Kilpailutuksen materiaalien hallinta

Jokainen kilpailutukseen – joko hankinnan tai toimittajan tiimissä – osallistunut tietää, että aiheeseen liittyvästä materiaalista muodostuu monesti hyvin pitkiä dokumenttilistoja. On tuotekuvauksia ja -määrittelyjä, vaatimuslistoja, piirustuksia, kaavioita ja ehtoliitteitä. Siis paljon tietoa jaettavaksi ja vastaavasti paljon aineistoa vastaanotettavaksi.

Jos kilpailutusmateriaalia toimitetaan puolin ja toisin sähköpostin välityksellä, on paketin pitäminen selkeänä hyvin haastavaa. Liitteet menevät erikoiseen järjestykseen ja tiedostojen looginen nimeäminenkin voi tuntua vaikealta. Entäpä jos hankintatiimissä huomataan, että alkuperäisiä specsejä tulee päivittää kesken kilpailutuksen? Tai jos toimittaja toteaa, että ensimmäinen tarjousliite olisi vaihdettava uuteen?

Noventian Sähköisellä Tarjouspyyntö -työkalulla hankintatiimin on helppo hallita kilpailutuksen materiaalia. Jaettavaa aineistoa voidaan täydentää ja päivittää kaikissa vaiheissa. Toimittajat näkevät jaetut liitteet selkeänä listana ja voivat aina turvautua siihen, että tuorein materiaali on työkalussa jaettuna. Vastavuoroisesti kilpailutukseen osallistuva toimittaja voi ladata tarjoukseensa kuuluvat liitteet helposti suoraan työkalussa hankintatiimin osoittamiin kohtiin.

Kuulostaa selkeältä, eikö totta? Kysy lisää, kerromme mielellämme!

Noventian joulutervehdys

Vuosi 2021 on ollut kiireinen hankinnan digitaalisten palvelujen parissa

Vuoden 2021 kuluessa olemme päässeet lanseeraamaan uuden modernin ja entistä helppokäyttöisemmän käyttöliittymän asiakkaidemme käyttöön. Uuden käyttöliittymän osalta kehitystyö jatkuu myös tulevana vuonna – tarjolle on tulossa monenlaisia uusia hankinnan ammattilaisia hyödyttäviä ominaisuuksia. Näistä tulossa lisätietoa ensi vuoden edetessä.

Vuoden 2021 aikana saimme myös integroitua Citrus SopimusRobotin osaksi Noventian hankinnan ja toimittajahallinnan palvelukokonaisuutta. Hankintasopimusten tekeminen ei ole koskaan ollut yhtä helppoa: Prosessin voi aloittaa hankinnan alkulähteillä Noventiassa, varsinainen sopimus voidaan laatia robotin avustuksella säästäen lakitiimin aikaa ja vaivaa, sopimusluonnos voidaan viedä online-neuvottelutilaan sisäisiä kommentteja tai jatkoneuvotteluja varten, valmis sopimus voidaan lähettää käytössä olevaan sähköisen allekirjoituksen palveluun ja lopulta allekirjoitettu sopimus avaintietoineen saadaan palautumaan Noventian sopimusarkistoon osaksi toimittajan tietoja.

Vahvistuksia asiakastukeen, myynti- ja kehitystiimiin

Osana Citrus-konsernia olemme saaneet monia huippuammattilaisia mukaan Noventian tiimiin. Alkuvuodesta meillä aloittaa seuraava ohjelmistoarkkitehti sekä asiakastiimissä uusi Key Account Manager.

Katse tulevaisuudessa

Katsaus tulevaan näyttää, että tehokkaan, vastuullisen ja suunnitelmallisen hankinnan merkitys yrityksissä korostuu. Hankinnan digitalisoinnin saralla merkittäviä trendejä ovat mm. toimittajatiedon hallinta, toimittajien kyvykkyyksien kartoitus ja seuranta, toimittajatiedon rikastaminen eri lähteistä tulevalla datalla unohtamatta tietenkään tehokasta kilpailutusprosessien hallintaa. Olemmekin päässeet tekemään asiakkaidemme kanssa ennätysmäärän integraatiotöitä erilaisten järjestelmien osalta ja nämä työt jatkuvat myös tulevana vuonna.

Kiitokset kuluneesta vuodesta ja erinomaista vuotta 2022!

Sanni Laine-Luoto

Toimitusjohtaja

Noventia Oy

Helpdeskin palveluajoissa muutoksia

Joulun ja uuden vuoden aikana palvelemme kysymyksissänne:

Helpdeskin joulunajan aukioloajat

  • Torstaina 23.12. avoinna klo 8-12
  • Maanantaina 27.12. suljettu
  • Perjantaina 31.12. avoinna klo 8-12

Rauhallista joulunaikaa! 🎄

Hankintaketjun vastuullisuuden seuraaminen 2020-luvulla

Monet hankintatiimit ovat viime vuosina ottaneet merkittäviä edistysaskeleita hankintaketjunsa vastuullisuuden varmistamisessa. Organisaatiot ovatkin luoneet toimintatapaohjeita, Code of Conduct -dokumentteja ja vastuullisuusvaatimuksia kumppaniksi valikoituneille toimittajille jaettavaksi.

Kumppaniyrityksiä on kuitenkin usein varsin suuri määrä. Kuinka voitaisiin mahdollisimman kätevästi välittää nämä tiedot kumppaneiden suuntaan, saada heiltä vahvistus asialle ja samalla ylläpitää koko hankintatiimille selkeää tilannekuvaa toimittajista, jotka ovat nämä vaaditut toimenpiteet hoitaneet?

Noventia on hankintatiimin oma työkalu, jonka avulla mitä tahansa olennaisia tietoja voidaan helposti jakaa suurellekin vastaanottajajoukolle. Pilvipalveluna toimivalla ohjelmistolla hankintatiimi voi julkaista esimerkiksi juuri Code of Conductin isommallekin osallistujajoukolle anonyymisti heidän luettavakseen ja hyväksyttäväkseen. Työkalussa nähdään reaaliaikainen seuranta yrityksistä, jotka ovat jo homman hoitaneet sekä niistä, joilta vaaditut vahvistukset vielä puuttuvat.

Live-seuranta helpottaa tilannekuvan muodostamista koko hankintatiimille, kun kumppanin statuksen voi tarkistaa selkeästi yhdessä paikassa milloin vain, missä vain. 

Hankintapäivä tulee taas – Noventia mukana menossa

Suomen Osto- ja Logistiikkayhdistys LOGY ry:n Hankintapäivä tulee taas! Tapahtuma järjestetään verkkotapahtumana 30.9.2021. Noventia on mukana tapahtuman yhteistyökumppanina.

Tapahtuma kokoaa hankinnan ammattilaiset keskustelemaan hankinnan trendeistä ja tulevaisuudesta. Tämän vuoden erityisiä aiheita ovat mm. hankintojen vastuullisuus sekä hankinta kilpailukyvyn edustajana.

Noventian tiimi kutsuu kaikki kiinnostuneet mukaan tapahtumaan!

Tapahtuman lisätiedot osoitteessa: Hankintapäivä 2021

Ratkaisuja hankinnan arkipäivän haasteisiin -webinaarisarja käynnistyy!

Citruksen järjestämässä webinaarisarjassa pureudutaan hankinnan arkipäivää koskeviin kysymyksiin. Kuuluvatko kilpailutukset ja sopimushallinta työpöydällesi? Tule mukaan!

Ensimmäisessä webinaarissa sukellamme sähköisten kilpailutusten maailmaan ja haastamme ajatuksiamme sopimushallinnasta.

Ratkaisut hankinnan arkipäivän haasteisiin: kilpailutukset & sopimushallinta
Keskiviikkona 26.5.2021 klo 9-10, Teams Live Event

Olemme paikalla vastaamassa juuri sinua askarruttaviin kysymyksiin – myös tilaisuuden jälkeen.

Sanni Laine-Luoto

Sanni Laine-Luoto

“Aikataulukontrolli, vuoropuhelu tarjoajien kanssa ja automaattiset vertailut tuovat tehoa arkipäiväisiin tehtäviin.”

– Sanni Laine-Luoto, Citrus Solutions Oy (Noventia-palvelu)

Jussi Karttila

Jussi Karttila

“Moderni sopimushallintaratkaisu helpottaa arkea hyödyntämällä tekoälyä ja googlemaista hakua.”

– Jussi Karttila, Zefort Oy

Joulutervehdys Noventialta

Joulutervehdys

Kulunut vuosi on saanut aikaan melkoisen digiloikan hankinnan saralla. Lähes kaikki hankintatiimit siirtyivät muutamassa viikossa etätöihin. Uudenlainen tekeminen haki hetken muotoaan, mutta yhteiskunnan hyvät it-rakenteet ja hankinnan ammattilaisten taidot hyödyntää it-palveluja mahdollistivat kohtuullisen helpon siirtymän konttoreilta kotitoimistoille.

Noventian Internetin välityksellä tarjottavalle hankintatiimien yhteiselle työtilalle on ollut suuri kysyntä. Työkalujemme kautta hankintatiimit hoitavat jokapäiväisiä hankinnan ja toimittajahallinnan tehtäviään. Kaikki strategisen hankinnan tieto löytyy yhdestä keskitetystä paikasta, johon jokaisella käyttöoikeutetulla tiimin jäsenellä on pääsy omalta työpisteeltään.

Me Noventialla olemme olleet tänäkin vuonna ahkeria tuotekehityksen parissa. Pääsemme heti alkuvuodesta 2021 tuomaan tarjolle uudistetun käyttöliittymän, joka tarjoaa modernin visuaalisen ilmeen lisäksi loistavaa tukea jokaisen hankintatiimiläisen omaan työskentelyyn. Tulemme esittelemään työkalua tarkemmin alkuvuodesta. Ensimmäisen vuosipuoliskon aikana myös sopimushallintamme laajenee upealla sopimusrobotilla, joka automatisoi ja digitalisoi sopimusprosessin vaiheet.

Loppuvuodesta pääsimme vahvistamaan organisaatiotamme ja teimmekin sen isolla harppauksella. Tukenamme on nyt Citrus Solutionin ammattitaitoinen henkilökunta – niin ohjelmistokehityksen kuin hankinnan asiantuntijuuden puolella. Leveämmin hartioin pystymme vastaamaan kasvavan asiakaskuntamme tarpeisiin tehokkaasti ja suurella sydämellä.

Vuosi 2020 on ollut monella tavalla poikkeuksellinen. Otetaan tästä erikoisesta vuodesta parhaat opit mukaamme, kun suuntaamme katseemme kohti – toivon mukaan epidemiavapaata – vuotta 2021!

 

Sanni Laine-Luoto

Toimitusjohtaja, Noventia Oy

Citrus ja Noventia yhdistyivät

Citrus ja Noventia yhdistyivät:

”Saamme lisää hartialeveyttä vastata kasvaneeseen kysyntään ja viedä tuotekehitystä eteenpäin”

TIEDOTE

Citrus Solutions Oy ja Noventia Oy vauhdittavat hyvää kasvua yhdistämällä voimansa marraskuun 2020 lopussa. Yhdessä tarjoamme entistä monipuolisempia digitaalisia ratkaisuja, jotka sujuvoittavat jokaisen organisaation prosesseja.

Citrus ja Noventia ovat allekirjoittaneet marraskuussa sopimuksen, jolla Citrus on ostanut Noventian koko osakekannan. Noventian ratkaisut sähköiseen kilpailutukseen, toimittajahallintaan ja sopimushallintaan täydentävät erinomaisesti Citruksen Legal Tech -palveluvalikoimaa sekä vahvaa ohjelmistokehitys- ja tuoteosaamista.

– Citruksen Legal Tech -palvelut tarjoavat konkreettisia työkaluja, joiden avulla yritys voi hoitaa tehokkaasti päivittäisiä laki- ja hallintoasioitaan. Noventian osaaminen tuo asiakkaillemme mahdollisuuksia uusiin hankintapuolen ratkaisuihin, kertoo Citruksen toimitusjohtaja Saara Perho.

Molemmat osapuolet kertovat vahvan kasvutavoitteen vauhdittaneen päätöstä yhdistyä. Noventia on kasvanut useamman vuoden 20–30 prosentin ja Citrus Legal Tech -palveluiden osalta 20 prosentin vuosivauhdilla.

– Kun laajempaan palveluvalikoimaan yhdistää teknologisen kehityksen, ovat näkymät hyvin positiiviset. Tarkoituksemme on tulevaisuudessa lähteä hakemaan voimakasta kasvua laajentamalla Legal Tech -palvelujen myyntiä maailmalle, Perho kertoo.

 

Tehokkuus kiinnostaa yrityksiä

Kiinnostus digitaalisiin juridisiin työkaluihin kasvaa jatkuvasti. Organisaatiot etsivät ratkaisuja, jotka helpottavat monimutkaisten ja toistuvien tehtävien tekemistä sekä soveltuvat etätyökäyttöön. Älykkäiden ja kustannustehokkaiden työkalujen kysyntä on noussut myös hankintapuolella.

– Noventian hankinnan ohjelmisto tarjoaa nykyaikaisille hankintaorganisaatioille alustan, josta voidaan löytää kaikki toimittajiin liittyvä tieto. Hankinnan ammattilaisille työkalut tuovat helpotusta tehtävien toteutukseen ja uudenlaista tehokkuutta arkipäivän rutiineihin. Noventian ja Citruksen tuotteilla on paljon synergioita. Voimme esimerkiksi tarjota monipuolisempia sopimushallinnan ratkaisuja asiakkaillemme. Yhdistymisen myötä saamme lisää hartialeveyttä vastata kasvaneeseen kysyntään ja voimme viedä tuotekehitystä vahvasti eteenpäin, kertoo Noventian toimitusjohtaja Sanni Laine-Luoto

 

Porukalla palvelemme paremmin

Noventia toimii jatkossa Citruksen tytäryhtiönä ja nykyiset yhteyshenkilöt palvelevat asiakkaita tuttuun tapaan.

Yhdistyminen tuo asiakkaillemme paljon etuja:

  • Hankinnan ammattilaisille uusia ratkaisuja sähköiseen kilpailutukseen, toimittajahallintaan ja sopimushallintaan.
  • Lakiasiantuntijoille Legal Tech -työkaluja mm. sopimusten, prosessien ja tietosuojan digitaaliseen hallintaan.
  • Kumppaneille uusia mahdollisuuksia yhteistyöhön.
  • Räätälöityjä tuotteita eri tarpeisiin.
  • Lisämuskeleita luoda uutta ja kehittää vanhaa.
  • Entistä vahvempaa asiantuntijaosaamista.

 

Kysy lisää:

Saara Perho

Toimitusjohtaja, Citrus Solutions

saara.perho@citrus.fi

+358 40 068 6905

 

Sanni Laine-Luoto

Toimitusjohtaja, Noventia

sanni.laine-luoto@noventia.fi

+358 1023 90053

 

 

Ajasäästöä tehokkaammilla tarjouspyynnöillä

Ajasäästöä tehokkaammilla tarjouspyynnöillä

 

”Eniten aikaa kuuluu siihen, kun toimittajilta saadut tarjoukset kahlataan läpi ja tarjousten yksityiskohdat poimitaan vertailuja varten.”

 

Kun katsotaan kilpailutamisen vaiheita, on helppo havaita, mikä kohta on pullonkaulana joutuisalle etenemiselle. Se ei yleensä ole alkuvalmistelut – oma yritys pystyy yleensä tuottamaan tarvittavat specsit – eikä eteneminen tavallisesti jää kiinni toimittajistakaan – lähes poikkeuksetta tarjoukset kyllä saadaan deadlineen mennessä. Eniten aikaa kuuluu siihen, kun toimittajilta saadut tarjoukset kahlataan läpi ja tarjousten yksityiskohdat poimitaan vertailuja varten.

 

Tämä vain on pakko hoitaa siitä riippumatta, onko toimittajia yksi tai kymmenen ja kilpailutetaanko vain yhtä tai tuhatta nimikettä.

 

  • Mitä jos tarjoaja on muuttanut hinnoiteltavien nimikkeiden järjestystä?
  • Onko tarjousrivejä poistettu tai annettuja volyymejä muutettu?
  • Entä taustalle tehdyt laskukaavat – onko niitä muuteltu?

 

Valtava määrä käsipelillä tehtävää tarkistamista, eikö totta. Vasta tämän pakkopullan jälkeen päästään siihen varsinaiseen työhön eli tarjousten vertaamiseen.

 

”Työkalu pitää huolen siitä, että niin hinnat kuin muutkin tarjoustiedot kerätään juuri ostajan pyytämässä muodossa ja järjestyksessä.”

 

Kun tarjouspyyntö vedetään läpi sähköistä työkalua hyödyntäen, ulkoistetaan edellä kuvatut manuaaliset työvaiheet ohjelman hoidettavaksi. Työkalu pitää huolen siitä, että niin hinnat kuin muutkin tarjoustiedot kerätään juuri ostajan pyytämässä muodossa ja järjestyksessä. Tätä myös toimittajat usein kommentoivat positiivisesti, sillä tarjotessaan heidän on helppo nähdä, millaisia tietoja ostaja heiltä edellyttää.

 

Tarjousajan päätyttyä työkalu antaa ostajalle automaattiset tarjousvertailut. Kaikki toimittajilta kerätyt tiedot nähdään selkeässä raportissa ja tarjousten vertaaminen voidaan aloittaa välittömästi. Analysoinnin tukena toimivat pitkälle kehitetyt vertailutyökalut, joten laskukaavoja ja vertailupohjia ei tarvitse rakentaa manuaalisesti. Myös nykyhintavertailut nähdään samalla pohjalla.

 

Sähköinen tarjouspyyntö auttaa ostajaa keskittymään omissa kilpailutuksissaan olennaiseen. Riippumatta kilpailutettavien nimikkeiden tai osallistuvien toimittajien lukumäärästä, säästää työkalun hyödyntäminen merkittävästi niin aikaa kuin vaivaa.

 

Asiakkaamme kokemus: sähköinen tarjouspyyntö kilpailutuksen apuna

Tuoreessa blogissa kuulemme asiakkaamme kokemuksia epäsuorien hankintojen kilpailutuksen parista.

Taustatiedot

Työntekijöidemme käytössä olevien laitteiden puitesopimus oli päättymässä, joten oli ajankohtaista lähteä kartoittamaan vaihtoehtoja. Nykytoimittaja nähtiin edelleen varteenotettavana vaihtoehtona, mutta koska ala kehittyy vauhdilla, haluttiin vertailukohtaa myös muilta toimijoilta.

Keskusteluyhteys avattiin ajan henkeen sopivasti videopalavereina. Näissä käytiin läpi meidän alustavat määrittelyt tarpeestamme ja toimittajien esittäytymiset lyhyesti. Kaikki vahvistivat halukkuutensa lähteä mukaan kilpailutukseen, joten tarjouspyyntöön kutsuttiin kaikki ehdokkaat.”

Kilpailutuksen aloitus

”Tarjouspyyntövaihe toteutettiin Noventian työkalulla. Toimittajat saivat palaverien perusteella täsmennetyt specsit sekä arvioimamme volyymit (nykyiseen käyttöön perustuen). Samalla toimittajille jaettiin jo sopimusneuvottelujen pohjaksi yleiset hankintaehtomme tutustuttavaksi/kommentoitavaksi.

Toimittajat esittivät specsiämme vastaavat laitteet omasta tuotekatalogistaan ja antoivat näille jo ensimmäiset tarjouksensa. Hintoja haluttiin selvittää jo tässä vaiheessa, jotta nähdään, että eri valmistajien laitteet ovat suurinpiirtein samalla tasolla teknisesti ja näin keskenään verrattavissa.

Vastausaikaa annettiin 14 päivää, jonka aikana kaikki antoivat pyydetyt tiedot. Sähköinen työkalu helpotti projektin seuraamista ja oli kätevä todeta, että kaikki ovat aloittaneet vastaustensa työstämisen. Vastausajan päätyttyä työkalu antoi automaattiset vastausraportit, joten vertailu voitiin aloittaa saman tien.”

Täsmennykset ja toinen hinnoittelukierros

”Ensimmäisten tarjousten jälkeen osalta haluttiin vielä tarkennuksia vastauksiin. Annoimme palautteen jokaiselle erikseen ja korjaukset pyydettiin suoraan tarjouspyyntöön. Toimittajilta lukittiin tietyt kohdat, jotka ensimmäisen kierroksen perusteella olivat jo ok. Avoimeksi jätettiin vain täsmennystä vaativat kohdat. Samalla jaoimme toimittajilta saadut kysymykset sekä omat vastauksemme (lähinnä tarkennuksia teknisiin vaatimuksiin) työkalun avulla.

Yksi toimittaja jouduttiin jättämään pois, koska tuotteet eivät lopultakaan vastanneet haettua tasoa. Jäljelle jäi kolme aidosti potentiaalista toimittajaa ja vielä neljäskin vaihtoehto haluttiin myös pitää mukana, vaikka tämän hintataso olikin kaukana muista. 

Kun hankinnan näkökulmasta tärkeimmät (sopimusehdot, tuotteiden vastaavuus specsiin jne.) oli varmistettu, tehtiin vielä toinen kierros hinnantarkistuksia varten. Hankintatiimin näkökulmasta tämä oli yksinkertainen toimenpide – muut jo sovitut osiot tarjouspyynnöstä laitettiin taas lukkoon ja toimittajat pystyivät esittämään päivitetyn hinnoittelun aiemmin nimeämilleen tuotteille. Tälle lyhyelle kierrokselle vastausaikaa annettiin vain kaksi päivää.”

Hintavertailut ja toimittajavalinta

”Toinen hinnantarkistuskierros kannatti, koska aiemmin saatu yllättävän suuri hintaero kaventui merkittävästi. Lopulta toimittajien tarjoukset alkoivat olla hyvin lähekkäin toisiaan. Tietyissä vertailukorin nimikkeissä uudet ehdokkaat osoittivat hyvää kilpailukykyä, mutta lopulta päädyimme kuitenkin jatkamaan sopimusta vanhan toimittajan kanssa. Päätöksenteossa painoivat toimittajan tuntemus yrityksemme tarpeista ja toiminnasta. Myös yrityksen hyvä palaute huomioitiin arvioinnissa. Vanhan sopimukseen verraten pystyttiin aikaansaamaan säästöä useita prosenttiyksikköjä (tulos ei toki ole täysin verrattavissa, koska uusi sopimus on neuvoteltu toimittajan uuden sukupolven laitteilla).

Sähköinen työkalu selkeytti projektin läpiviemistä ja helpotti kilpailutusmateriaalin kontrolloimista projektin aikana. Tarjouspyynnön jälkeen vertailut saatiin automaattisesti ja riski omista copy/paste-virheistä poistuu. Myös aikaa säästyi, kun manuaalinen työ voidaan minimoida ja keskittyä varsinaiseen toimittajavertailuun.”