Ajasäästöä tehokkaammilla tarjouspyynnöillä

 

“Eniten aikaa kuuluu siihen, kun toimittajilta saadut tarjoukset kahlataan läpi ja tarjousten yksityiskohdat poimitaan vertailuja varten.”

 

Kun katsotaan kilpailutamisen vaiheita, on helppo havaita, mikä kohta on pullonkaulana joutuisalle etenemiselle. Se ei yleensä ole alkuvalmistelut – oma yritys pystyy yleensä tuottamaan tarvittavat specsit – eikä eteneminen tavallisesti jää kiinni toimittajistakaan – lähes poikkeuksetta tarjoukset kyllä saadaan deadlineen mennessä. Eniten aikaa kuuluu siihen, kun toimittajilta saadut tarjoukset kahlataan läpi ja tarjousten yksityiskohdat poimitaan vertailuja varten.

 

Tämä vain on pakko hoitaa siitä riippumatta, onko toimittajia yksi tai kymmenen ja kilpailutetaanko vain yhtä tai tuhatta nimikettä.

 

  • Mitä jos tarjoaja on muuttanut hinnoiteltavien nimikkeiden järjestystä?
  • Onko tarjousrivejä poistettu tai annettuja volyymejä muutettu?
  • Entä taustalle tehdyt laskukaavat – onko niitä muuteltu?

 

Valtava määrä käsipelillä tehtävää tarkistamista, eikö totta. Vasta tämän pakkopullan jälkeen päästään siihen varsinaiseen työhön eli tarjousten vertaamiseen.

 

“Työkalu pitää huolen siitä, että niin hinnat kuin muutkin tarjoustiedot kerätään juuri ostajan pyytämässä muodossa ja järjestyksessä.”

 

Kun tarjouspyyntö vedetään läpi sähköistä työkalua hyödyntäen, ulkoistetaan edellä kuvatut manuaaliset työvaiheet ohjelman hoidettavaksi. Työkalu pitää huolen siitä, että niin hinnat kuin muutkin tarjoustiedot kerätään juuri ostajan pyytämässä muodossa ja järjestyksessä. Tätä myös toimittajat usein kommentoivat positiivisesti, sillä tarjotessaan heidän on helppo nähdä, millaisia tietoja ostaja heiltä edellyttää.

 

Tarjousajan päätyttyä työkalu antaa ostajalle automaattiset tarjousvertailut. Kaikki toimittajilta kerätyt tiedot nähdään selkeässä raportissa ja tarjousten vertaaminen voidaan aloittaa välittömästi. Analysoinnin tukena toimivat pitkälle kehitetyt vertailutyökalut, joten laskukaavoja ja vertailupohjia ei tarvitse rakentaa manuaalisesti. Myös nykyhintavertailut nähdään samalla pohjalla.

 

Sähköinen tarjouspyyntö auttaa ostajaa keskittymään omissa kilpailutuksissaan olennaiseen. Riippumatta kilpailutettavien nimikkeiden tai osallistuvien toimittajien lukumäärästä, säästää työkalun hyödyntäminen merkittävästi niin aikaa kuin vaivaa.