Mitä tarjouspyynnössä kannattaa kysyä?

Tarjouspyyntöjen sisällöt vaihtelevat hyvin paljon riippuen hankinnan kohteesta sekä kutsuttujen tarjoajien yhteistyön asteesta. Kevyimmillään tarjouspyynnössä voidaan kysyä vain hintoja, kattavamassa projektissa selvittää hyvinkin paljon tarjoajaan ja hankintaan liittyvää tietoa.

Tarjouspyyntö voi koostua esimerkiksi seuraavista elementeistä:

  • Yrityksen esittely
    • Esitellään tarvittaessa oma yritys, jos mukana on uusia tarjoajia.
  • Hankinnan esittely
    • Kerrotaan hankinnan kohteesta esim. aikataulu, sopimuskausi, edellytys tarjousten voimassaololle.
  • Yhteystiedot
    • Annetaan tiedoksi hankinnan vastuuhenkilön yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä varten tai pyydetään jättämään kysymykset keskitetysti sähköisen tarjouspyynnön kautta.
    • Voidaan kysyä tarjoajan vastuuhenkilön tiedot, jos niitä ei vielä ole tiedossa.
  • Hankinnan ehdot
    • Voidaan jakaa liitteenä yleiset ostoehdot hyväksyttäväksi.
    • Voidaan sopia ehdoista hankintakohtaisesti (esim. maksuehto, toimitusehto, logistiset mallit, mahdolliset muut kulut, mahdolliset muut alennukset, sitoutuminen volyymeihin, toimitusaika, laskutus, raportoinnit ym.). Strukturoituja kysymystyyppejä käyttämällä (esim. valinta, monivalinta) nämä kysymykset on helppo tehdä ja saada vertailuun.
  • Muut ehdot
    • Voidaan hyväksyttää salassapitosopimus, Code of Conduct (esim. vastuullisuus-, ympäristö- ja eettiset asiat) tai muu vastaava dokumentti osana tarjouspyyntöä tai suoraan siihen suunnitelluilla toimittajahallinnan työkaluilla.
  • Hankintasopimus
    • Voidaan antaa tiedoksi sopimusluonnos, jonka pohjalta sopimus valitun tarjoajan kanssa tullaan tekemään ja pyytää hyväksyntä tälle.
  • Tarjous
    • Jaetaan listaus tuotteista tai palveluista, joille pyydetään tarjoukset.
    • Voidaan pyytää eri hinnoitteluvaihtoehtoja ja muita tuotekohtaisia tietoja, kuten minimitoimitusmäärä, tuotekuvaus, toimituspäivä ym.
  • Spesifikaatiot ja laatuvaatimukset
    • Voidaan jakaa liitteenä spesifikaatiot, laatuvaatimukset, tuotekuvat, piirustukset tms.
    • Voidaan kerätä liitteenä tarjoajilta vastaavat tiedot.
  • Muut tiedot
    • Kyselyyn on usein hyvä jättää tilaa avoimille kysymyksille, kommenteille ja lisätiedoille. Tämä onnistuu avoimena tekstikenttänä, jolloin nähdään koostetusti, mitä muita asioita tarjoajat ovat halunneet nostaa esiin.

Tehokas sähköinen tarjouspyyntö helpottaa kilpailutusprosessia merkittävästi. Tarjouspyynnön runko voidaan viedä työkaluun pohjaksi, jolloin se on aina kaikkien hankintatiimiläisten hyödynnettävissä. Uutta tarjouspyyntöä tehdessä valitaan haluttu pohja, päivitetään tietoja tarvittaessa ja kutsutaan haluttu tarjoajajoukko jättämään vastaukset.

 

Sähköisen tarjouspyynnön hyödyt

Oston puolella sähköinen tarjouspyyntö helpottaa myös hankintaprojektien

  • seurantaa – kaikki tiedot ovat yhdessä keskitetyssä paikassa ja tarjouspyyntöjen tilannetta on helppo tarkastella,
  • viestintää – sähköpostin sijaan osto pystyy viestimään toimittajille tehokkaasti yhden keskitetyn kanavan kautta,
  • hallinnointia – tarjouspyynnön sisältöjä on helppo päivittää kaikissa projektin vaiheissa sekä
  • tulosten käsittelyä – osto saa suoraan vastaukset ja tarjoukset vierekkäin raporteille sekä voi hyödyntää edistyksellistä tarjousanalyysia tarjousten vertailussa.

Sähköisen tarjouspyynnön avulla projekti on mahdollista viedä läpi vaiheittain hankinnan kannalta loogisissa stepeissä. Prosessi voi alkaa potentiaalisten toimittajayrityksien yleisellä kartoituksella, sitten avataan kaikkein kiinnostavimmille yrityksille täsmällisempi tarjouspyyntö ja lopuksi vielä “short listatuille” toimittajille mahdollisuus täsmentää tarjoustaan puuttuvilta osin.

Noventialta löytyy mallipohjia erilaisten tarjouspyyntöjen tekemiseen. Kysy lisää – autamme mielellämme.