Sähköinen huutokauppa tarjoaa tehokkaan vaihtoehdon hintaneuvotteluvaiheeseen. Huutokaupan järjestäminen on helppoa ja tarjoaa toimittajille tasapuolisen mahdollisuuden osoittaa kilpailukykynsä. Toimintatapa on kuitenkin monelle uusi ja siksi tämä mahdollisuus voikin jäädä hyödyntämättä.
Keräsimme yleisimpiä sähköisiin huutokauppoihin liittyviä kysymyksiä, joita aiheeseen liittyen kohtaamme. Asiantuntijoidemme koostamien vastausten avulla voit harkita, kuinka sähköinen huutokauppa soveltuisi omaan arkeesi. Muistathan, että voit sparrata tiimiimme kanssa ajatuksia ja ideoida, olisiko kohde potentiaalinen huutokaupan toteuttamiseen!
1. Onko huutokauppa nopeuskilpailu?
Ostaja kyllä asettaa huutokauppaan aikarajan, jonka puitteissa tarjous on esitettävä. Huutokauppatyypistä riippuen uusi tarjous kuitenkin käynnistää yleensä jatkoajan, jolloin kaikilla on taas tasapuolinen mahdollisuus reagoida muuttuneeseen tilanteeseen. Tämän vuoksi myöskään odottelu viime sekunneille ei hyödytä tarjoajaa.
2. Minkä kilpailuttamiseen huutokauppa soveltuu ja mihin taas ei?
Hankinnan kohde tai luonne eivät rajaa sen soveltuvuutta huutokauppaan. Tuotteet, palvelut ja raaka-aineet samoin kuin kertatoimitukset ja vuosisopimukset soveltuvat yhtä hyvin. Olennaista on, että kohde määritetään selkeästi, jotta tarjoajien on mahdollista laskea tarjous kokonaisuudelle. Tämä on toki muutenkin hankinnan onnistumisen kannalta tärkeää, vaikka huutokauppaa ei hyödynnettäisikään.
3. Onko huutokauppa vain isoja kilpailutuksia varten?
Hankintaa tekevän yrityksen kannalta kokonaisuuden ei tarvitse olla vuoden suurin kauppa, mutta tarjoajien näkökulmasta kokonaisuudessa on hyvä olla riittävästi volyymia. Tällöin he ovat halukkaita esittämään kilpailukykyisiä tarjouksia, jotta varmistavat kaupat itselleen.
4. Tietävätkö tarjoajat, keitä huutokauppaan osallistuu?
Tilanne on täysin verrattavissa perinteiseen kilpailuttamiseen: tarjouspyynnön jälkeen ostaja voi antaa mahdollisuuden esittää parannettuja tarjouksia, mutta tällöinkään ei kerrota, ketkä ovat vaihtoehtojen joukossa. Myöskään huutokaupassa tarjoajat eivät tiedä, keitä on hyväksytty mukaan tai kuinka monta osallistujaa on mukana.
5. Voiko huutokauppaan kutsua osallistujaksi keitä hyvänsä?
Huutokauppaan on hyvä kutsua vain aidosti kilpailukykyisiä vaihtoehtoja. Jos jo tarjouspyynnön perusteella on todettu, että tarjoaja ei osoita riittävää kyvykkyyttä, on parempi jättää vaihtoehto pois huutokaupasta. Mukaan kutsuttavien tarjoajien on pystyttävä esittämään tarjouksensa koko kilpailutettavalle kokonaisuudelle ja täytettävä ostajan antamat vaatimukset.
6. Mitä jos tarjoajien välillä on hinnan lisäksi muitakin eroja?
Tarjoajien väliset eroavaisuudet, kuten laatuerot, rahtikustannukset sekä erot maksu- ja toimitusehdoissa syötetään järjestelmään ennen huutokaupan käynnistämistä. Tällöin huutokauppatyökalu pitää huolen, että vertailussa huomioidaan kaikki kokonaisuuteen vaikuttavat asiat ja vertailu on tasapuolista.
7. Näkevätkö kaikki tarjoajat lopullisen hinnan?
Ostaja päättää, mitä tietoja tarjoaja huutokaupassa näkee. Yksi vaihtoehdoista on johtoon tarvittava hintataso – siis minkä hinnan tarjoamalla kyseinen osallistuja voisi ottaa ykkössijan. Tämäkään ei ole kuitenkaan kilpailijan esittämä tarkka hinta, sillä useimmiten laskennassa on mukana muitakin vertailutekijöitä (ks. kohta 6.).
8. Osaavatko tarjoajat varmasti toimia?
Toiminta huutokaupan aikana on hyvin helppoa: tarjoaja näkee oman tilanteensa ja voi halutessaan esittää oman parannetun tarjouksensa. Olennaista on, että tarjoajalla on riittävästi aikaa tutustua annettuihin ohjeisiin ja laskea oma paras tarjoustasonsa. Itse työkalun käyttäminen hyvin helppoa. Tarvittaessa voidaan myös järjestää harjoitushuutokauppa työkaluun tutustumiseksi.
9. Onko lopputulokseen pakko sitoutua vai voidaanko neuvottelua jatkaa vielä huutokaupan jälkeen?
Sitoutuminen huutokaupan lopputulokseen on ehdottoman suositeltavaa. Kun ostaja ilmoittaa sitoutuvansa, ovat myös tarjoajat halukkaampia esittämään aidosti parhaat tarjouksensa.
On tilanteita, joissa sitoutuminen ei ole mahdollista ja neuvotteluja on vielä jatkettava huutokauppavaiheen jälkeen. Tämäkin on mahdollista – tärkeintä on viestiä pelisäännöt selkeästi tarjoajien suuntaan ennen huutokauppaa.
10. Kuinka sitten pitäisi lähteä liikkeelle?
Kilpailutus kannattaa aloittaa tuttuun tapaan: määritetään hankittava kokonaisuus ja kartoitetaan toimittajavaihtoehdot. Paras tapa jakaa speksit ja varmistaa ehdokkaiden soveltuvuus, on tehdä tarjouspyyntö potentiaalisille vaihtoehdoille. Kun tarjouspyyntö tehdään sähköisellä työkalulla, on jatkaminen huutokauppavaiheeseen erittäin helppoa.
Onnistuneen huutokaupan kriteerit:
Speksattavuus – Hankinnan kohteen määrittely selkeästi
Volyymi – Riittävä volyymi tarjoajien näkökulmasta
Kilpailu – Kilpailuasetelma markkinalla
Kiinnostuitko? Ota yhteyttä – olemme mielellämme apuna projektien toteutuksessa!
