Kuinka sähköinen hankinta tehostaa etätöitä

Sähköinen hankinnan ohjelmisto tarjoaa tehokkaan alustan strategisen hankinnan töiden hoitamiselle. Ohjelmisto mahdollistaa etätyöt ja luo edellytykset hankintatiimin yhteiselle työskentelylle.

Ohjelmistolla toteutettavat hankinnan tehtävät voidaan hoitaa milloin vain, missä vain, kun käytössä on verkkoyhteys. Hankintatiimin yhteinen sähköinen työtila mahdollistaa, että kaikilla asianosaisilla on pääsy omien tehtäviensä pariin.

Sähköinen tarjouspyyntö

  • Tarjouspyyntö valmistellaan ja julkaistaan sähköisessä työkalussa. Valmisteluun voivat osallistua kaikki hankintatiimin jäsenet omilta työkoneiltaan. Toimittajat antavat tarjouksensa suoraan työkaluun, joten myöhemmin myös yhteenvedot ja vertailut ovat saatavissa yhdestä paikasta.

Sähköinen huutokauppa

  • Sähköisessä hintaneuvottelussa toimittajat antavat omat tarjouksensa etukäteen määritetylle kokonaisuudelle sovittujen ehtojen mukaisesti. Toimittajilla on työkalun live-ympäristössä mahdollisuus reagoida muutoksiin kilpailutilanteessa. Hankinta voi seurata kilpailun etenemistä ja vahvistaa lopputulokset hintaneuvottelun päätyttyä.

Sähköinen hankintasopimusten hallinta

  • Toimittajan kanssa tehty sopimus tallennetaan yrityksen toimittajaprofiiliin. Hankintatiimi näkee selkeästi toimittajan sopimustilanteen ja -historian. Automaattiset muistutukset auttavat pysymän tilanteen tasalla. Helpot raportit selkeyttävät kokonaiskuvaa hankinnalle.

Sähköinen toimittajakysely

  • Toimittajayrityksiltä voidaan kerätä kootusti tärkeitä toimintaan liittyviä tietoja. Vakuutustiedot, eettiset, sosiaaliset ja ympäristöasiat ja esimerkiksi toiminnan jatkuvuuteen liittyvät selvitykset kerätään hallitusti, arvioidaan sovitusti ja tallennetaan oman tiimin saataville. Kerätty data muodostaa oman yrityksen toimittajaportfolion, jonka avulla toimitusketjua voidaan hallita.

Sähköinen toimittaja-arvio

  • Valittua toimittajaa voidaan arvioida omalle yritykselle tärkeiden mittarien mukaan. Arviot esimerkiksi toimittajan toimitusvarmuudesta, laadusta ja palvelutasosta kerätään oman yrityksen henkilöiltä suoraan työkaluun. Arviot ovat aina oikeassa muodossa, aina saatavilla ja helposti raportoitavissa.

 

Sähköinen ohjelmisto toimii alustana kaikille näille strategisen hankinnan tehtäville. Ohjelmisto tarjoaa työkaluja toimittajasuhteen hoitamiseen silloinkin, kun se ei perinteisen menetelmin ole tehokasta tai mahdollista. Kun tiedot tuotetaan ja tallennetaan hankintatiimin yhteiselle sähköiselle alustalle, eivät eri toimenpiteet ole paikasta riippuvaisia.

Ohjelmisto mahdollistaa hankintatiimille joustavan yhteistyön ja osallistumisen. Työkaverin auttaminen ja tuuraaminen on helpompaa, ja töitä voidaan jatkaa mahdollisimman normaalisti myös poikkeuksellisina aikoina.