Olemme poimineet alle esimerkkejä, mitä kaikkia tietoja tulisi olla ajan tasalla ja mitä hankintatiimin olisi aika ajoin hyvä tarkastella. Nostimme esiin myös perusteita, miksi nämä ajantasaiset toimittajatiedot ovat tärkeitä.
1. Yhteystiedot
Oikeat, luotettavat ja ajantasaiset toimittajayrityksen yhteystiedot tehostavat hankintatiimin työtä.
Kun yhteystiedot, henkilöiden vastuualueet ja toimittajayrityksen tiedot ovat oikein, hankintatiimi pystyy olemaan suoraan yhteydessä oikeaan tahoon – oli kyse sitten kilpailutuksista, laatuasioista, vaatimustenmukaisuudesta tai vaikkapa sopimusasioista
Noventian toimittajaportaali mahdollistaa, että vastuu yhteystietojen ylläpidosta on toimittajalla.
2. Ehtojen hyväksynnät
Osto-organisaatiolla voi olla erilaisia vähimmäisvaatimuksia tai ehtoja, joiden tulee täyttyä, jotta voidaan asioida toimittajan kanssa. Usein toimittajalta edellytetään vähintään Code of Conductin, salassapitolausekkeen tai vaikkapa Pakotelista-kysymyksen vahvistusta.
Ajantasainen tieto toimittajayrityksen ehtojen hyväksynnästä auttaa ostoa monella tapaa. Tiedon pohjalta pystytään tunnistamaan, voidaanko toimittaja ottaa mukaan kilpailutuksiin tai voidaanko toimittajan kanssa tehdä sopimuksia.
Kaikki olennaiset ehdot voidaan hyväksyttää Noventian toimittajaportaalin kirjautumisen yhteydessä tai selvittää toimittajilta kyselyillä ja tieto tallentuu toimittajan taakse.
3. Vaatimustenmukaisuus
Ehtojen lisäksi hankintaorganisaatiolla saattaa olla erilaisia laadullisia kriteerejä, joihin toimittajilta tarvitaan vastauksia. Nämä voivat olla vaikkapa eettisiä vaatimuksia, laatuasioita, ympäristöasioita tai erilaisia todistuksia, jotka on tarpeen kerätä toimittajilta.
Noventian Toimittajakysely -työkalulla voidaan selvittää kattavasti toimittajien vaatimustenmukaisuutta.
4. Sopimustilanne
Tieto toimittajan sopimustilanteesta kertoo ostolle heti, onko toimittajan kanssa tehty sopimuksia ja ovatko ne sillä hetkellä voimassa.
Toimittajan sopimustilanne voidaan nähdä Noventiassa suoraan toimittajan perustiedoista. Samasta paikasta löytyy myös tarvittaessa tarkempia tietoja sopimuksista.
5. Spend
Toimittajan spend-tieto kertoo, onko toimittajan kanssa tehty kauppaa edellisten kuukausien tai vuosien aikana. Spend-tietoja on mahdollista näyttää Noventiassa toimittajan perustiedoissa.
Kaikki edellä mainitut tiedot auttavat muodostamaan kokonaiskuvan toimittajista sekä tekemään tietoon perustuvia päätöksiä hankintaprosessin eri vaiheissa.
Ajantasainen ja keskitetty tieto tuo monia etuja
Kustannussäästöt
Ajantasainen toimittajatieto tehostaa toimittajayhteistyötä. Kaikki sujuu tehokkaammin, kun ostolla on oikeat yhteystiedot asioiden hoitamiseen.
Toimittajan tiedoista muodostuvan yleiskuvan pohjalta voidaan tunnistaa toimittajan kyvykkyydet ja mahdollisia yhteistyön kehityskohteita. Mitä enemmän ostolla on käytössään tietoa, sitä paremmin päätöksiä voidaan tehdä faktojen pohjalta – ja tämä näkyy yleensä kustannussäästöinä.
Riskienhallinta
Ajantasaiset tiedot toimittajien laadullisista kyvykkyyksistä voivat auttaa yrityksiä vähentämään toimitusketjuunsa liittyviä riskejä, kuten toimitushäiriöitä, laatuongelmia tai vaatimustenmukaisuusrikkomuksia.
Kerättyjen tietojen avulla yritykset voivat seurata toimittajiensa suorituskykyä sekä tunnistaa mahdollisia riskejä. Tiedot auttavat yrityksiä myös ryhtymään ennakoiviin toimiin, jotta voidaan minimoida mahdollisten tulevien ongelmien vaikutuksia omaan liiketoimintaan.
Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen
Jatkuva tietojen keruu on tärkeää, jotta hankintatiimillä on käytettävissään ajantasaiset tiedot. Ehtojen hyväksyttäminen ja kyselyjen käyttö mahdollistavat erilaisten säädösvaatimusten (kuten rahanpesun, lahjonnan ja korruption vastaisten lakien) noudattamisen.
Toimittajilta kerättyjen ja muista lähteistä tuotujen tietojen pohjalta on mahdollista arvioida toimittajan riskiprofiilia ja varmistaa, että toimittajat täyttävät hankintaorganisaation laadulliset vaatimukset. Kerättyjä tietoja on mahdollista raportoida esimerkiksi osana erilaisia auditointeja.
Yhteenveto
Panostamalla tehokkaaseen toimittajatietojen keräämiseen ja hallinnointiin hankintatiimi voi varmistaa, että käytettävissä on luotettavaa ja ajantasaista tietoa toimittajista.
Ajantasaiseen tietoon pohjautuva yhteistyö hyödyntää molempia osapuolia. Hankintapäätökset ovat perusteltuja ja mahdollistavat osaltaan yrityksen kilpailukyvyn lisäämisen.
Ajantasaiset ja kattavat toimittajatiedot ovatkin kriittisessä asemassa hankintaorganisaation tehokkuuden, kustannussäästöjen, riskien hallinnan sekä vaatimustenmukaisuuden varmistamisessa.
Sanni Laine-Luoto
Toimitusjohtaja, Noventia Oy
+358 45 114 4883
sanni.laine-luoto@citrus.fi
