Top 5 syyt KÄYTTÄÄ SÄHKÖISTÄ TARJOUSPYYNTÖÄ

Miksi SÄHKÖINEN TARJOUSPYYNTÖ

Perinteisesti tarjouspyyntö on toteutettu koostamalla kilpailutuksen vaatimukset ja muut projektin perustiedot PDF-dokumenteiksi ja Excel-taulukoiksi. Koostettu materiaali on toimitettu potentiaalisiksi katsotuille tarjoajille sähköpostilla, tarjoajat ovat muodostaneet vaatimusten perusteella oman tarjouksensa, joka on palautettu takaisin hankinnalle sähköpostin välityksellä. Määräajan jälkeen kilpailutusta tekevä taho on aloittanut tarjousdokumenttien perkaamisen, koostamisen ja vertailukelpoisuuden varmistamisen. Tämän työlään vaiheen jälkeen on päästy lopulta varsinaiseen tarjousten vertaamiseen.

SÄHKÖINEN TARJOUSPYYNTÖ tarjoaa nykyaikaisen ja selkeämmän vaihtoehdon sähköpostin välityksellä toteutetulle kilpailutusprosessille. Sovelluksen avulla monia kilpailutuksen työläitä vaiheita voidaan helpottaa merkittävästi tai jopa poistaa.

Katso alta Top 5 syyt, miten sähköisen tarjouspyyntötyökalu tuo helpotusta kilpailutuksiin:

1. Selkeä hallinta materiaaliin

Sähköisessä tarjouspyynnössä kilpailutuksen sisältö muotoillaan helppokäyttöisellä Internetissä toimivalla sovelluksella. Materiaalia ei siis tarvitse enää muotoilla Word- tai PDF-lomakkeiksi – toki mahdolliset liitteet, kuten tuotekuvaukset tai kohteen piirustukset voidaan jakaa helposti osana tarjouspyyntöä. Mikäli tarjouspyyntöä tulisi muokata tai päivittää kesken kilpailutuksen, on muutokset helppo tehdä työkalun avulla. Koko kilpailutusaineisto on selkeästi hallittavissasi kaikissa vaiheissa.

2. Tilannekontrolli ja seuranta

Sähköinen työkalu mahdollistaa täysin uudenlaisen tilanteenhallinnan kilpailutusprosessissa. Perinteisesti tarjouspyyntöprosessin seuraaminen on ollut työlästä ja aikaa vievää. Työkalussa nähdään kaikissa vaiheissa: mitkä yritykset on kutsuttu osallistumaan, milloin tarjoajat ovat käyneet tutustumassa tarjouspyyntöön, onko vastaaminen vielä kesken ja tarvitaanko mahdollisesti lisää vastaamisaikaa – kaikki tämä reaaliaikaisesti yhdessä näkymässä.

3. Yhteenvedot (pyydetyssä muodossa)

Eniten aikaa kuluttavaksi kilpailutuksen vaiheeksi hankintojen parissa työskentelevät ammattilaiset mainitsevat usein tarjousten koostamisen. Tarjoukset on vastaanotettu erilaisissa sähköposteissa ja tarjousliitteet ovat yleensä jokaisella osallistujalla erilaisia. Kaikki tämä aikaa vievä näppäily on tehtävä ennen varsinaista työtä eli tarjousten vertailun aloittamista.

Sähköisessä tarjouspyynnössä toimittajat antavat tarjouksensa työkalussa esitettyihin kysymyksiin ja aina hankinnan määrittämässä muodossa. Hankintaa valmistellessa valitaan, halutaanko vastaukset esimerkiksi avoimena tekstinä, numeroina, liitetiedostona tai annetaanko toimittajalle valmiit vastausvaihtoehdot. Toimittajille vastaaminen on helppoa ja he saavat varmuuden, että kaikki hankinnan haluama tieto on syötetty.

Työkalu muodostaa hankinnalle selkeät yhteenvedot toimittajien antamista vastauksista. Raporttipohjia on erilaisia ja tarjousten käsittely voidaan aloittaa välittömästi vastausajan päätyttyä. Työkalu säästää aikaa oikeaan työhön eli todelliseen tarjousten potentiaalin vertaamiseen.

4. Tiimillä mahdollisuus osallistua

Sähköinen työkalu mahdollistaa, että koko prosessiin osallistuva hankintatiimi voi kaikkina ajankohtina seurata tarjouspyynnön etenemistä ja antaa panoksensa prosessiin. Esimerkiksi oman yrityksen tekniset asiantuntijat, hankintatiimin johto tai muut kollegat voivat pysyä ajan tasalla tilanteen kehittymisestä keskitetyn työkalun avulla. Vastaanotetut tarjoukset eivät enää jää jumiin yhden yhteyshenkilön sähköpostilaatikkoon esimerkiksi loma- tai sairaspoissaolojen vuoksi, vaan prosessia voidaan edistää kaikissa vaiheissa helposti koko tiimin panoksella.

5. Tiedot tallentuvat

Luonnollisesti kilpailutuksen tuloksena muodostetaan valitun toimittajan kanssa hankintasopimus ja tarjouksen hinta- ym. tiedot tallennetaan toiminnanohjausjärjestelmiin tulevia tilauksia varten. Muiden tarjoajien esittämät tarjoukset sekä hankinnan tekemät tarjousvertailun johtopäätökset eivät kuitenkaan yleensä tallennu mihinkään. Seuraavan kilpailutuskierroksen tullen ei ole tietoa, miksi tietty toimittaja valittiin tai onko toisella toimittajalla ilmennyt kriittisiä puutteita.

Sähköisessä työkalussa hankintaa tekevä osapuoli voi helposti tallentaa analysoidut tarjousvertailut sekä tekemänsä päätökset ja muut huomiot selkeästi muun kilpailutustiedon yhteyteen. Muistiinpanot on helppo tarkistaa aina tarvittaessa ja toimittajakotaisesti voidaan nähdä historia kaikista kilpailutuksista, joihin yritys on osallistunut.

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä ja aloita jo tänään!