Hankintatiimin työskentely on tehokasta, kun toimittajayrityksiin liittyvät tiedot, hankintasopimukset ja -päätökset sekä muu olennainen dokumentaatio on keskitetysti saatavilla.
Kilpailutuksen eteneminen on hankinnan ammattilaisille tuttu juttu: ensin määritetään hankittava kokonaisuus, sitten mietitään potentiaaliset toimittajavaihtoehdot. Tarjouspyynnöllä selvitetään, ketkä ovat parhaat kandidaatit, joiden kanssa neuvotteluja voitaisiin