottelun päätyttyä.

Sähköinen hankintasopimusten hallinta

  • Toimittajan kanssa tehty sopimus tallennetaan yrityksen toimittajaprofiiliin. Hankintatiimi näkee selkeästi toimittajan sopimustilanteen ja -historian. Automaattiset muistutukset auttavat pysymän tilanteen tasalla. Helpot raportit selkeyttävät kokonaiskuvaa hankinnalle.

Sähköinen toimittajakysely

  • Toimittajayrityksiltä voidaan kerätä kootusti tärkeitä toimintaan liittyviä tietoja. Vakuutustiedot, eettiset, sosiaaliset ja ympäristöasiat ja esimerkiksi toiminnan jatkuvuuteen liittyvät selvitykset kerätään hallitusti, arvioidaan sovitusti ja tallennetaan oman tiimin saataville. Kerätty data muodostaa oman yrityksen toimittajaportfolion, jonka avulla toimitusketjua voidaan hallita.

Sähköinen toimittaja-arvio

  • Valittua toimittajaa voidaan arvioida omalle yritykselle tärkeiden mittarien mukaan. Arviot esimerkiksi toimittajan toimitusvarmuudesta, laadusta ja palvelutasosta kerätään oman yrityksen henkilöiltä suoraan työkaluun. Arviot ovat aina oikeassa muodossa, aina saatavilla ja helposti raportoitavissa.

 

Sähköinen ohjelmisto toimii alustana kaikille näille strategisen hankinnan tehtäville. Ohjelmisto tarjoaa työkaluja toimittajasuhteen hoitamiseen silloinkin, kun se ei perinteisen menetelmin ole tehokasta tai mahdollista. Kun tiedot tuotetaan ja tallennetaan hankintatiimin yhteiselle sähköiselle alustalle, eivät eri toimenpiteet ole paikasta riippuvaisia.

Ohjelmisto mahdollistaa hankintatiimille joustavan yhteistyön ja osallistumisen. Työkaverin auttaminen ja tuuraaminen on helpompaa, ja töitä voidaan jatkaa mahdollisimman normaalisti myös poikkeuksellisina aikoina.

Lopultakin kaikki toimittajatiedot yhdessä paikassa!

Toimittajatiedot hallintaan helposti

Nykypäivän hankintaympäristössä käsitellään paljon monenlaista toimittajiin liittyvää tietoa. Toimittajayrityksessä saattaa olla yksi, viisi tai kymmenen yhteyshenkilöä, joiden kanssa yhteydenpitoa hoidetaan. Samaten hankinnan puolella voi olla useita eri yhteyshenkilöitä toimittajan suuntaan.

 Jos tietoa vaihdetaan vain puhelimen, sähköpostin ja irtonaisten liitetiedostojen välillä, miten voisikaan olla mahdollista pysyä tilanteen tasalla. Käsityönä ylläpidettävät Excel-taulukot ovat työläitä käsitellä, eivätkä palvele enää nykyajan tarpeita.

Työkaluun tallennetaan helposti toimittajayrityksen perustiedot, kuten nimi, VAT-tunnus ja vaikkapa mahdollinen toimittajanumero, jos kyseessä on jo aktiivinen yhteistyökumppaninne. Voit tallentaa myös kaikki toimittajan yhteyshenkilöt yhteystietoineen sekä esimerkiksi yritykseen liittyvät tärkeät sähköpostit, palaverimuistiot ja muut dokumentit. Tilaajavastuudokumentitkin voidaan hakea automatisoidusti ja arkistoida samaan paikkaan.

Jos et halua perustaa toimittajia yksitellen, voidaan tiedot tuoda valmiiksi käyttöänne varten muistakin lähteistä – vaikkapa lataamalla ne omalta Excel-pohjaltanne. Halutessasi toimittajille voidaan avata itsenäisen rekisteröitymisen mahdollisuus, jolloin kiinnostunut toimittajakandidaatti voi oma-aloitteisesti jättää yrityksensä tiedot käytettäväksenne. Sinä päätät, haluatko hyväksyä yrityksen toimittajalistaukseenne mahdollista myöhempää käyttöä varten.

Yrityksesi hyödyntäessä Noventian ohjelmiston sähköisiä kilpailutustyökaluja, näet toimittajan koko tarjoushistorian selkeästi yhdessä näkymässä. Toisaalta näet myös, jos toimittaja ei jostain syystä ole jättänyt tarjousta tarjouspyyntöönne.

Ja jos sinä tai kollegasi olette arvioineet toimittajan suoriutumista, näet aina tuoreimmat tulokset ja toimittajan kehityksen eri aikoina. Tai jos olette selvittäneet sähköisellä toimittajakyselytyökalulla yritykseltä muita tietoja, kuten toimintatapoja tai laatujärjestelmiä, voitte löytää kaiken tiedon yhdestä keskitetystä paikasta.

Kun seuraavan kerran haluat löytää tietoa tietystä toimittajayrityksestä, tiedät täsmälleen, mistä etsiä!

Asiakkaamme suosittelee

Noventian sähköisen hankinnan työkalut helpottavat kaikenkokoisten hankintatiimien työtä

Noventian sähköisen hankinnan työkalut soveltuvat kaikenkokoisille yrityksille suurista monikansallisista yrityksistä pk-yrityksiin. Asiakkaidemme käyttäjämäärät vaihtelevat yhdestä käyttäjästä yli tuhanteen. Jokaiselle yritykselle on hyötyä keskitetystä tiedonhallinnasta, tehokkaista toimintatavoista sekä parhaiden käytäntöjen jakamisesta.

Lue alta keskisuuren asiakkaamme kokemukset sähköisen tarjouspyyntötyökalun tuomista hyödyistä.

 

Noventian tarjouspyyntötyökalun käyttö keskisuuren yrityksen näkökulmasta

 

“Olemme käyttäneet Noventian tarjouspyyntötyökalua nyt kolmisen vuotta. Käytämme työkalua sekä projektihankintoihin, epäsuoriin hankintoihin että tuotannon materiaalikilpailutuksiin. Järjestelmän kautta on helppo lähettää tarjouspyynnöt kaikkine tietoineen samalla viestillä kaikille toimittajille. Parhaimpana ominaisuutena koen tarjouspyynnöissä sen, että pääsen reaaliaikaisesti näkemään, ketkä toimittajista ovat käyneet katsomassa tarjouspyyntöä ja ketkä ovat jo siihen vastanneet. Näin voin kontaktoida niitä, jotka eivät ole avanneet tarjouspyyntöä ollenkaan.”

“Työkalu on selkeyttänyt tarjouspyyntöjen käsittelyä huomattavasti, nyt kaikki tarjouspyyntöön liittyvät asiat ovat samassa paikassa selkeästi. Tarjouspyyntöjen tiedot ovat yrityksen käytössä, vaikka minä olisin lomalla, minun tuuraajani pääsee näkemään tarjouspyynnön tilanteen ja toimittajien tiedot. Etua on myös siitä, että vanhat tarjouspyynnöt pysyvät arkistossa selkeänä, jolloin hintakehityksen vertailu on todella helppoa.”

“Tarjousten vertailu työkalun avulla on myös vaivatonta verrattuna aikaisempaan sähköpostien selailuun. Työkalun avulla olemme säästäneet työajassa merkittävästi ja työn mielekkyys on parantunut. Kaikki toimittajamme ovat suhtautuneet positiivisesti Noventian työkaluun ja sen helppokäyttöisyyteen”

Tarjousten analysoinnin vaikeus ja helppous

Analyysin vaikeus ja helppous

Kun kilpailutusprosessi on edennyt siihen pisteeseen, että tarjouspyyntöön vastanneet toimittajat ovat antaneet tarjouksensa, alkaa ostajan kannalta prosessin pitkäveteisin ja toisaalta tarkkuutta vaativin vaihe: toimittajien tarjouksista on muodostettava yhteenveto vertailua ja analysointia varten. Vertailtavat rivit olisi saatava rinnakkain eri toimijoilta ja samalla on varmistettava, että ehdokkaat ovat todella tarjonneet pyydettyjä tuotteita, palveluita tai muita kokonaisuuksia.

Pelkkä yksikköhintojen tarkastelu ei kerro mitään kokonaiskustannuksista, joten vertailuun on syytä muotoilla laskukaavoilla myös volyymien huomioiminen. Ja ennen kuin päästään varsinaisen vertailun pariin, on suositeltavaa vielä tuplatsekata laskentakaavat – hankintapäätöstä ei haluta tehdä virheellisiä faktoja punniten.

 

Eikö olisi mukavaa, jos voitaisiin varmistua, että tarjoustiedot saataisiin välittömästi määräajan jälkeen oikeaan järjestykseen valmiille analyysipohjalle vertailua varten?”

 

Sähköinen tarjouspyyntö varmistaa, että toimittajien tarjoukset kerätään juuri hankinnan pyytämässä muodossa ja hintarivit ovat ostajan pyytämässä järjestyksessä. Kun tarjoukset on pyydetty sähköiseen työkaluun, päästään myös vertailu aloittamaan välittömästi. Tiedot saadaan suoraan valmiille analyysipohjille, joten laskukaavoja ei tarvitse rakentaa itse.

Analyysista löytyy valmiina esimerkiksi tarjousten peittoprosentin vertailu, joka auttaa yhdellä silmäyksellä näkemään, ovatko ehdokkaat tehneet puutteellisia tarjouksia vai voidaanko toimittajia verrata tasavertaisesti. Analyysin hintahajonta-toiminto osoittaa selkeästi sellaiset tuoterivit, joissa vastaanotetut hinnat vaihtelevat rajusti. Näin on helppo löytää mahdolliset hinnoitteluvirheet, kuten väärässä valuutassa tehdyt tarjoukset tai vaikkapa huomata toimittajan antaneen vahingossa hinnan väärälle tuotteelle tai väärälle määrälle.

Lisäksi analyysi helpottaa merkittävästi erilaisten vertailunäkökulmien huomioimista. Vertailua voidaan tehdä helposti esimerkiksi tarjouspyynnön koko kokonaisuuden perusteella tai keskittyä pelkästään eniten rahallista arvoa sitoviin nimikkeisiin.

Usein hankintapäätöstä tehtäessä on syytä arvioida myös muita kustannuksia, kuten rahtikustannuksia, mahdollisia toimittajavaihdoksesta syntyviä kustannuksia tai vaikkapa soveltaa toimittajan kanssa sovittuja lisäalennuksia yksikköhintoihin. Analyysi mahdollistaa myös näiden muiden tekijöiden huomioimisen, jotta vertailu tapahtuu todellisten kokonaiskustannusten perusteella.

Analyysista on olemassa useampia versioita erilaisiin käyttötarpeisiin: yksinkertaisimmalla analyysilla on helppo aloittaa vertailu ja monipuolisempien analyysien lisätoiminnot tukevat tarjousten laajemmassa vertailussa monin eri tavoin.

 

Noventian tiimi järjestää mielellään tutustumisen analyysien toimintoihin. Säästä aikaasi ja aloita tänään!

Sähköiset työkalut investointihankinnoissa

Sähköisissä kilpailutuksissa lähdetään usein liikkeelle konkreettisista helposti speksattavista bulkkituotteista. Sähköiset työkalut soveltuvat kuitenkin aivan kaikkeen hankintaan – oli sitten kyse monimutkaisista palveluhankinnoista tai suurista investointihankkeista. 

Sähköisen kilpailutuksen käyttö investointihankinnoissa

Noventian sähköisiä kilpailutuksen työkaluja käytetään jatkuvasti menestyksekkäästi investointihankintaprojekteissa. Investointihankinnoille tyypillistä on projektien pitkä kesto sekä tarve jakaa ja kerätä suuri määrä tietoa. Useimmiten investointihankinnoissa projektit sisältävät monia vaiheita. Tyypillistä on, että työkalut helpottavat ensivaiheessa tietojen jakamista, keräämistä ja koostamista. Kerättyjen tietojen pohjalta hankintaa voidaan tehokkaasti viedä eteenpäin varsinaiseen neuvotteluvaiheeseen. Toisinaan myös jatkoneuvottelukierrosten tuloksia viedään työkaluun ja Noventian työkalusta edelleen kootusti vaikkapa projektinhallintaan. 

Edut ostolle

Sähköinen tarjouspyyntö mahdollistaa

  • suurien tietomäärien jakamisen ja keräämisen
  • kommunikoinnin projektin aikana
  • dokumentoinnin
  • dokumenttien hallinnan
  • prosessien standardoinnin

Työkaluja hyödyntämällä saadaan mm. seuraavia etuja

  • keskitetty tiedonhallinta
  • kilpailun lisääntyminen
  • ajansäästö
  • virheiden väheneminen

Projekti on tiimin yhteisesti hallittavissa, kaikki tieto kertyy yhteen keskitettyyn paikkaan ja tiedot ovat helposti projektiin osallistuvien tahojen hyödynnettävissä. Noventian työkalut ovat saaneet isoissa investointihankinnoissa kiitosta helppokäyttöisyydestä, nopeasta käyttöönotosta ja siitä, että työkalun kautta on helppo hallinnoida isoa asiakirjamassaa. Asiakkaat ovat myös kokeneet, että työkalujen kautta on saatu mukaan useampia toimittajia, joka on näkynyt konkreettisesti kilpailun lisääntymisenä. Sähköiset työkalut myös säästävät oston aikaa. Vakioitu tapa tehdä investointihankintoja keventää hallinnointitarvetta. Työkalujen käyttö myös pienentää virheiden mahdollisuutta prosessin ollessa selkeä.

Edut toimittajille

Toimittajat jättävät tarjouksensa työkalujen kautta mielellään ja ovat tyytyväisiä sähköiseen hankintaprosessiin. Erityisesti on kiitetty työkalujen olevan selkeitä ja joustavia käyttää. Työkalusta löytyy aina ajan tasalla olevat tiedot. Toimittajat ovat myös kokeneet, että hankintaprojekti on työkalujen kautta hoidettu avoimesti ja tasapuolisesti sekä hyvällä palvelualttiudella.

Erään asiakkaamme kokemuksen mukaan “Tarjouksen tekemisen helppous, kommunikointi ja selkeys johti valittujen toimittajien tyytyväisyyteen ja hävinneetkin kokivat tulleensa hyvin kohdelluiksi.

 

Muut työkalut – Toimittajahallinta tukee prosessia

Noventian sähköisen kilpailutuksen lisäksi myös toimittajahallinnan työkalut, kuten toimittajakyselyt ja -arviot tukevat omalta osaltaan toimittajatietojen hallintaa ja toimittajasuhteen kehittämistä myös investointihankinnoissa. Toimittajakyselyillä saadaan esimerkiksi varmistettua toimittajan yleiset kyvykkyydet sekä sitoutuminen salassapitoon tai ostoehtoihin. Toimittaja-arvioinnin kautta voidaan yhteistyön aikana selvittää sidosryhmän kanta toimittajayhteistyöhön, sekä tunnistaa kehityskohteet ja -trendit. Kerromme mielellämme lisää sähköisen hankinnan työkalujen hyödyntämisestä investointihankinnoissa. Ota yhteyttä!

Asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksia

Asiakastyytyväisyyskysely

Toteutimme alkuvuodesta asiakastyytyväisyyskyselyn. Vastaajaksi kutsuttiin työkalun aktiivikäyttäjiä. Vastausprosentti oli yli 30, jota voidaan pitää kohtuullisen hyvänä otoksena.

Tulokset vahvistavat uskoamme siihen, että teemme oikeita asioita ja asiakkaamme todella hyötyvät työkalujemme käytöstä. Työkalumme helpottavat oston ihmisten arkipäivän töitä, tuovat kustannussäästöjä ja niiden nähdään tukevan asiakkaidemme liiketoimintaa.

Kyselyssä oli kolme teemaa – työkalujemme tuomat hyödyt, työkaluihimme liittyvät asiat ja asiakaspalveluumme liittyvät asiat. Näistä tarkemmin tutkimustietoa alla ja lopussa johtopäätökset. Kiitos kaikille vastanneille!

Työkalujemme tuomat hyödyt

Työkaluihimme liittyvät asiat

Asiakaspalveluumme liittyvät asiat

Avoimia kommentteja

Johtopäätökset

On mahtava nähdä, että niin moni asiakkaamme kokee saavansa merkittäviä hyötyjä työkalujamme käyttämällä.

Nyt kerätyt tiedot ovat meille erittäin arvokkaita. Tutkimuksen perusteella tunnistimme myös muutaman kehityskohteen, joita viemme eteenpäin. Näistä konkreettisimpina; käyttöliittymää uudistetaan yhä helppokäyttöisempään suuntaan ja käyttöohjeita tullaan lisäämään ja täsmentämään. Lisäksi luvassa on jälleen loppukeväästä maksuttomat webinaarit sähköisestä tarjouspyynnöstä ja huutokaupoista, joissa käydään läpi vinkkejä ja parhaita käytäntöjä.

Kaikessa tekemisessämme pidämme kirkkaana mielessä asiakaslupauksemme – Helpotamme hankinnan hommia!