Sähköiset työkalut investointihankinnoissa

Sähköisissä kilpailutuksissa lähdetään usein liikkeelle konkreettisista helposti speksattavista bulkkituotteista. Sähköiset työkalut soveltuvat kuitenkin aivan kaikkeen hankintaan – oli sitten kyse monimutkaisista palveluhankinnoista tai suurista investointihankkeista. 

Sähköisen kilpailutuksen käyttö investointihankinnoissa

Noventian sähköisiä kilpailutuksen työkaluja käytetään jatkuvasti menestyksekkäästi investointihankintaprojekteissa. Investointihankinnoille tyypillistä on projektien pitkä kesto sekä tarve jakaa ja kerätä suuri määrä tietoa. Useimmiten investointihankinnoissa projektit sisältävät monia vaiheita. Tyypillistä on, että työkalut helpottavat ensivaiheessa tietojen jakamista, keräämistä ja koostamista. Kerättyjen tietojen pohjalta hankintaa voidaan tehokkaasti viedä eteenpäin varsinaiseen neuvotteluvaiheeseen. Toisinaan myös jatkoneuvottelukierrosten tuloksia viedään työkaluun ja Noventian työkalusta edelleen kootusti vaikkapa projektinhallintaan. 

Edut ostolle

Sähköinen tarjouspyyntö mahdollistaa

  • suurien tietomäärien jakamisen ja keräämisen
  • kommunikoinnin projektin aikana
  • dokumentoinnin
  • dokumenttien hallinnan
  • prosessien standardoinnin

Työkaluja hyödyntämällä saadaan mm. seuraavia etuja

  • keskitetty tiedonhallinta
  • kilpailun lisääntyminen
  • ajansäästö
  • virheiden väheneminen

Projekti on tiimin yhteisesti hallittavissa, kaikki tieto kertyy yhteen keskitettyyn paikkaan ja tiedot ovat helposti projektiin osallistuvien tahojen hyödynnettävissä. Noventian työkalut ovat saaneet isoissa investointihankinnoissa kiitosta helppokäyttöisyydestä, nopeasta käyttöönotosta ja siitä, että työkalun kautta on helppo hallinnoida isoa asiakirjamassaa. Asiakkaat ovat myös kokeneet, että työkalujen kautta on saatu mukaan useampia toimittajia, joka on näkynyt konkreettisesti kilpailun lisääntymisenä. Sähköiset työkalut myös säästävät oston aikaa. Vakioitu tapa tehdä investointihankintoja keventää hallinnointitarvetta. Työkalujen käyttö myös pienentää virheiden mahdollisuutta prosessin ollessa selkeä.

Edut toimittajille

Toimittajat jättävät tarjouksensa työkalujen kautta mielellään ja ovat tyytyväisiä sähköiseen hankintaprosessiin. Erityisesti on kiitetty työkalujen olevan selkeitä ja joustavia käyttää. Työkalusta löytyy aina ajan tasalla olevat tiedot. Toimittajat ovat myös kokeneet, että hankintaprojekti on työkalujen kautta hoidettu avoimesti ja tasapuolisesti sekä hyvällä palvelualttiudella.

Erään asiakkaamme kokemuksen mukaan “Tarjouksen tekemisen helppous, kommunikointi ja selkeys johti valittujen toimittajien tyytyväisyyteen ja hävinneetkin kokivat tulleensa hyvin kohdelluiksi.

 

Muut työkalut – Toimittajahallinta tukee prosessia

Noventian sähköisen kilpailutuksen lisäksi myös toimittajahallinnan työkalut, kuten toimittajakyselyt ja -arviot tukevat omalta osaltaan toimittajatietojen hallintaa ja toimittajasuhteen kehittämistä myös investointihankinnoissa. Toimittajakyselyillä saadaan esimerkiksi varmistettua toimittajan yleiset kyvykkyydet sekä sitoutuminen salassapitoon tai ostoehtoihin. Toimittaja-arvioinnin kautta voidaan yhteistyön aikana selvittää sidosryhmän kanta toimittajayhteistyöhön, sekä tunnistaa kehityskohteet ja -trendit. Kerromme mielellämme lisää sähköisen hankinnan työkalujen hyödyntämisestä investointihankinnoissa. Ota yhteyttä!

Asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksia

Asiakastyytyväisyyskysely

Toteutimme alkuvuodesta asiakastyytyväisyyskyselyn. Vastaajaksi kutsuttiin työkalun aktiivikäyttäjiä. Vastausprosentti oli yli 30, jota voidaan pitää kohtuullisen hyvänä otoksena.

Tulokset vahvistavat uskoamme siihen, että teemme oikeita asioita ja asiakkaamme todella hyötyvät työkalujemme käytöstä. Työkalumme helpottavat oston ihmisten arkipäivän töitä, tuovat kustannussäästöjä ja niiden nähdään tukevan asiakkaidemme liiketoimintaa.

Kyselyssä oli kolme teemaa – työkalujemme tuomat hyödyt, työkaluihimme liittyvät asiat ja asiakaspalveluumme liittyvät asiat. Näistä tarkemmin tutkimustietoa alla ja lopussa johtopäätökset. Kiitos kaikille vastanneille!

Työkalujemme tuomat hyödyt

Työkaluihimme liittyvät asiat

Asiakaspalveluumme liittyvät asiat

Avoimia kommentteja

Johtopäätökset

On mahtava nähdä, että niin moni asiakkaamme kokee saavansa merkittäviä hyötyjä työkalujamme käyttämällä.

Nyt kerätyt tiedot ovat meille erittäin arvokkaita. Tutkimuksen perusteella tunnistimme myös muutaman kehityskohteen, joita viemme eteenpäin. Näistä konkreettisimpina; käyttöliittymää uudistetaan yhä helppokäyttöisempään suuntaan ja käyttöohjeita tullaan lisäämään ja täsmentämään. Lisäksi luvassa on jälleen loppukeväästä maksuttomat webinaarit sähköisestä tarjouspyynnöstä ja huutokaupoista, joissa käydään läpi vinkkejä ja parhaita käytäntöjä.

Kaikessa tekemisessämme pidämme kirkkaana mielessä asiakaslupauksemme – Helpotamme hankinnan hommia!

Helpotusta projektitiimin hallintaan ja viestintään

Useita henkilöitä mukana hankintaprojektissa?

Hankintaprojekteissa on usein mukana monia henkilöitä omasta organisaatiosta. Vastuuostajan lisäksi monesti esimerkiksi laatuosasto vastaa hankittavien tuotteiden spesifikaatioista tai palvelujen laatuvaatimuksista, eri yksiköt vastaavat volyymitiedoista, tuotepäällikkö vastaa tuotteista kaupallisessa mielessä, kategoriapäällikkö haluaa seurata oman vastuualueensa kilpailutuksia ja hankintajohto on kiinnostunut näkemään eri projektien tilanteet.

Perinteissä sähköpostikirjeenvaihdossa kaikkien asianosaisten tiedottaminen projektin eri vaiheista ja tuloksista on työlästä. Ostaja joutuu listaamaan vastaanottajia sähköposteihin ja muotoilee erilaisia viestejä projektin etenemisestä. Tämä on hidasta ja aina on riskinä, että joku olennainen taho unohtuu viestinnästä.

Sähköisen työkalun hyödyt tiimin hallinnassa ja viestinnässä

Sähköinen kilpailutustyökalu tarjoaa helpon paikan, jossa koko sisäinen tiimi voi olla mukana projektissa ja edistää sen läpivientiä. Tiiminhallinnan kautta voidaan valita projektiin linkittyvät henkilöt, hallinnoida heidän projektikohtaisia oikeuksiaan sekä tiedottaa kilpailutuksen vaiheista. Työkalusta voidaan helposti valita lähetettäväksi automaattiviestit päättyvistä kilpailutuksista, joka entisestään vähentää manuaalista työtä.

Kaipaatko helpotusta projektitiimin hallinnointiin ja viestintään? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

Digitalisaatio avainasemassa menestyvissä hankintatiimeissä

Digitalisaatio avainasemassa menestyvissä hankintatiimeissä

Osto&logistiikka -lehdessä mielenkiintoinen artikkeli: http://www.ostologistiikka.fi/kategoriat/hankinta/hankintatiimit-pienenevat-lahitulevaisuudessa

Artikkelissa kerrotaan, että maailman parhaissa hankintaorganisaatioissa työskentelee selkeästi vähemmän työntekijöitä (alkuperäinen lähde The Hackett Groupin tutkimus). Yhä pienemmällä porukalla pitää siis pystyä hoitamaan samat hommat.

Mikä sitten mahdollistaa näinkin radikaalin toiminnan tehostamisen? Avainasemassa ovat yhdenmukaiset toimintamallit ja rutiinitehtävien automatisointi. Sitoutuminen yhteisiin digitaalisiin työtapoihin, digitaalisuus helpottamassa rutiinitehtäviä, tiedon hyödyntäminen omassa työssä laajemmissa analyyseissa ja päätöksenteon tukena sekä henkilöstön pysyvyys ovat kaikki erittäin ratkaisevia menestystekijöitä. Tehokkaat työkalut ja menetelmät vapauttavat aikaa myös toiminnan kehittämiseen.

Noventian Sähköiset hankintatyökalut tehostavat työtä

Sähköisillä kilpailutustyökaluilla voidaan säästää merkittävästi aikaa ja vaivaa tarjouspyyntökierrosten ja hintaneuvotteluvaiheen hoitamisessa. Työkalujen käyttö tuo myös konkreettisesti mittatavia säästöjä. Automaattiset raportit ja analyysit ovat tehokkaita. Kaikki tiedot kertyvät yhteen keskitettyyn paikkaan ja aiemmin tehtyä työtä voidaan hyödyntää jatkossa uusien kilpailutusten yhteydessä.

Sähköinen toimittajahallinta tuo toimittajien yleisten kyvykkyyksien ja vaatimusten täyttämisen vertailuun läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta. Sähköisellä toimittajakyselyllä on helppo kerätä tiedot toimittajan yleisistä valmiuksista (laatu, eettisyys, vastuullisuus ym.), erilaiset todistukset ja sertifikaatit sekä esimerkiksi Code of Conduct –hyväksynnät. Selkeä raportointi mahdollistaa koko oman toimittajakunnan tarkastelun ja toimittajavertailun. Sähköiset toimittaja-arvioinnit tarjoavat tehokkaan tavan seurata toimittajan suoriutumista ja kehittää yhteistyötä pitkällä aikavälillä oikeaan suuntaan.

Miten teidän hankintatiimissänne hyödynnetään digitalisaatiota? Ota yhteyttä ja tutustu tehokkaisiin työkaluihimme!

Sähköinen toimittajakysely auttaa vastuullisuusasioiden selvittämisessä

Mikä on sähköinen toimittajakysely?

Sähköinen toimittajakysely on Internetin välityksellä hyödynnettävä työkalu, jonka avulla hankintaorganisaatio voi selvittää mitä tahansa potentiaalisiin toimittajiin tai jo valittuihin kumppaneihin liittyviä asioita. Työkalulla voidaan esimerkiksi kartoittaa uusien kiinnostavien toimittajien valmiuksia toimia kumppanina oman toiminnan jatkuvuuden varmistamisen kannalta. Toisinaan halutaan selvittää jo yhteistyökumppanina toimivien yritysten toiminnan kehittämiseen liittyviä asioita. Sähköinen työkalu mahdollistaa helpon ja selkeän tavan kerätä ja hallita suuria määriä tärkeää tietoa.

Toimittajakyselyjen sisältö

Toimittajakyselyjen sisällöt vaihtelevat paljon. Toimittajakyselytyökalua voi käyttää esim. kattaviin toimittajakartoituksiin, Code of Conductin hyväksyttämiseen, ostoehtojen tiedottamiseen ja hyväksyttämiseen tai vaikkapa standardien ja sertifikaattien keräämiseen toimittajilta. Toimittajakyselyjen sisältö voidaan aina luoda omaa tarvetta vastaavaksi.

Kattava toimittajakysely voi koostua esimerkiksi seuraavista elementeistä:

  • Toimittajan yleiset tiedot (liikevaihto, henkilöstömäärä, alihankkijat, referenssit ym.)
  • Sertifikaatit ja todistukset
  • Kestävä kehitys, ympäristöasiat, eettiset asiat, vastuullisuus
  • Yhteistyö, kehittämiskohteet ja -hankkeet

Toimittajakyselyille voidaan luoda helppokäyttöiset kyselypohjat, jolloin ne ovat aina kaikkien hankintatiimiläisten hyödynnettävissä. Uutta toimittajakyselyä tehdessä valitaan haluttu pohja, päivitetään tarvittaessa tietoja ja kutsutaan halutut toimittajat jättämään vastaukset.

 Toimittajakyselyn hyödyt

Sähköinen toimittajakysely mahdollistaa toimittajien luokittelun ja lisää läpinäkyvyyttä omassa hankintaorganisaatiossa. Kerätyt tiedot ovat selkeästi kaikkien hankinnan henkilöiden löydettävissä. Toimittajakyselyillä kerätyt vastaukset voidaan pisteyttää vertailun helpottamiseksi ja oston kannalta ehdottomat vaatimukset merkitä pakolliseksi. Osto voi todeta helposti, onko kyseessä hyväksytty toimittaja vai kaivataanko vielä lisätietoja.

Sähköinen toimittajakysely helpottaa

  • läpinäkyvyyttä – kaikki toimittajilta kerätyt tiedot yhdessä keskitetyssä paikassa hankinnan vastuuhenkilöiden tarkasteltavissa,
  • viestintää– sähköpostin sijaan osto pystyy viestimään isollekin toimittajajoukolle tehokkaasti helppokäyttöisen sähköisen työkalun kautta,
  • hallinnointia– toimittajakyselyjen sisältöjä on helppo päivittää kaikissa vaiheissa ja erilaisia käyttötarkoituksia varten sekä
  • seurantaa – tiedot arkistoituvat toimittajakohtaisesti ja selkeästi työkaluun , josta niitä voi hyödyntää myös myöhemmin.

 

Sähköisen toimittajakyselyn avulla yritys pystyy hallinnoimaan toimittajakuntaa ja yhteistyöhön liittyviä asioita tehokkaasti. Noventialta löytyy mallipohjia erilaisten toimittajakyselyjen tekemiseen. Kysy lisää – autamme mielellämme.