Tarjouspyynnön 1-2-3

Tarjouspyyntö on prosessina melko yksinkertainen juttu:

  • Hankintaa suunnitteleva ostaja listaa alustavat tiedot siitä, mitä ollaan hankkimassa ja millaisilla vaatimuksilla ja rajauksilla.
  • Nämä tiedot toimitetaan sopiviksi oletetuille toimittajaehdokkaille, jotka tutustuvat aineistoon, laativat oman tarjouksensa ja palauttavat sen ostajalle.
  • Ostaja pyrkii saamaan tarjoukset vertailukelpoisiksi ja tekemään toimittajavalinnan kerättyjen faktojen perusteella.

Yksinkertaistettuna kyse on siis tiedonvaihdosta ostajan ja tarjoajaehdokkaan välillä – ensin ostajalta toimittajille ja sitten takaisin toimittajalta ostajalle. Ennen koko prosessi on yritetty hoitaa sähköpostin välityksellä, mutta kuten jokainen sähköpostia käyttänyt on todennut, se ei aina ole kovin ketterä väline tiedonvaihtamiseen ja pitkäkestoisen prosessin hallintaan. Nopeatempoisessa tiedottamisessa sen hyödyt ovat kiistämättömät, mutta kun tietoa liikkuu paljon ja osallistuvia osapuolia on useita (vieläpä keskenään kilpailevia tahoja), on olemassa helpompiakin tapoja.

Työkalu tuo helpotusta

Sähköisen tarjouspyyntötyökalun hyödyntäminen on hyvin yksinkertaista. Tarjouspyynnön valmistelemiseksi ostaja tarvitsee vain samat tiedot kuin muutenkin kilpailutustilannetta valmisteltaessa: mitä hankintaan ja millaisilla rajauksilla tai ehdoilla. Sen sijaan, että näistä tarvitsisi itse laatia PDF- tai Excel-dokumentteja, muodostetaan tarjouspyyntö helppokäyttöisen sähköisen työkalun avulla.

Valmista tarjouspyyntöä ei lähetä sähköpostilla toimittajille, vaan heidät kutsutaan pilvipalveluna käytettävään tarjouspyyntötyökaluun antamaan tarjoustietonsa ostajan esittämiin kysymyksiin. Näin varmistutaan myös siitä, että toimittajilla työstettävänä oleva tarjouspyyntö on aina ajan tasalla – myös niissä tilanteissa, kun ostajan on korjattava tarjouspyynnön sisältöä kesken prosessin.

Koska toimittajat syöttävät tarjouksensa suoraan työkaluun, ei ostajan enää tarvitse käyttää aikaa erilaisten tarjousten määrämuotoistamiseen. Kaikki tarjoustiedot vastaanotetaan juuri pyydetyssä muodossa ja vertailut saadaan työkalusta välittömästi tarjousajan päätyttyä. Näin voidaan minimoida erittäin aikaavievä tarjousten vertailukelpoiseksi saattaminen ja vapauttaa työaikaa ostajan varsinaiseen tehtävään eli tarjousten hinnan ja muiden vertailuperusteiden analysointiin.

Jokainen hankintatoimessa työskentelevä osaa käyttää työkaluja ja hyötyy niistä. Kysy lisää, autamme mielellämme!