Sähköinen toimittaja-arviointi ostajan apuna

Toimittajien arvioiminen on tärkeä osa monen hankintoja tekevät yrityksen toimitusketjun hallintaa. Toimittajaa saatetaan arvioida esimerkiksi näiden laadun, toimitusvarmuuden tai kehitysvalmiuksien mukaan. Joskus saatetaan tietyn kategorian toimittajaa arvioida numeroasteikolla ja toisinaan halutaan kerätä avointa palautetta tai kehitysideoita toimittajayhteistyön kehittämisen tueksi.

Huolimatta siitä, toteutetaanko arviointi kurinalaisesti aina yhdessä sovitulle score card -pohjalle vai kerätäänkö vain avoimia ajatuksia ruutupaperille, ovat haasteet arviointien toteutuksessa usein samantyyppisiä.

  • Arviointidataa on hankala muodostaa, jos asiantuntijoilla, joiden tulisi antaa oma arvionsa, ei ole tiedossa, keitä heidän tulisi arvioida, millä mittareilla, milloin ja mihin arvioinnin tiedot toimitetaan.
  • Henkilön, joka vastaa toimittajayhteistyöstä (esim. kategoriapäällikkö), tulisi pystyä muodostamaan mahdollisimman kattava kuva toimittajan suorituskyvystä, mutta jos dataa ei ole saatavilla, perustuu kokonaiskuva vain tämän omaan käsitykseen.
  • Mitä enemmän arviointidataa voitaisiin aikaansaada, sitä luotettavampina voidaan tuloksia pitää.
  • Toisaalta positiivinen ongelma muodostuu siitäkin, että mitä enemmän dataa onnistutaan saamaan kasaan, sitä suurempi työ sen prosessoinnissa on.
  • Raportoiminen on usein työlästä ja altista manuaalisille käsittelyvirheille.

Sähköinen työkalu antaa mahdollisuuden oman yrityksen arviointipohjien luomiselle. Pohjia voidaan tehdä erilaisia eri käyttötarkoituksiin, mutta pähkinänkuoressa tämä tarkoittaa, että tiimillänne on käytössä sopimanne arviointimallit aina tarvittaessa.

Arviointeihin vastaaville henkilöille sähköinen työkalu on paikka, jossa voi selkeästi nähdä kaikki itselle osoitetut arvioinnit aikatauluineen. Uudesta arvioinnista saa ilmoituksen omaan sähköpostiin ja vastaukset annetaan suoraan työkaluun helpolle kyselylomakkeelle – ei enää irtonaisia vastaus-Exceleitä.

Toimittaja-arvioinnista vastaavan henkilön on helppo seurata arvioinnin kulkua ja esimerkiksi muistuttaa vastaajia, jotka eivät vielä ole antaneet omaa arviotaan. Vastaajia voi olla yksi tai kymmenen, mutta määrästä riippumatta kaikki arviot on tallennettu samaan paikkaan ja aina pyydetyssä muodossa. Koostettu tieto on näin raportoitavissa automaattisesti ja vaikka välittömästi vastausajan päätyttyä.

Vanhat arviointitulokset tallennetaan automaattisesti toimittajan profiiliin, ja kun samaa toimittajaa on arvioitu kahtena tai useampana aikajaksona, voidaan raportilta seurata myös toimittajan kehittymistä arviointimittareiden mukaisesti. Haluttaessa raportin tietoja voi jakaa myös suoraan kumppanille esimerkiksi yhteisissä kehityspalavereissa.

Sähköisen Toimittaja-arvio-työkalun käytön aloittaminen on erittäin helppoa: jos käytössänne on jo jonkinlainen toimittajan mittaamisen score card, voidaan sen arviointimittarit siirtää suoraan sähköiseen työkaluun. Jos arviointikriteerejä tai -kysymyksiä ei ole vielä mietitty, auttavat Noventian asiantuntijat mielellään ensimmäisten arviointipohjien rakentamisessa.

Tämän jälkeen ollaankin valmiina kutsumaan ensimmäiset arvioijat!