Paljon tietoa selvitettäväksi, vähän aikaa käytettäväksi

Maailmalla tapahtuu jatkuvasti isompia ja pienempiä käänteitä, joilla voi olla merkittäviä vaikutuksia yritysten toimitusketjuihin. Toimittajia on usein paljon ja toimitusketjuista muodostuu pitkiä.

Kun omalla alalla tai maailmanlaajuisesti ilmenee yllättävä tilanne, kuinka yritys voisi varmistua toimitusketjunsa toiminnan jatkumisesta normaalisti myös huomenna?

Kaikkein kiireellisin varmistus tietyltä tärkeimmältä toimittajalta saadaan varmasti vielä nykyäänkin puhelimella. Puhelin on nopea keino selvittää yksittäisen kumppanin tilanne ja toiminnan jatkuvuus, mutta puhelimella ei voida kartoittaa kaikkia toimittajia tehokkaasti.

Tarvittavat kysymykset voisi lähettää yhteyshenkilöille myös sähköpostilla, mutta sekään ei auta varmistamaan, että vastaukset saataisiin kerättyä selkeästi ja pyydetyssä muodossa. Vastanneista yrityksistä voi koittaa ylläpitää Exceliä, mutta sen päivittäminen ja ajantasaisten tietojen jakaminen oman hankintatiimin kesken on työlästä ja kuluttaa tarpeettomasti aikaa.

Menikö lähetetty viesti kaikille perille? Ketkä kaikki jo ovatkaan vastanneet? Joku lähetti puutteelliset vastaukset, mutta kukas se olikaan?

Hyödynnettäessä sähköistä hankinnan ohjelmistoa, muodostuu työkaluun yrityksen oma toimittajalistaus. Listauksesta löytyvät juuri omat toimittajat, itselle tärkeiden hankintakategorioiden mukaisesti luokiteltuna. Toimittajan profiilista löydetään sekä yrityksen tärkeät perustiedot että yhteyshenkilöiden tiedot.

Toimittajakysely-työkalulla voidaan selvittää ja kerätä toimittajilta mitä tahansa heidän toimintaansa liittyvää tietoa.

Esimerkkejä toimittajakyselyistä ovat yleiset toimittajien perustietojen selvitykset, sertifikaattien ja todistusten varmistukset sekä toiminnan jatkuvuuteen liittyvät kyselyt. Myös uusien toimittajien kyvykkyyksien kartoittaminen onnistuu tehokkaasti ja helposti. Kysely muodostetaan juuri kulloistenkin tarpeiden mukaisesti.

Toimittajakyselyllä voi selvittää tiedot yhdeltä, kymmeneltä tai vaikka viideltäkymmeneltä toimittajalta. Toimittajat antavat vastauksensa suoraan työkaluun, joten kaikissa vaiheissa on helppo seurata, ketkä ovat jo vastanneet ja keitä tulisi vielä muistutella. Työkalu muodostaa automaattisesti helpot yhteenvedot vastauksista.

Koska ohjelmisto toimii pilvipalveluna, pääsevät kaikki hankintatiimin henkilöt kirjautumaan omilla käyttäjätunnuksillaan. Näin jokaisen on mahdollista tarkistaa itse, mikä olikaan tilanne tietyn toimittajan kanssa.

Työkalu tukee kokonaisvaltaista toimitusketjun hallintaa. Edelleen voit soittaa tuttuun tapaan tärkeimmille avaintoimittajille, mutta samalla hallitset heidänkin tietojaan helpommin ja kontrolloidummin.

Käyttäminen ei vaadi pitkää implentointiprojektia. Aloitus hoituu todella helposti ja nopeasti. Ole yhteydessä Noventian asiakaspalveluun, niin kerromme lisää!