Oletko ollut tilanteessa, jossa hankinnan kohteelle olisi enemmän kuin yksi mahdollinen toimittajaehdokas?

Jotta hankintapäätöstä voidaan pitää onnistuneena, on olennaista huomioida ehdokkaiden vahvuudet, laatuerot, erilaiset toimitusmallit ja muut mahdolliset eroavaisuudet. Näiden lisäksi vertailussa tarkastellaan tarjousten kustannuspuolta. Nämä yksinkertaiset lainalaisuudet pätevät kaikkeen hankintatekemiseen.

Mikäli toimittajien välillä ei ole ilmennyt eroavaisuuksia, on edullisimman tarjouksen esittänyt toimittaja vahvoilla. Vastaavasti, jos joku toimittajista pystyy tarjoamaan ylivertaista laatua tai muuta kiinnostavaa lisäarvoa, saattaa ostaja olla valmis maksamaan tästä vähän enemmän. Lopullisen päätöksen lukitseminen on hankalaa, sillä hyvin usein toimittajat haluavat jatkaa neuvotella hinnasta saatuaan tietoa omasta asemastaan kilpailussa.

Luonnollisesti neuvotteleminen hinnasta on kiinnostavaa ostajan kannalta, mutta samalla se on usein erittäin aikaa vievää ja hankalasti hallittavaa. Pallo pysyy ilmassa useamman tarjoajan suuntaan ja useiden soitto- ja neuvottelukierrosten jälkeenkin saadaan taas uusia korjattuja tarjouksia. Jossain vaiheessa peli on puhallettava poikki ja harmittavan usein jää arveluttamaan ajatus ”mitä olisi voitu saavuttaa, jos neuvottelujen jatkamiseen olisi ollut aikaa”.

Sähköinen huutokauppa on hintaneuvottelu, jossa tarjoajat voivat todeta oman tilanteensa markkinalla ja halutessaan osoittaa kiinnostuksensa kauppoihin esittämällä kilpailukykyisen tarjouksen.

Lähtökohtana sähköiselle huutokaupalle on, että ostajan on pystyttävä ennalta määrittelemään kilpailun kohteena oleva kokonaisuus täsmällisesti – siis tuotteet, palvelut, raaka-aineet tai vaikkapa näiden yhdistelmät. Ei ole olemassa rajoja siitä, mikä kohde huutokauppaan soveltuu tai mikä ei sovellu, kunhan kohde vain on tarkasti määriteltävissä, jotta toimittajat pystyvä esittämään täsmällisen tarjouksensa. Kuten perinteisessäkin hintaneuvottelussa, lopullinen hankintatarve määräytyy usein vasta sopimuskaudella. Tämä on ihan ok – kunhan se kommunikoidaan tarjoajille etukäteen.

Huutokauppaan kutsutaan osallistumaan vain ne ehdokkaat, jotka ostaja toteaa aidosti potentiaalisiksi. On erittäin tärkeää tiedostaa, että eri tarjoajien ja näiden tuotteiden ei tarvitse olla täysin yhteneväisiä, sillä ostaja voi huomioida nämä eroavaisuudet vertailussa. Esimerkiksi rahti- tai vaihtokustannukset sekä toimittajien laatuerot arvioidaan ja syötetään sähköiseen huutokauppatyökaluun ennen huutokaupan käynnistämistä. Näiden tekijöiden ansiosta tarjouksia voidaan verrata ja osallistuva toimittaja näkee todellisen tilanteensa kilpailussa. Vertailu on tasapuolista ja huomioi toimittajien väliset erot.

Toimittajalle huutokauppaan osallistuminen on hyvin yksinkertaista. Huutokauppa käynnistyy ostajan ilmoittamana ajankohtana ja tarjous esitetään ostajan nimeämälle kokonaisuudelle. Osallistuminen on aina anonyymiä, eikä osallistuja tiedä, ketkä tai kuinka monta kilpailijaa huutokauppaan osallistuu. Vain oman aseman varmistamiseen tarvittavat tiedot ovat saatavilla.

Perinteisessä hintaneuvottelussa toimittaja on voinut reagoida vasta siinä vaiheessa, kun ostaja on tiedottanut hänelle, että kokonaisuuden arvioimisen jälkeen kauppa olisi menossa toiselle kilpailijalle. Sähköisen hintaneuvottelun tehokkuus syntyy siitä, että ostaja on tehnyt muiden vaikuttavien asioiden arvioinnin ennalta ja näin toimittajan on mahdollista reagoida tilanteeseen reaaliaikaisesti. Jos asetelma näyttää siltä, että toimittaja olisi joutumassa ulos kilpailusta, mutta hänellä olisi vielä halukkuutta jatkaa neuvottelua, voi hän parantaa asemaansa välittömästi.

Huutokaupan jälkeen ostajalla on selkeästi tiedossa kokonaisuuden kannalta paras tarjoaja. On tärkeä huomata, että voittaja ei välttämättä ole halvimman hinnan esittänyt tarjoaja, vaan se yritys, joka on paras vertailuhinnaltaan – siis huomioiden kaikki vertailuun vaikuttavat tekijät.