Noventia sähköisen hankinnan, toimittajahallinnan ja hankintasopimusten hallinnan ratkaisun käyttöönotto tehostaa organisaatioiden tapaa hallita hankintaprosessejaan. Uuden järjestelmän onnistunut käyttöönotto vaatii kuitenkin yleensä huolellista suunnittelua ja tukea.
Noventian sähköisten työkalujen käyttöönotto on nopea neljän vaiheen prosessi:
1. Tekninen set-up
Työkalu personoidaan asiakkaan brändin mukaiseksi värien ja kuvien avulla sekä suunnitellaan tarvittavat integraatiot muihin käytössä oleviin järjestelmiin.
Joissakin tapauksissa voi olla myös tarpeen ladata tiliin pohjatietoja käyttöönoton helpottamiseksi – esimerkiksi aiempi toimittajarekisteri voidaan ladata työkaluun Excel-pohjaa apuna hyödyntäen. Tähän vaiheeseen kuluva aika riippuu täysin siitä, toteutetaanko integraatioita muihin järjestelmiin tai tuodaanko pohjatietoja muilla tavoin.
Integrointi, tietojen lataaminen ja personointi ovat vapaaehtoisia vaiheita, joten tämä vaihe on mahdollista hypätä yli ja siirtyä suoraan seuraavaan vaiheeseen.
2. Tilin perusasetukset
Noventia ja asiakkaan pääkäyttäjä katsovat tarvittavat asetukset kuntoon yhdessä.
Lisäksi pääkäyttäjä koulutetaan järjestelmän käytön saloihin – hallinnoimaan muun muassa oman yrityksen käyttöön tarkoitettuja viestipohjia ja toimittajien luokitteluun tarkoitettuja kategorioita sekä laatimaan kyselypohjia esimerkiksi tarjouspyynnön nopeaa toteutusta varten.
3. Käyttökoulutukset ja kick-off
Kun tilin asetukset on saatu kuntoon, voidaan kutsua organisaation muut käyttäjät mukaan kuulemaan Noventia-tiimin tarjoamaa koulutusta järjestelmän käyttöön.
Koulutuksen aikana käydään läpi parhaita käytäntöjä, käyttäjät voivat kysyä neuvoja järjestelmän käyttöön ja samalla päästään heti toteuttamaan omia hankinnan ja toimittajahallinnan tehtäviä työkalun avulla.
Aloituskoulutus sisältyy aina käyttöönottoon ja lisäkoulutuksia voidaan järjestää tarpeen mukaan. Lisäksi asiakas saa käyttöönsä virtuaalisen koulutuspaketin.
4. Käyttö alkaa
Järjestelmä on nyt yrityksen käytössä. Noventia Helpdesk palvelee niin toimittajia kuin osto-organisaation käyttäjiäkin. Asiakasvastaava on pääkäyttäjien tukena aina tarvittaessa. Pääkäyttäjät toimivat yrityksen muiden käyttäjien tukena asiakasvastaavan avulla.
Noventiassa projektimäärien seuraaminen on helppoa, ja käyttöönottokauden ajaksi tehdään strateginen suunnitelma tulevista kilpailutusprojekteista ja kyselyistä.
Näin järjestelmä saadaan tehokkaasti käyttöön ja sen tuomat edut alkavat kertyä heti ensimmäisen projektin myötä.
Prosessiin kuluva aika on riippuvainen siitä, toteutetaanko integraatiota muihin järjestelmiin, tuodaanko tiliin pohjatietoja ja kuinka iso määrä käyttäjiä koulutetaan.
Nopein käyttöönotto on kestänyt vain kaksi tuntia asiakkaan ensimmäisestä yhteydenotosta!
Sanni Laine-Luoto
Toimitusjohtaja, Noventia Oy
+358 45 114 4883
sanni.laine-luoto@citrus.fi
Iina Nortunen
Key Account Manager, Noventia Oy
iina.nortunen@citrus.fi
