Tarjousten analysoinnin vaikeus ja helppous

Analyysin vaikeus ja helppous

Kun kilpailutusprosessi on edennyt siihen pisteeseen, että tarjouspyyntöön vastanneet toimittajat ovat antaneet tarjouksensa, alkaa ostajan kannalta prosessin pitkäveteisin ja toisaalta tarkkuutta vaativin vaihe: toimittajien tarjouksista on muodostettava yhteenveto vertailua ja analysointia varten. Vertailtavat rivit olisi saatava rinnakkain eri toimijoilta ja samalla on varmistettava, että ehdokkaat ovat todella tarjonneet pyydettyjä tuotteita, palveluita tai muita kokonaisuuksia.

Pelkkä yksikköhintojen tarkastelu ei kerro mitään kokonaiskustannuksista, joten vertailuun on syytä muotoilla laskukaavoilla myös volyymien huomioiminen. Ja ennen kuin päästään varsinaisen vertailun pariin, on suositeltavaa vielä tuplatsekata laskentakaavat – hankintapäätöstä ei haluta tehdä virheellisiä faktoja punniten.

 

Eikö olisi mukavaa, jos voitaisiin varmistua, että tarjoustiedot saataisiin välittömästi määräajan jälkeen oikeaan järjestykseen valmiille analyysipohjalle vertailua varten?”

 

Sähköinen tarjouspyyntö varmistaa, että toimittajien tarjoukset kerätään juuri hankinnan pyytämässä muodossa ja hintarivit ovat ostajan pyytämässä järjestyksessä. Kun tarjoukset on pyydetty sähköiseen työkaluun, päästään myös vertailu aloittamaan välittömästi. Tiedot saadaan suoraan valmiille analyysipohjille, joten laskukaavoja ei tarvitse rakentaa itse.

Analyysista löytyy valmiina esimerkiksi tarjousten peittoprosentin vertailu, joka auttaa yhdellä silmäyksellä näkemään, ovatko ehdokkaat tehneet puutteellisia tarjouksia vai voidaanko toimittajia verrata tasavertaisesti. Analyysin hintahajonta-toiminto osoittaa selkeästi sellaiset tuoterivit, joissa vastaanotetut hinnat vaihtelevat rajusti. Näin on helppo löytää mahdolliset hinnoitteluvirheet, kuten väärässä valuutassa tehdyt tarjoukset tai vaikkapa huomata toimittajan antaneen vahingossa hinnan väärälle tuotteelle tai väärälle määrälle.

Lisäksi analyysi helpottaa merkittävästi erilaisten vertailunäkökulmien huomioimista. Vertailua voidaan tehdä helposti esimerkiksi tarjouspyynnön koko kokonaisuuden perusteella tai keskittyä pelkästään eniten rahallista arvoa sitoviin nimikkeisiin.

Usein hankintapäätöstä tehtäessä on syytä arvioida myös muita kustannuksia, kuten rahtikustannuksia, mahdollisia toimittajavaihdoksesta syntyviä kustannuksia tai vaikkapa soveltaa toimittajan kanssa sovittuja lisäalennuksia yksikköhintoihin. Analyysi mahdollistaa myös näiden muiden tekijöiden huomioimisen, jotta vertailu tapahtuu todellisten kokonaiskustannusten perusteella.

Analyysista on olemassa useampia versioita erilaisiin käyttötarpeisiin: yksinkertaisimmalla analyysilla on helppo aloittaa vertailu ja monipuolisempien analyysien lisätoiminnot tukevat tarjousten laajemmassa vertailussa monin eri tavoin.

 

Noventian tiimi järjestää mielellään tutustumisen analyysien toimintoihin. Säästä aikaasi ja aloita tänään!

Sähköiset työkalut investointihankinnoissa

Sähköisissä kilpailutuksissa lähdetään usein liikkeelle konkreettisista helposti speksattavista bulkkituotteista. Sähköiset työkalut soveltuvat kuitenkin aivan kaikkeen hankintaan – oli sitten kyse monimutkaisista palveluhankinnoista tai suurista investointihankkeista. 

Sähköisen kilpailutuksen käyttö investointihankinnoissa

Noventian sähköisiä kilpailutuksen työkaluja käytetään jatkuvasti menestyksekkäästi investointihankintaprojekteissa. Investointihankinnoille tyypillistä on projektien pitkä kesto sekä tarve jakaa ja kerätä suuri määrä tietoa. Useimmiten investointihankinnoissa projektit sisältävät monia vaiheita. Tyypillistä on, että työkalut helpottavat ensivaiheessa tietojen jakamista, keräämistä ja koostamista. Kerättyjen tietojen pohjalta hankintaa voidaan tehokkaasti viedä eteenpäin varsinaiseen neuvotteluvaiheeseen. Toisinaan myös jatkoneuvottelukierrosten tuloksia viedään työkaluun ja Noventian työkalusta edelleen kootusti vaikkapa projektinhallintaan. 

Edut ostolle

Sähköinen tarjouspyyntö mahdollistaa

  • suurien tietomäärien jakamisen ja keräämisen
  • kommunikoinnin projektin aikana
  • dokumentoinnin
  • dokumenttien hallinnan
  • prosessien standardoinnin

Työkaluja hyödyntämällä saadaan mm. seuraavia etuja

  • keskitetty tiedonhallinta
  • kilpailun lisääntyminen
  • ajansäästö
  • virheiden väheneminen

Projekti on tiimin yhteisesti hallittavissa, kaikki tieto kertyy yhteen keskitettyyn paikkaan ja tiedot ovat helposti projektiin osallistuvien tahojen hyödynnettävissä. Noventian työkalut ovat saaneet isoissa investointihankinnoissa kiitosta helppokäyttöisyydestä, nopeasta käyttöönotosta ja siitä, että työkalun kautta on helppo hallinnoida isoa asiakirjamassaa. Asiakkaat ovat myös kokeneet, että työkalujen kautta on saatu mukaan useampia toimittajia, joka on näkynyt konkreettisesti kilpailun lisääntymisenä. Sähköiset työkalut myös säästävät oston aikaa. Vakioitu tapa tehdä investointihankintoja keventää hallinnointitarvetta. Työkalujen käyttö myös pienentää virheiden mahdollisuutta prosessin ollessa selkeä.

Edut toimittajille

Toimittajat jättävät tarjouksensa työkalujen kautta mielellään ja ovat tyytyväisiä sähköiseen hankintaprosessiin. Erityisesti on kiitetty työkalujen olevan selkeitä ja joustavia käyttää. Työkalusta löytyy aina ajan tasalla olevat tiedot. Toimittajat ovat myös kokeneet, että hankintaprojekti on työkalujen kautta hoidettu avoimesti ja tasapuolisesti sekä hyvällä palvelualttiudella.

Erään asiakkaamme kokemuksen mukaan “Tarjouksen tekemisen helppous, kommunikointi ja selkeys johti valittujen toimittajien tyytyväisyyteen ja hävinneetkin kokivat tulleensa hyvin kohdelluiksi.

 

Muut työkalut – Toimittajahallinta tukee prosessia

Noventian sähköisen kilpailutuksen lisäksi myös toimittajahallinnan työkalut, kuten toimittajakyselyt ja -arviot tukevat omalta osaltaan toimittajatietojen hallintaa ja toimittajasuhteen kehittämistä myös investointihankinnoissa. Toimittajakyselyillä saadaan esimerkiksi varmistettua toimittajan yleiset kyvykkyydet sekä sitoutuminen salassapitoon tai ostoehtoihin. Toimittaja-arvioinnin kautta voidaan yhteistyön aikana selvittää sidosryhmän kanta toimittajayhteistyöhön, sekä tunnistaa kehityskohteet ja -trendit. Kerromme mielellämme lisää sähköisen hankinnan työkalujen hyödyntämisestä investointihankinnoissa. Ota yhteyttä!

Asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksia

Asiakastyytyväisyyskysely

Toteutimme alkuvuodesta asiakastyytyväisyyskyselyn. Vastaajaksi kutsuttiin työkalun aktiivikäyttäjiä. Vastausprosentti oli yli 30, jota voidaan pitää kohtuullisen hyvänä otoksena.

Tulokset vahvistavat uskoamme siihen, että teemme oikeita asioita ja asiakkaamme todella hyötyvät työkalujemme käytöstä. Työkalumme helpottavat oston ihmisten arkipäivän töitä, tuovat kustannussäästöjä ja niiden nähdään tukevan asiakkaidemme liiketoimintaa.

Kyselyssä oli kolme teemaa – työkalujemme tuomat hyödyt, työkaluihimme liittyvät asiat ja asiakaspalveluumme liittyvät asiat. Näistä tarkemmin tutkimustietoa alla ja lopussa johtopäätökset. Kiitos kaikille vastanneille!

Työkalujemme tuomat hyödyt

Työkaluihimme liittyvät asiat

Asiakaspalveluumme liittyvät asiat

Avoimia kommentteja

Johtopäätökset

On mahtava nähdä, että niin moni asiakkaamme kokee saavansa merkittäviä hyötyjä työkalujamme käyttämällä.

Nyt kerätyt tiedot ovat meille erittäin arvokkaita. Tutkimuksen perusteella tunnistimme myös muutaman kehityskohteen, joita viemme eteenpäin. Näistä konkreettisimpina; käyttöliittymää uudistetaan yhä helppokäyttöisempään suuntaan ja käyttöohjeita tullaan lisäämään ja täsmentämään. Lisäksi luvassa on jälleen loppukeväästä maksuttomat webinaarit sähköisestä tarjouspyynnöstä ja huutokaupoista, joissa käydään läpi vinkkejä ja parhaita käytäntöjä.

Kaikessa tekemisessämme pidämme kirkkaana mielessä asiakaslupauksemme – Helpotamme hankinnan hommia!

Helpotusta projektitiimin hallintaan ja viestintään

Useita henkilöitä mukana hankintaprojektissa?

Hankintaprojekteissa on usein mukana monia henkilöitä omasta organisaatiosta. Vastuuostajan lisäksi monesti esimerkiksi laatuosasto vastaa hankittavien tuotteiden spesifikaatioista tai palvelujen laatuvaatimuksista, eri yksiköt vastaavat volyymitiedoista, tuotepäällikkö vastaa tuotteista kaupallisessa mielessä, kategoriapäällikkö haluaa seurata oman vastuualueensa kilpailutuksia ja hankintajohto on kiinnostunut näkemään eri projektien tilanteet.

Perinteissä sähköpostikirjeenvaihdossa kaikkien asianosaisten tiedottaminen projektin eri vaiheista ja tuloksista on työlästä. Ostaja joutuu listaamaan vastaanottajia sähköposteihin ja muotoilee erilaisia viestejä projektin etenemisestä. Tämä on hidasta ja aina on riskinä, että joku olennainen taho unohtuu viestinnästä.

Sähköisen työkalun hyödyt tiimin hallinnassa ja viestinnässä

Sähköinen kilpailutustyökalu tarjoaa helpon paikan, jossa koko sisäinen tiimi voi olla mukana projektissa ja edistää sen läpivientiä. Tiiminhallinnan kautta voidaan valita projektiin linkittyvät henkilöt, hallinnoida heidän projektikohtaisia oikeuksiaan sekä tiedottaa kilpailutuksen vaiheista. Työkalusta voidaan helposti valita lähetettäväksi automaattiviestit päättyvistä kilpailutuksista, joka entisestään vähentää manuaalista työtä.

Kaipaatko helpotusta projektitiimin hallinnointiin ja viestintään? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

Sähköinen tarjouspyyntö – helpotusta hommiin!

Tarjouspyynnön 1-2-3

Tarjouspyyntö on prosessina melko yksinkertainen juttu:

  • Hankintaa suunnitteleva ostaja listaa alustavat tiedot siitä, mitä ollaan hankkimassa ja millaisilla vaatimuksilla ja rajauksilla.
  • Nämä tiedot toimitetaan sopiviksi oletetuille toimittajaehdokkaille, jotka tutustuvat aineistoon, laativat oman tarjouksensa ja palauttavat sen ostajalle.
  • Ostaja pyrkii saamaan tarjoukset vertailukelpoisiksi ja tekemään toimittajavalinnan kerättyjen faktojen perusteella.

Yksinkertaistettuna kyse on siis tiedonvaihdosta ostajan ja tarjoajaehdokkaan välillä – ensin ostajalta toimittajille ja sitten takaisin toimittajalta ostajalle. Ennen koko prosessi on yritetty hoitaa sähköpostin välityksellä, mutta kuten jokainen sähköpostia käyttänyt on todennut, se ei aina ole kovin ketterä väline tiedonvaihtamiseen ja pitkäkestoisen prosessin hallintaan. Nopeatempoisessa tiedottamisessa sen hyödyt ovat kiistämättömät, mutta kun tietoa liikkuu paljon ja osallistuvia osapuolia on useita (vieläpä keskenään kilpailevia tahoja), on olemassa helpompiakin tapoja.

Työkalu tuo helpotusta

Sähköisen tarjouspyyntötyökalun hyödyntäminen on hyvin yksinkertaista. Tarjouspyynnön valmistelemiseksi ostaja tarvitsee vain samat tiedot kuin muutenkin kilpailutustilannetta valmisteltaessa: mitä hankintaan ja millaisilla rajauksilla tai ehdoilla. Sen sijaan, että näistä tarvitsisi itse laatia PDF- tai Excel-dokumentteja, muodostetaan tarjouspyyntö helppokäyttöisen sähköisen työkalun avulla.

Valmista tarjouspyyntöä ei lähetä sähköpostilla toimittajille, vaan heidät kutsutaan pilvipalveluna käytettävään tarjouspyyntötyökaluun antamaan tarjoustietonsa ostajan esittämiin kysymyksiin. Näin varmistutaan myös siitä, että toimittajilla työstettävänä oleva tarjouspyyntö on aina ajan tasalla – myös niissä tilanteissa, kun ostajan on korjattava tarjouspyynnön sisältöä kesken prosessin.

Koska toimittajat syöttävät tarjouksensa suoraan työkaluun, ei ostajan enää tarvitse käyttää aikaa erilaisten tarjousten määrämuotoistamiseen. Kaikki tarjoustiedot vastaanotetaan juuri pyydetyssä muodossa ja vertailut saadaan työkalusta välittömästi tarjousajan päätyttyä. Näin voidaan minimoida erittäin aikaavievä tarjousten vertailukelpoiseksi saattaminen ja vapauttaa työaikaa ostajan varsinaiseen tehtävään eli tarjousten hinnan ja muiden vertailuperusteiden analysointiin.

Jokainen hankintatoimessa työskentelevä osaa käyttää työkaluja ja hyötyy niistä. Kysy lisää, autamme mielellämme!

Sähköinen huutokauppa – pelkkä hintavääntö vai paljon muutakin?

Oletko ollut tilanteessa, jossa hankinnan kohteelle olisi enemmän kuin yksi mahdollinen toimittajaehdokas?

Jotta hankintapäätöstä voidaan pitää onnistuneena, on olennaista huomioida ehdokkaiden vahvuudet, laatuerot, erilaiset toimitusmallit ja muut mahdolliset eroavaisuudet. Näiden lisäksi vertailussa tarkastellaan tarjousten kustannuspuolta. Nämä yksinkertaiset lainalaisuudet pätevät kaikkeen hankintatekemiseen.

Mikäli toimittajien välillä ei ole ilmennyt eroavaisuuksia, on edullisimman tarjouksen esittänyt toimittaja vahvoilla. Vastaavasti, jos joku toimittajista pystyy tarjoamaan ylivertaista laatua tai muuta kiinnostavaa lisäarvoa, saattaa ostaja olla valmis maksamaan tästä vähän enemmän. Lopullisen päätöksen lukitseminen on hankalaa, sillä hyvin usein toimittajat haluavat jatkaa neuvotella hinnasta saatuaan tietoa omasta asemastaan kilpailussa.

Luonnollisesti neuvotteleminen hinnasta on kiinnostavaa ostajan kannalta, mutta samalla se on usein erittäin aikaa vievää ja hankalasti hallittavaa. Pallo pysyy ilmassa useamman tarjoajan suuntaan ja useiden soitto- ja neuvottelukierrosten jälkeenkin saadaan taas uusia korjattuja tarjouksia. Jossain vaiheessa peli on puhallettava poikki ja harmittavan usein jää arveluttamaan ajatus ”mitä olisi voitu saavuttaa, jos neuvottelujen jatkamiseen olisi ollut aikaa”.

Sähköinen huutokauppa on hintaneuvottelu, jossa tarjoajat voivat todeta oman tilanteensa markkinalla ja halutessaan osoittaa kiinnostuksensa kauppoihin esittämällä kilpailukykyisen tarjouksen.

Lähtökohtana sähköiselle huutokaupalle on, että ostajan on pystyttävä ennalta määrittelemään kilpailun kohteena oleva kokonaisuus täsmällisesti – siis tuotteet, palvelut, raaka-aineet tai vaikkapa näiden yhdistelmät. Ei ole olemassa rajoja siitä, mikä kohde huutokauppaan soveltuu tai mikä ei sovellu, kunhan kohde vain on tarkasti määriteltävissä, jotta toimittajat pystyvä esittämään täsmällisen tarjouksensa. Kuten perinteisessäkin hintaneuvottelussa, lopullinen hankintatarve määräytyy usein vasta sopimuskaudella. Tämä on ihan ok – kunhan se kommunikoidaan tarjoajille etukäteen.

Huutokauppaan kutsutaan osallistumaan vain ne ehdokkaat, jotka ostaja toteaa aidosti potentiaalisiksi. On erittäin tärkeää tiedostaa, että eri tarjoajien ja näiden tuotteiden ei tarvitse olla täysin yhteneväisiä, sillä ostaja voi huomioida nämä eroavaisuudet vertailussa. Esimerkiksi rahti- tai vaihtokustannukset sekä toimittajien laatuerot arvioidaan ja syötetään sähköiseen huutokauppatyökaluun ennen huutokaupan käynnistämistä. Näiden tekijöiden ansiosta tarjouksia voidaan verrata ja osallistuva toimittaja näkee todellisen tilanteensa kilpailussa. Vertailu on tasapuolista ja huomioi toimittajien väliset erot.

Toimittajalle huutokauppaan osallistuminen on hyvin yksinkertaista. Huutokauppa käynnistyy ostajan ilmoittamana ajankohtana ja tarjous esitetään ostajan nimeämälle kokonaisuudelle. Osallistuminen on aina anonyymiä, eikä osallistuja tiedä, ketkä tai kuinka monta kilpailijaa huutokauppaan osallistuu. Vain oman aseman varmistamiseen tarvittavat tiedot ovat saatavilla.

Perinteisessä hintaneuvottelussa toimittaja on voinut reagoida vasta siinä vaiheessa, kun ostaja on tiedottanut hänelle, että kokonaisuuden arvioimisen jälkeen kauppa olisi menossa toiselle kilpailijalle. Sähköisen hintaneuvottelun tehokkuus syntyy siitä, että ostaja on tehnyt muiden vaikuttavien asioiden arvioinnin ennalta ja näin toimittajan on mahdollista reagoida tilanteeseen reaaliaikaisesti. Jos asetelma näyttää siltä, että toimittaja olisi joutumassa ulos kilpailusta, mutta hänellä olisi vielä halukkuutta jatkaa neuvottelua, voi hän parantaa asemaansa välittömästi.

Huutokaupan jälkeen ostajalla on selkeästi tiedossa kokonaisuuden kannalta paras tarjoaja. On tärkeä huomata, että voittaja ei välttämättä ole halvimman hinnan esittänyt tarjoaja, vaan se yritys, joka on paras vertailuhinnaltaan – siis huomioiden kaikki vertailuun vaikuttavat tekijät.