”Muistathan hoitaa kilpailutustani lomani aikana?!”

Lomakausi tuo omanlaiset haasteensa kilpailutusten toteutukseen. Sekä hankinnan että kilpailutuksiin osallistumaan kutsutun toimittajan puolella lomat pyritään usein porrastamaan niin, että tiimin henkilöistä aina joku olisi töiden parissa hoitamassa juoksevia tehtäviä myös kesäkauden aikana. Tämän päivystysvuoroa hoitavan henkilön ei kuitenkaan aina ole helppo jatkaa kollegoiden valmistelemia projekteja tai pysyä ajan tasalla jo käynnissä olevista kilpailutuksista.

Sähköinen tarjouspyyntötyökalu selkeyttääkin kilpailutuksiin liittyvien työtehtävien hoitamista myös lomakauden aikana.

Sähköinen tarjouspyyntötyökalu soveltuu kaikenlaisten kilpailutusten toteutukseen. Oli kyseessä sitten viikoittaisena toistuva hintojen tarkistuskierros vakiokumppaneilta tai mittavampi hankintaprojekti, on kilpailutus helppo muotoilla työkalulla ja julkaista kutsutuille tarjoajaehdokkaille. Hankinnan puolella on erittäin helppo seurata tarjoajien etenemistä ja tilanteen kehittymistä – ketkä ovat tutustuneet kilpailutusmateriaaliin, ovatko tarjoajat jo aloittaneet vastaamisen ja onko vastaanotettu tarjoajien esittämiä kysymyksiä kilpailutukseen liittyen.

Perinteisesti tällaisia tietoja on ollut vaikea seurata ja esimerkiksi mahdolliset tarjoajien kysymykset ovat voineet jäädä koko kesän ajaksi jumiin lomalla olevan ostajakollegan sähköpostiin. Sähköisellä työkalulla toteutettavan tarjouspyynnön tiedot ovat kaikissa tilanteissa reaaliaikaisesti koko hankintatiimin helposti kontrolloitavissa.

Myös toimittajapuolella pyritään pitämään lomat pois alta lämpimien kesäkuukausien aikana. Tällöin toimittajayrityksellä voi olla haasteita seurata prosessin etenemistä, löytää hankintatiimin viimeisimmät speksit ja vaatimukset tai vaikkapa pysyä tilanteen tasalla siitä, mitä tietoja oma kollega on jo tarjoukseen liittyen koostanut. Sähköiseen tarjouspyyntöön voidaan kutsua toimittajalta yksi tai useampia yhteyshenkilöitä, henkilöillä on helppo pääsy ajantasaiseen tarjouspyyntömateriaaliin ja tiimi voi muodostaa tarjouksensa yhdessä toinen toistensa työtä täydentäen.

 

Sähköinen tarjouspyyntötyökalu tuo kilpailutusten hoitamisen nykypäivään sekä hankinnan että toimittajien näkökulmasta. Hyvää kesää!