Oikean valinnan tekeminen edellyttää yrityksen tarpeiden ymmärtämistä sekä järjestelmien tarjoamien hyötyjen ja rajoitusten arviointia.
Keskitetty malli – tehokkuutta ja yhtenäisyyttä
Keskitetyn IT-järjestelmän eduiksi lasketaan yleensä se, että ne tarjoavat kattavan ratkaisun, joka yhdistää eri toiminnot yhteen järjestelmään. Tämän lähestymistavan etuihin kuuluu prosessien yhtenäistäminen, joka helpottaa tiedonhallintaa ja päätöksentekoa. Teoriassa keskitetty järjestelmä tarjoavaa myös taloudellista mittakaavaetua ja mahdollistaa kustannusten vähentämisen, kun erillisiä järjestelmiä ja rajapintoja on vähemmän.
Hyödyt:
- Yhtenäiset prosessit: Parantaa läpinäkyvyyttä ja tehostaa raportointia.
- Taloudellisuus: Yhden järjestelmän ylläpitäminen saattaa olla kustannustehokkaampaa.
- Standardisointi: Mahdollistaa parhaiden käytäntöjen käyttöönoton organisaatiossa.
Keskitetyillä järjestelmillä on myös haasteensa. Usein keskitetty järjestelmä vaatii mittavaa räätälöintiä ja koska järjestelmässä on useita eri osa alueita ja toimintoja yhdistettynä, voi olla, että yksittäisten toiminnallisuuksien suhteen on jouduttu tekemään kompromisseja.
Mikäli järjestelmään tehdään paljon asiakaskohtaisia muokkauksia voi myös olla, että se tarjotaan lisensoituna (vrt. Subscription-malli), jolloin järjestelmän elinkaari voi olla lyhyempi. Myös uusien innovaatioiden käyttöönotto tällaisessa järjestelmässä on hidasta ja kallista.
Asiakaskohtaisten muokkausten korkea määrä nostaa myös käyttöönoton kustannuksia. Lisäksi se tekee järjestelmän ylläpidosta haastavampaa ja kalliimpaa. Mitä laajempi järjestelmä, sitä kankeampi se on. Tämä tarkoittaa, että sen sopeuttaminen muuttuvaan toimintaympäristöön on hankalaa.
Haasteet:
- Joustamattomuus: Saattaa olla vaikea mukautua nopeasti muuttuviin liiketoimintavaatimuksiin.
- Innovaation puute: Keskitetyt järjestelmät voivat olla hitaita sisällyttämään uusia teknologioita ja innovaatioita.
- Kompromissit: Rajoitetummat ominaisuudet.
Hajautettu malli – erikoistuneet järjestelmät
Erikoistuneet ratkaisut tarjoavat toiminnallisuuksia tiettyihin prosessin osa-alueisiin. Tämä lähestymistapa antaa yrityksille mahdollisuuden valita parhaat saatavilla olevat työkalut kuhunkin tehtävään. Erikoistuneet ratkaisut toimivat usein SaaS-periaatteella (Software as a Service) eli ohjelmisto tarjotaan palveluna.
Hyödyt:
Best of breed –ratkaisuilla, kuten Noventialla, on ilmeisiä hyötyjä etenkin silloin, kun ohjelmisto tarjotaan palveluna (SaaS). Ilmeisimmät hyödyt syntyvät siitä, että kun palveluntarjoaja keskittyy juuri tietyn ongelma-alueen ratkaisuun, lopputulos on geneeristä ratkaisua tehokkaampi. SaaS-liiketoimintamalli myös pakottaa toimittajat kehittämään palveluitaan jatkuvasti, joten uusien innovaatioiden tuominen järjestelmiin on nopeaa.
Asiakkaan näkökulmasta best of breed –strategian valitseminen on myös siinä mielessä kannattavaa, että prosessin eri osia tukevien yksittäisten järjestelmien kilpailuttaminen ja vaihtaminen on mahdollista. Tämä vähentää riskiä vendor lockista ja pakottaa toimittajat pitämään yllä korkeaa palvelutasoa. Samalla best of breed -ratkaisun valinta on asiakkaalle tapa jakaa järjestelmän kehityksen ja ylläpidon kustannuksia kaikkien muiden järjestelmän kehittäjien kanssa.
- Erikoistuminen: Tarjoaa räätälöityjä ratkaisuja erityistarpeisiin.
- Joustavuus: Helppo sopeuttaa ja päivittää vastaamaan liiketoiminnan muutoksia.
- Innovaatio: Mahdollistaa nopean pääsyn uusimpaan teknologiaan kussakin toiminnossa.
Haasteet
Usean järjestelmän mallin suurimpana heikkoutena pidetään yleisesti ottaen datan ja järjestelmäarkkitehtuurin hajautumista. ”Liikaa eri järjestelmiä” on sananparsi, johon törmää usein. Myös prosessin kustannusten hallinta voi tulla ongelmaksi hajautetussa mallissa kustannusten syntyessä useista eri lähteistä.
Erikoistuneiden järjestelmien tarjoajat pyrkivät tietenkin mitigoimaan näitä ongelmia ja vaikkapa järjestelmien integroitavuus on osa-alue, johon panostetaan. Esimerkiksi Noventia tarjoamme standardirajapintoja sellaisiin järjestelmän osiin, jotka tyypillisimmin kytketään asiakkaiden muuhun järjestelmäarkkitehtuuriin.
- Integraation kompleksisuus: Joskus järjestelmien yhdistäminen voi olla haastavaa.
- Hallinnolliset kustannukset: Monimutkaisuus ja useiden järjestelmien ylläpito saattavat lisätä kuluja.
Miten tehdä oikea valinta?
Valintaprosessissa on tärkeää arvioida yrityksen koko, toimiala, strategiset tavoitteet ja erityistarpeet. Staattisessa toimintaympäristössä toimivat yritykset saattavat hyötyä keskitetyn järjestelmän tuomasta standardisoinnista ja mittakaavaeduista, kun taas muuttuvassa ja nopeasti kehittyvässä ympäristössä toimivat yritykset voivat arvostaa erikoistuneiden ratkaisujen tarjoamaa tehoa ja joustavuutta.
Ratkaisujen yhdistäminen: Best of Both Worlds
Monissa tapauksissa yritykset voivat hyötyä hybridiratkaisusta, joka yhdistää keskitetyn järjestelmän kattavuuden ja erikoistuneiden ratkaisujen hyödyt. Tämä lähestymistapa vaatii tehokasta integraatiota ja tiedonhallintaa, mutta voi tarjota yritykselle parhaan mahdollisen joustavuuden ja tehokkuuden. Tässä muutamia strategisia näkökulmia:
- Liiketoiminnan tarpeet: Ymmärrä perusteellisesti organisaatiosi tarpeet ja miten eri järjestelmät voivat vastata niihin.
- Teknologinen valmius: Arvioi yrityksesi kyky hallita ja integroida monimutkaisia IT-ratkaisuja.
- Kustannus-hyötyanalyysi: Laske kokonaiskustannukset, mukaan lukien järjestelmän ylläpito, päivitykset ja mahdolliset integraatiot.
Valinnassa ei ole yhtä oikeaa vastausta, vaan se riippuu yrityksen erityisistä tarpeista, tavoitteista ja resursseista. Keskitetyt järjestelmät tarjoavat yksinkertaistusta ja tehokkuutta, kun taas best of breed -ratkaisut tarjoavat erikoistumista ja joustavuutta. Joissakin tapauksissa yhdistelmä molemmista voi olla paras ratkaisu, joka tasapainottaa tehokkuuden ja erikoistumisen tarpeet.
Johtopäätös
Digitaalisen aikakauden yritysmaailmassa joustavuus, tehokkuus ja kyky vastata nopeasti muuttuviin markkinatilanteisiin ovat avainasemassa. Järjestelmien valinnassa tulee punnita huolellisesti keskitettyjen ratkaisujen yhtenäisyyden ja hallinnan etuja vastaan erikoistuneiden ratkaisujen tehokkuuden ja joustavuuden hyötyjä. Lopullisen päätöksen tulisi perustua yrityksen strategisiin tavoitteisiin, toimintaympäristöön ja tulevaisuuden kasvunäkymiin.
Jos haluat keskustella järjestelmien valintaan liittyvistä kysymyksistä, ota rohkeasti yhteyttä. Juttelemme mielellämme organisaatiosi tarpeista kanssasi!
