Sähköinen tarjouspyyntö

Nykyaikainen tapa hoitaa tarjouspyynnöt

Sähköinen Tarjouspyyntö on kätevä työkalu erilaisten tuotteiden, palvelujen, raaka-aineiden ja vaikkapa investointihankkeiden kilpailutuksiin. Kilpailutuksen aineisto, vaatimukset ja liitteet jaetaan valituille toimittajille helppokäyttöisessä pilvipalvelussa. Toimittajat noutavat materiaalit ja esittävät tarjouksensa suoraan työkalussa. Omasta tarjouksesta voi ladata selkeän yhteenvedon.

Ostaja voi seurata tilanteen kehittymistä projektin edetessä ja pyytää esimerkiksi korjauksia tai täsmennyksiä valitsemiltaan toimittajilta. Sähköiseen tarjouspyyntöön toimittajat antavat vastauksensa aina ostajan pyytämässä muodossa, joten tarjousvertailu voidaan aloittaa välittömästi vastausajan päätyttyä automaattisilla yhteenvedoilla ja analyyseillä.

Työkalun avulla ostajien on helpompi hallita samanaikaisesti käynnissä olevia kilpailutuksia. Projekteja voidaan työstää myös keskitetysti tiiminä, sillä kaikki tiedot ovat selkeästi yhdessä paikassa käyttöoikeutettujen henkilöiden saatavilla.

Sähköinen tarjouspyyntö säästää aikaa ja vaivaa kilpailutehtävissä.

Sähköinen Tarjouspyyntö säästää aikaa ja vaivaa kilpailutustehtävissä.

Sähköinen huutokauppa

Sähköinen tarjouspyyntö säästää aikaa ja vaivaa kilpailutehtävissä.

Sähköinen Huutokauppa säästää aikaa ja vaivaa kilpailutustehtävissä.

Tehokkuutta hintaneuvotteluun

Sähköinen huutokauppa on työkalu hintaneuvottelun järjestämiseen. Huutokauppa käynnistetään työkalussa ostajan ilmoittamana ajankohtana ja osallistumaan kutsutaan ostajan hyväksymät toimittajat. Huutokaupan aikana toimittajilla on mahdollisuus esittää tarjouksensa ostajan hakemalle kokonaisuudelle.

Jotta vertailu on tasapuolista, on ostaja miettinyt jokaisen osallistujan vahvuudet ja eroavaisuudet ennen huutokaupan käynnistymistä. Huutokauppaa ei välttämättä voitahalvin hinta, vaan aina kokonaisuutena paras tarjous. Työkalu laittaa saadut tarjouksetautomaattisesti paremmuusjärjestykseen ostajan asettamien kriteerien perusteella.

Osallistujat näkevät tilanteensa hintaneuvottelussa ostajan valitsemalla tavalla ja voivat tarvittaessa esittää parannetun tarjouksen. Tarjoaminen on toimittajien välillä aina anonyymiä.

Sähköinen huutokauppa on tasapuolinen kaikille osallistujille ja usein perinteistä hintaneuvottelua läpinäkyvämpi menettely.

Sähköinen toimittajakysely

Toimittajan tiedot haltuun

Sähköinen toimittajakysely on työkalu, jonka avulla toimittajilta voidaan helposti kerätä mitä tahansa heidän yritykseensä liittyvää tietoa. Esimerkkejä ovat vahvistukset Code of Conductiin, tiedot toimittajien sertifikaateista tai laatujärjestelmistä ja vaikkapa toimittajan toiminnan yleiset tiedot.

Näin tiedot voidaan kerätään juuri pyydetyssä muodossa ja ne tallentuvat pilvipalveluun automaattisesti koko hankintatiimin hyödynnettäväksi. Työkalu antaa reaaliaikaisen tilannekuvan ja auttaa löytämään mahdolliset puutteet. Saadut vastaukset voidaan myös pisteyttää toimittajayhteistyön kehittämiseksi.

Aikaa ei enää kulu sähköpostilla selvitettävien tietojen manuaaliseen keräämiseen ja tallentamiseen. Toimittajakysely-työkalulla tiedonhallinta on selkeää ja tehokasta, vaikka toimittajia ja kartoitettavia aiheita olisi paljon.

Sähköinen tarjouspyyntö säästää aikaa ja vaivaa kilpailutehtävissä.

Sähköinen Toimittajakysely on helppo ja kätevä tapa hallita isojakin määriä tietoa.

Sähköinen toimittaja-arviointi

Sähköinen tarjouspyyntö säästää aikaa ja vaivaa kilpailutehtävissä.

Sähköisen Toimittaja-arvioinnin raportit osoittavat selkeästi, miten toimittajayhteistyö
on kehittynyt.

Toimittajan suoriutumisen arviointi

Sähköinen Toimittaja-arviointi on työkalu, joka auttaa yritystä muodostamaan kuvan toimittajansa suoriutumisesta. Arviointikyselyt muodostetaan käyttötarkoituksen mukaan ja ne voivat vaihdella esimerkiksi tyypillisestä scorecard-arvioinnista laajempaan toimittaja-auditointiin.

Toimittaja-arvioinnin vastaajaksi voidaan kutsua esimerkiksi oman yrityksen laatuvastaava, hankintatiimin yhteyshenkilö tai vaikkapa oman asiakasyrityksen henkilö, jolta halutaan mielipide toimittajan suoriutumisesta. Kaikki vastaajat antavat arvionsa helposti pilvipalveluna toimivassa työkalussa.

Työkalu muodostaa yhteenvedot eri arvioijien antamista vastauksista ja osoittaa toimittajan suoriutumisen asetettujen mittarien valossa. Tuloksia voi verrata toimittajan aiempaan suoriutumiseen ja nähdä, mihin suuntaan yhteistyö kehittyy. Kaikki data tallentuu automaattisesti ja on käytettävissä tulevien arviointien vertailutietona.

Hankintasopimusten hallinta

Selkeä ote hankintasopimuksiin

Tallentamalla hankintasopimukset Sähköisen Sopimushallinnan työkaluun mahdollistetaan selkeä tilannekuva oman yrityksen sopimustilanteeseen. Työkaluun voidaan viedä varsinaiset sopimusdokumentit ja raportointia varten näistä poimitaan lisäksi tärkeimmät avaintiedot, kuten voimassaolo, maksuehto, yhteyshenkilöt ja haluttu muistutusajankohta. Samalla sopimus ryhmitellään oman yrityksen hankintakategorioiden tai muun vastaavan luokittelun mukaisesti.

Raportoinnissa sopimuksia voidaan tarkastella yksittäisen toimittajan, tietyn kategorian tai koko organisaation sopimustilanteen näkökulmasta. Yhdellä läpileikkauksena nähdään esimerkiksi kaikkien hankintasopimusten maksuehdot tai päättymisajankohdat. Helppo raportointi auttaa löytämään mahdolliset poikkeavuudet isostakin sopimusmassasta ja välttämään usein hintavia sopimusten ylimenovaiheita.

Sähköinen tarjouspyyntö säästää aikaa ja vaivaa kilpailutehtävissä.

Sähköinen Sopimushallinta mahdollistaa johdonmukaisen raportoinnin ja tilannekuvan.