Digitalisaatio avainasemassa menestyvissä hankintatiimeissä

Digitalisaatio avainasemassa menestyvissä hankintatiimeissä

Osto&logistiikka -lehdessä mielenkiintoinen artikkeli: http://www.ostologistiikka.fi/kategoriat/hankinta/hankintatiimit-pienenevat-lahitulevaisuudessa

Artikkelissa kerrotaan, että maailman parhaissa hankintaorganisaatioissa työskentelee selkeästi vähemmän työntekijöitä (alkuperäinen lähde The Hackett Groupin tutkimus). Yhä pienemmällä porukalla pitää siis pystyä hoitamaan samat hommat.

Mikä sitten mahdollistaa näinkin radikaalin toiminnan tehostamisen? Avainasemassa ovat yhdenmukaiset toimintamallit ja rutiinitehtävien automatisointi. Sitoutuminen yhteisiin digitaalisiin työtapoihin, digitaalisuus helpottamassa rutiinitehtäviä, tiedon hyödyntäminen omassa työssä laajemmissa analyyseissa ja päätöksenteon tukena sekä henkilöstön pysyvyys ovat kaikki erittäin ratkaisevia menestystekijöitä. Tehokkaat työkalut ja menetelmät vapauttavat aikaa myös toiminnan kehittämiseen.

Noventian Sähköiset hankintatyökalut tehostavat työtä

Sähköisillä kilpailutustyökaluilla voidaan säästää merkittävästi aikaa ja vaivaa tarjouspyyntökierrosten ja hintaneuvotteluvaiheen hoitamisessa. Työkalujen käyttö tuo myös konkreettisesti mittatavia säästöjä. Automaattiset raportit ja analyysit ovat tehokkaita. Kaikki tiedot kertyvät yhteen keskitettyyn paikkaan ja aiemmin tehtyä työtä voidaan hyödyntää jatkossa uusien kilpailutusten yhteydessä.

Sähköinen toimittajahallinta tuo toimittajien yleisten kyvykkyyksien ja vaatimusten täyttämisen vertailuun läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta. Sähköisellä toimittajakyselyllä on helppo kerätä tiedot toimittajan yleisistä valmiuksista (laatu, eettisyys, vastuullisuus ym.), erilaiset todistukset ja sertifikaatit sekä esimerkiksi Code of Conduct –hyväksynnät. Selkeä raportointi mahdollistaa koko oman toimittajakunnan tarkastelun ja toimittajavertailun. Sähköiset toimittaja-arvioinnit tarjoavat tehokkaan tavan seurata toimittajan suoriutumista ja kehittää yhteistyötä pitkällä aikavälillä oikeaan suuntaan.

Miten teidän hankintatiimissänne hyödynnetään digitalisaatiota? Ota yhteyttä ja tutustu tehokkaisiin työkaluihimme!

Sähköinen toimittajakysely auttaa vastuullisuusasioiden selvittämisessä

Mikä on sähköinen toimittajakysely?

Sähköinen toimittajakysely on Internetin välityksellä hyödynnettävä työkalu, jonka avulla hankintaorganisaatio voi selvittää mitä tahansa potentiaalisiin toimittajiin tai jo valittuihin kumppaneihin liittyviä asioita. Työkalulla voidaan esimerkiksi kartoittaa uusien kiinnostavien toimittajien valmiuksia toimia kumppanina oman toiminnan jatkuvuuden varmistamisen kannalta. Toisinaan halutaan selvittää jo yhteistyökumppanina toimivien yritysten toiminnan kehittämiseen liittyviä asioita. Sähköinen työkalu mahdollistaa helpon ja selkeän tavan kerätä ja hallita suuria määriä tärkeää tietoa.

Toimittajakyselyjen sisältö

Toimittajakyselyjen sisällöt vaihtelevat paljon. Toimittajakyselytyökalua voi käyttää esim. kattaviin toimittajakartoituksiin, Code of Conductin hyväksyttämiseen, ostoehtojen tiedottamiseen ja hyväksyttämiseen tai vaikkapa standardien ja sertifikaattien keräämiseen toimittajilta. Toimittajakyselyjen sisältö voidaan aina luoda omaa tarvetta vastaavaksi.

Kattava toimittajakysely voi koostua esimerkiksi seuraavista elementeistä:

  • Toimittajan yleiset tiedot (liikevaihto, henkilöstömäärä, alihankkijat, referenssit ym.)
  • Sertifikaatit ja todistukset
  • Kestävä kehitys, ympäristöasiat, eettiset asiat, vastuullisuus
  • Yhteistyö, kehittämiskohteet ja -hankkeet

Toimittajakyselyille voidaan luoda helppokäyttöiset kyselypohjat, jolloin ne ovat aina kaikkien hankintatiimiläisten hyödynnettävissä. Uutta toimittajakyselyä tehdessä valitaan haluttu pohja, päivitetään tarvittaessa tietoja ja kutsutaan halutut toimittajat jättämään vastaukset.

 Toimittajakyselyn hyödyt

Sähköinen toimittajakysely mahdollistaa toimittajien luokittelun ja lisää läpinäkyvyyttä omassa hankintaorganisaatiossa. Kerätyt tiedot ovat selkeästi kaikkien hankinnan henkilöiden löydettävissä. Toimittajakyselyillä kerätyt vastaukset voidaan pisteyttää vertailun helpottamiseksi ja oston kannalta ehdottomat vaatimukset merkitä pakolliseksi. Osto voi todeta helposti, onko kyseessä hyväksytty toimittaja vai kaivataanko vielä lisätietoja.

Sähköinen toimittajakysely helpottaa

  • läpinäkyvyyttä – kaikki toimittajilta kerätyt tiedot yhdessä keskitetyssä paikassa hankinnan vastuuhenkilöiden tarkasteltavissa,
  • viestintää– sähköpostin sijaan osto pystyy viestimään isollekin toimittajajoukolle tehokkaasti helppokäyttöisen sähköisen työkalun kautta,
  • hallinnointia– toimittajakyselyjen sisältöjä on helppo päivittää kaikissa vaiheissa ja erilaisia käyttötarkoituksia varten sekä
  • seurantaa – tiedot arkistoituvat toimittajakohtaisesti ja selkeästi työkaluun , josta niitä voi hyödyntää myös myöhemmin.

 

Sähköisen toimittajakyselyn avulla yritys pystyy hallinnoimaan toimittajakuntaa ja yhteistyöhön liittyviä asioita tehokkaasti. Noventialta löytyy mallipohjia erilaisten toimittajakyselyjen tekemiseen. Kysy lisää – autamme mielellämme.

Mitä tarjouspyynnössä kannattaa kysyä?

Mitä tarjouspyynnössä kannattaa kysyä?

Tarjouspyyntöjen sisällöt vaihtelevat hyvin paljon riippuen hankinnan kohteesta sekä kutsuttujen tarjoajien yhteistyön asteesta. Kevyimmillään tarjouspyynnössä voidaan kysyä vain hintoja, kattavamassa projektissa selvittää hyvinkin paljon tarjoajaan ja hankintaan liittyvää tietoa.

Tarjouspyyntö voi koostua esimerkiksi seuraavista elementeistä:

  • Yrityksen esittely
    • Esitellään tarvittaessa oma yritys, jos mukana on uusia tarjoajia.
  • Hankinnan esittely
    • Kerrotaan hankinnan kohteesta esim. aikataulu, sopimuskausi, edellytys tarjousten voimassaololle.
  • Yhteystiedot
    • Annetaan tiedoksi hankinnan vastuuhenkilön yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä varten tai pyydetään jättämään kysymykset keskitetysti sähköisen tarjouspyynnön kautta.
    • Voidaan kysyä tarjoajan vastuuhenkilön tiedot, jos niitä ei vielä ole tiedossa.
  • Hankinnan ehdot
    • Voidaan jakaa liitteenä yleiset ostoehdot hyväksyttäväksi.
    • Voidaan sopia ehdoista hankintakohtaisesti (esim. maksuehto, toimitusehto, logistiset mallit, mahdolliset muut kulut, mahdolliset muut alennukset, sitoutuminen volyymeihin, toimitusaika, laskutus, raportoinnit ym.). Strukturoituja kysymystyyppejä käyttämällä (esim. valinta, monivalinta) nämä kysymykset on helppo tehdä ja saada vertailuun.
  • Muut ehdot
    • Voidaan hyväksyttää salassapitosopimus, Code of Conduct (esim. vastuullisuus-, ympäristö- ja eettiset asiat) tai muu vastaava dokumentti osana tarjouspyyntöä tai suoraan siihen suunnitelluilla toimittajahallinnan työkaluilla.
  • Hankintasopimus
    • Voidaan antaa tiedoksi sopimusluonnos, jonka pohjalta sopimus valitun tarjoajan kanssa tullaan tekemään ja pyytää hyväksyntä tälle.
  • Tarjous
    • Jaetaan listaus tuotteista tai palveluista, joille pyydetään tarjoukset.
    • Voidaan pyytää eri hinnoitteluvaihtoehtoja ja muita tuotekohtaisia tietoja, kuten minimitoimitusmäärä, tuotekuvaus, toimituspäivä ym.
  • Spesifikaatiot ja laatuvaatimukset
    • Voidaan jakaa liitteenä spesifikaatiot, laatuvaatimukset, tuotekuvat, piirustukset tms.
    • Voidaan kerätä liitteenä tarjoajilta vastaavat tiedot.
  • Muut tiedot
    • Kyselyyn on usein hyvä jättää tilaa avoimille kysymyksille, kommenteille ja lisätiedoille. Tämä onnistuu avoimena tekstikenttänä, jolloin nähdään koostetusti, mitä muita asioita tarjoajat ovat halunneet nostaa esiin.

Tehokas sähköinen tarjouspyyntö helpottaa kilpailutusprosessia merkittävästi. Tarjouspyynnön runko voidaan viedä työkaluun pohjaksi, jolloin se on aina kaikkien hankintatiimiläisten hyödynnettävissä. Uutta tarjouspyyntöä tehdessä valitaan haluttu pohja, päivitetään tietoja tarvittaessa ja kutsutaan haluttu tarjoajajoukko jättämään vastaukset.

 

Sähköisen tarjouspyynnön hyödyt

Oston puolella sähköinen tarjouspyyntö helpottaa myös hankintaprojektien

  • seurantaa – kaikki tiedot ovat yhdessä keskitetyssä paikassa ja tarjouspyyntöjen tilannetta on helppo tarkastella,
  • viestintää – sähköpostin sijaan osto pystyy viestimään toimittajille tehokkaasti yhden keskitetyn kanavan kautta,
  • hallinnointia – tarjouspyynnön sisältöjä on helppo päivittää kaikissa projektin vaiheissa sekä
  • tulosten käsittelyä – osto saa suoraan vastaukset ja tarjoukset vierekkäin raporteille sekä voi hyödyntää edistyksellistä tarjousanalyysia tarjousten vertailussa.

Sähköisen tarjouspyynnön avulla projekti on mahdollista viedä läpi vaiheittain hankinnan kannalta loogisissa stepeissä. Prosessi voi alkaa potentiaalisten toimittajayrityksien yleisellä kartoituksella, sitten avataan kaikkein kiinnostavimmille yrityksille täsmällisempi tarjouspyyntö ja lopuksi vielä “short listatuille” toimittajille mahdollisuus täsmentää tarjoustaan puuttuvilta osin.

Noventialta löytyy mallipohjia erilaisten tarjouspyyntöjen tekemiseen. Kysy lisää – autamme mielellämme.

Syyskampanja – Tutustu sähköiseen hankintaan!

Asiakkaamme saavat jatkuvasti sähköisissä kilpailutuksissa erittäin merkittäviä säästöjä. Olisiko yrityksellänne halukkuutta tutustua sähköisen hankinnan tuomiin tehokkuusetuihin alkavan syksyn aikana? Noventia tarjoaa syyskampanjassa mahdollisuutta tutustua sähköiseen kilpailuttamiseen yksittäisenä projektina (ilman pidempää sitoutumista).

Projektin starttaaminen ei edellytä koulutuksia tai implementointeja asiakkaan puolelta – liikkeelle päästään helposti ja ketterästi.

Ota yhteyttä lokakuun loppuun mennessä ja sovitaan aloituspalaveri!

Toimittajarekisteröinti

Noventian Sähköisessä hankintaohjelmistossa on nyt tarjolla ominaisuus, jolla voidaan antaa toimittajille omatoimisen rekisteröinnin mahdollisuus. Tämä vähentää oston työtä toimittajatietojen ylläpidosta, kun toimittajat voivat itse ilmoittautua potentiaaliseksi tarjoajaksi ja syöttää oston tarvitsemat perustiedot rekisteröitymislomakkeelle.

  1. Osto voi jakaa rekisteröitymissivun osoitteen esim. verkkosivuillaan.
  2. Toimittajat voivat syöttää kysytyt tiedot esim. mitä kategorioita voivat tarjota.
  3. Osto voi hyväksyä toimittajat potentiaalisten toimittajien listaukseen, josta valitaan tarjouspyyntöjen ja muiden tiedonkeruiden osallistujat.

Ota yhtettä, niin kerromme lisää !