Mikä on sähköinen toimittajakysely?

Sähköinen toimittajakysely on Internetin välityksellä hyödynnettävä työkalu, jonka avulla hankintaorganisaatio voi selvittää mitä tahansa potentiaalisiin toimittajiin tai jo valittuihin kumppaneihin liittyviä asioita. Työkalulla voidaan esimerkiksi kartoittaa uusien kiinnostavien toimittajien valmiuksia toimia kumppanina oman toiminnan jatkuvuuden varmistamisen kannalta. Toisinaan halutaan selvittää jo yhteistyökumppanina toimivien yritysten toiminnan kehittämiseen liittyviä asioita. Sähköinen työkalu mahdollistaa helpon ja selkeän tavan kerätä ja hallita suuria määriä tärkeää tietoa.

Toimittajakyselyjen sisältö

Toimittajakyselyjen sisällöt vaihtelevat paljon. Toimittajakyselytyökalua voi käyttää esim. kattaviin toimittajakartoituksiin, Code of Conductin hyväksyttämiseen, ostoehtojen tiedottamiseen ja hyväksyttämiseen tai vaikkapa standardien ja sertifikaattien keräämiseen toimittajilta. Toimittajakyselyjen sisältö voidaan aina luoda omaa tarvetta vastaavaksi.

Kattava toimittajakysely voi koostua esimerkiksi seuraavista elementeistä:

  • Toimittajan yleiset tiedot (liikevaihto, henkilöstömäärä, alihankkijat, referenssit ym.)
  • Sertifikaatit ja todistukset
  • Kestävä kehitys, ympäristöasiat, eettiset asiat, vastuullisuus
  • Yhteistyö, kehittämiskohteet ja -hankkeet

Toimittajakyselyille voidaan luoda helppokäyttöiset kyselypohjat, jolloin ne ovat aina kaikkien hankintatiimiläisten hyödynnettävissä. Uutta toimittajakyselyä tehdessä valitaan haluttu pohja, päivitetään tarvittaessa tietoja ja kutsutaan halutut toimittajat jättämään vastaukset.

 Toimittajakyselyn hyödyt

Sähköinen toimittajakysely mahdollistaa toimittajien luokittelun ja lisää läpinäkyvyyttä omassa hankintaorganisaatiossa. Kerätyt tiedot ovat selkeästi kaikkien hankinnan henkilöiden löydettävissä. Toimittajakyselyillä kerätyt vastaukset voidaan pisteyttää vertailun helpottamiseksi ja oston kannalta ehdottomat vaatimukset merkitä pakolliseksi. Osto voi todeta helposti, onko kyseessä hyväksytty toimittaja vai kaivataanko vielä lisätietoja.

Sähköinen toimittajakysely helpottaa

  • läpinäkyvyyttä – kaikki toimittajilta kerätyt tiedot yhdessä keskitetyssä paikassa hankinnan vastuuhenkilöiden tarkasteltavissa,
  • viestintää– sähköpostin sijaan osto pystyy viestimään isollekin toimittajajoukolle tehokkaasti helppokäyttöisen sähköisen työkalun kautta,
  • hallinnointia– toimittajakyselyjen sisältöjä on helppo päivittää kaikissa vaiheissa ja erilaisia käyttötarkoituksia varten sekä
  • seurantaa – tiedot arkistoituvat toimittajakohtaisesti ja selkeästi työkaluun , josta niitä voi hyödyntää myös myöhemmin.

 

Sähköisen toimittajakyselyn avulla yritys pystyy hallinnoimaan toimittajakuntaa ja yhteistyöhön liittyviä asioita tehokkaasti. Noventialta löytyy mallipohjia erilaisten toimittajakyselyjen tekemiseen. Kysy lisää – autamme mielellämme.