Analyysin vaikeus ja helppous

Kun kilpailutusprosessi on edennyt siihen pisteeseen, että tarjouspyyntöön vastanneet toimittajat ovat antaneet tarjouksensa, alkaa ostajan kannalta prosessin pitkäveteisin ja toisaalta tarkkuutta vaativin vaihe: toimittajien tarjouksista on muodostettava yhteenveto vertailua ja analysointia varten. Vertailtavat rivit olisi saatava rinnakkain eri toimijoilta ja samalla on varmistettava, että ehdokkaat ovat todella tarjonneet pyydettyjä tuotteita, palveluita tai muita kokonaisuuksia.

Pelkkä yksikköhintojen tarkastelu ei kerro mitään kokonaiskustannuksista, joten vertailuun on syytä muotoilla laskukaavoilla myös volyymien huomioiminen. Ja ennen kuin päästään varsinaisen vertailun pariin, on suositeltavaa vielä tuplatsekata laskentakaavat – hankintapäätöstä ei haluta tehdä virheellisiä faktoja punniten.

 

Eikö olisi mukavaa, jos voitaisiin varmistua, että tarjoustiedot saataisiin välittömästi määräajan jälkeen oikeaan järjestykseen valmiille analyysipohjalle vertailua varten?”

 

Sähköinen tarjouspyyntö varmistaa, että toimittajien tarjoukset kerätään juuri hankinnan pyytämässä muodossa ja hintarivit ovat ostajan pyytämässä järjestyksessä. Kun tarjoukset on pyydetty sähköiseen työkaluun, päästään myös vertailu aloittamaan välittömästi. Tiedot saadaan suoraan valmiille analyysipohjille, joten laskukaavoja ei tarvitse rakentaa itse.

Analyysista löytyy valmiina esimerkiksi tarjousten peittoprosentin vertailu, joka auttaa yhdellä silmäyksellä näkemään, ovatko ehdokkaat tehneet puutteellisia tarjouksia vai voidaanko toimittajia verrata tasavertaisesti. Analyysin hintahajonta-toiminto osoittaa selkeästi sellaiset tuoterivit, joissa vastaanotetut hinnat vaihtelevat rajusti. Näin on helppo löytää mahdolliset hinnoitteluvirheet, kuten väärässä valuutassa tehdyt tarjoukset tai vaikkapa huomata toimittajan antaneen vahingossa hinnan väärälle tuotteelle tai väärälle määrälle.

Lisäksi analyysi helpottaa merkittävästi erilaisten vertailunäkökulmien huomioimista. Vertailua voidaan tehdä helposti esimerkiksi tarjouspyynnön koko kokonaisuuden perusteella tai keskittyä pelkästään eniten rahallista arvoa sitoviin nimikkeisiin.

Usein hankintapäätöstä tehtäessä on syytä arvioida myös muita kustannuksia, kuten rahtikustannuksia, mahdollisia toimittajavaihdoksesta syntyviä kustannuksia tai vaikkapa soveltaa toimittajan kanssa sovittuja lisäalennuksia yksikköhintoihin. Analyysi mahdollistaa myös näiden muiden tekijöiden huomioimisen, jotta vertailu tapahtuu todellisten kokonaiskustannusten perusteella.

Analyysista on olemassa useampia versioita erilaisiin käyttötarpeisiin: yksinkertaisimmalla analyysilla on helppo aloittaa vertailu ja monipuolisempien analyysien lisätoiminnot tukevat tarjousten laajemmassa vertailussa monin eri tavoin.

 

Noventian tiimi järjestää mielellään tutustumisen analyysien toimintoihin. Säästä aikaasi ja aloita tänään!