Toimitusketjun hallintaa toimittajakyselyllä

Paljon tietoa selvitettäväksi, vähän aikaa käytettäväksi

Maailmalla tapahtuu jatkuvasti isompia ja pienempiä käänteitä, joilla voi olla merkittäviä vaikutuksia yritysten toimitusketjuihin. Toimittajia on usein paljon ja toimitusketjuista muodostuu pitkiä.

Kun omalla alalla tai maailmanlaajuisesti ilmenee yllättävä tilanne, kuinka yritys voisi varmistua toimitusketjunsa toiminnan jatkumisesta normaalisti myös huomenna?

Kaikkein kiireellisin varmistus tietyltä tärkeimmältä toimittajalta saadaan varmasti vielä nykyäänkin puhelimella. Puhelin on nopea keino selvittää yksittäisen kumppanin tilanne ja toiminnan jatkuvuus, mutta puhelimella ei voida kartoittaa kaikkia toimittajia tehokkaasti.

Tarvittavat kysymykset voisi lähettää yhteyshenkilöille myös sähköpostilla, mutta sekään ei auta varmistamaan, että vastaukset saataisiin kerättyä selkeästi ja pyydetyssä muodossa. Vastanneista yrityksistä voi koittaa ylläpitää Exceliä, mutta sen päivittäminen ja ajantasaisten tietojen jakaminen oman hankintatiimin kesken on työlästä ja kuluttaa tarpeettomasti aikaa.

Menikö lähetetty viesti kaikille perille? Ketkä kaikki jo ovatkaan vastanneet? Joku lähetti puutteelliset vastaukset, mutta kukas se olikaan?

Hyödynnettäessä sähköistä hankinnan ohjelmistoa, muodostuu työkaluun yrityksen oma toimittajalistaus. Listauksesta löytyvät juuri omat toimittajat, itselle tärkeiden hankintakategorioiden mukaisesti luokiteltuna. Toimittajan profiilista löydetään sekä yrityksen tärkeät perustiedot että yhteyshenkilöiden tiedot.

Toimittajakysely-työkalulla voidaan selvittää ja kerätä toimittajilta mitä tahansa heidän toimintaansa liittyvää tietoa.

Esimerkkejä toimittajakyselyistä ovat yleiset toimittajien perustietojen selvitykset, sertifikaattien ja todistusten varmistukset sekä toiminnan jatkuvuuteen liittyvät kyselyt. Myös uusien toimittajien kyvykkyyksien kartoittaminen onnistuu tehokkaasti ja helposti. Kysely muodostetaan juuri kulloistenkin tarpeiden mukaisesti.

Toimittajakyselyllä voi selvittää tiedot yhdeltä, kymmeneltä tai vaikka viideltäkymmeneltä toimittajalta. Toimittajat antavat vastauksensa suoraan työkaluun, joten kaikissa vaiheissa on helppo seurata, ketkä ovat jo vastanneet ja keitä tulisi vielä muistutella. Työkalu muodostaa automaattisesti helpot yhteenvedot vastauksista.

Koska ohjelmisto toimii pilvipalveluna, pääsevät kaikki hankintatiimin henkilöt kirjautumaan omilla käyttäjätunnuksillaan. Näin jokaisen on mahdollista tarkistaa itse, mikä olikaan tilanne tietyn toimittajan kanssa.

Työkalu tukee kokonaisvaltaista toimitusketjun hallintaa. Edelleen voit soittaa tuttuun tapaan tärkeimmille avaintoimittajille, mutta samalla hallitset heidänkin tietojaan helpommin ja kontrolloidummin.

Käyttäminen ei vaadi pitkää implentointiprojektia. Aloitus hoituu todella helposti ja nopeasti. Ole yhteydessä Noventian asiakaspalveluun, niin kerromme lisää!

Aloita etänä!

Aloita etänä!

Noventian työkalujen käytön aloittaminen on yksinkertaista ja vaivatonta. Ohjelmisto on pilvipalvelu, joten voit hyödyntää sitä verkon välityksellä milloin vain, missä vain.

Et tarvitse aiempaa kokemusta – me autamme!

1. Kiinnostuitko? Ota yhteys Noventian asiakaspalvelijaan

2. Luomme sinulle käyttäjätilin, jolla voit kirjautua oman yrityksesi hankintatyökaluun

  • Laitamme kaikki aloitusasetukset valmiiksi, jotta pääset helposti alkuun.

3. Voit aloittaa työkalujen hyödyntämisen!

  • Noventian asiantuntija esittelee verkon välityksellä sinulle työalun helpot toiminnot ja antaa käytännön vinkkejä hyviin toteutuksiin.

Omat arkipäivän työtehtäväsi ovat sinulle tuttuja – muita tietoja aloittamiseen ei tarvita.

Aloitus on todella vaivaton, nopea ja hoidettavissa kokonaan verkon välityksellä. Sähköisen hankinnan edut ovat välittömästi käytössäsi.

Noventia palvelee

Noventia palvelee

Noventian asiantuntijat ovat apuna kaikissa sähköiseen hankintaan liittyvissä kysymyksissä. Puhelimen, sähköpostin tai videopalaverin muodossa voit saada apua niin sähköisen hankinnan projektiesi kuin työkalujenkin suhteen. Myös Noventian Helpdesk palvelee normaalisti ma-pe klo 8.00-16.00 välillä. Yhteystietomme löydät täältä.

Kuinka sähköinen hankinta tehostaa etätöitä

Kuinka sähköinen hankinta tehostaa etätöitä

Sähköinen hankinnan ohjelmisto tarjoaa tehokkaan alustan strategisen hankinnan töiden hoitamiselle. Ohjelmisto mahdollistaa etätyöt ja luo edellytykset hankintatiimin yhteiselle työskentelylle.

Ohjelmistolla toteutettavat hankinnan tehtävät voidaan hoitaa milloin vain, missä vain, kun käytössä on verkkoyhteys. Kaikilla asianosaisilla on pääsy omien tehtäviensä pariin sähköiselle alustalle.

Sähköinen tarjouspyyntö

  • Tarjouspyyntö valmistellaan ja julkaistaan sähköisessä työkalussa. Valmisteluun voivat osallistua kaikki hankintatiimin jäsenet omilta työkoneiltaan. Toimittajat antavat tarjouksensa suoraan työkaluun, joten myöhemmin myös yhteenvedot ja vertailut ovat saatavissa yhdestä paikasta.

Sähköinen huutokauppa

  • Sähköisessä hintaneuvottelussa toimittajat antavat omat tarjouksensa etukäteen määritetylle kokonaisuudelle sovittujen ehtojen mukaisesti. Toimittajilla on työkalun live-ympäristössä mahdollisuus reagoida muutoksiin kilpailutilanteessa. Hankinta voi seurata kilpailun etenemistä ja vahvistaa lopputulokset hintaneuvottelun päätyttyä.

Sähköinen hankintasopimusten hallinta

  • Toimittajan kanssa tehty sopimus tallennetaan yrityksen toimittajaprofiiliin. Hankintatiimi näkee selkeästi toimittajan sopimustilanteen ja -historian. Automaattiset muistutukset auttavat pysymän tilanteen tasalla. Helpot raportit selkeyttävät kokonaiskuvaa hankinnalle.

Sähköinen toimittajakysely

  • Toimittajayrityksiltä voidaan kerätä kootusti tärkeitä toimintaan liittyviä tietoja. Vakuutustiedot, eettiset, sosiaaliset ja ympäristöasiat ja esimerkiksi toiminnan jatkuvuuteen liittyvät selvitykset kerätään hallitusti, arvioidaan sovitusti ja tallennetaan oman tiimin saataville. Kerätty data muodostaa oman yrityksen toimittajaportfolion, jonka avulla toimitusketjua voidaan hallita.

Sähköinen toimittaja-arvio

  • Valittua toimittajaa voidaan arvioida omalle yritykselle tärkeiden mittarien mukaan. Arviot esimerkiksi toimittajan toimitusvarmuudesta, laadusta ja palvelutasosta kerätään oman yrityksen henkilöiltä suoraan työkaluun. Arviot ovat aina oikeassa muodossa, aina saatavilla ja helposti raportoitavissa.

 

Sähköinen ohjelmisto toimii alustana kaikille näille strategisen hankinnan tehtäville. Ohjelmisto tarjoaa työkaluja toimittajasuhteen hoitamiseen silloinkin, kun se ei perinteisen menetelmin ole tehokasta tai mahdollista. Kun tiedot tuotetaan ja tallennetaan hankintatiimin yhteiselle sähköiselle alustalle, eivät eri toimenpiteet ole paikasta riippuvaisia.

Ohjelmisto mahdollistaa hankintatiimille joustavan yhteistyön ja osallistumisen. Työkaverin auttaminen ja tuuraaminen on helpompaa, ja töitä voidaan jatkaa mahdollisimman normaalisti myös poikkeuksellisina aikoina.

Lopultakin kaikki toimittajatiedot yhdessä paikassa!

Toimittajatiedot hallintaan helposti

Nykypäivän hankintaympäristössä käsitellään paljon monenlaista toimittajiin liittyvää tietoa. Toimittajayrityksessä saattaa olla yksi, viisi tai kymmenen yhteyshenkilöä, joiden kanssa yhteydenpitoa hoidetaan. Samaten hankinnan puolella voi olla useita eri yhteyshenkilöitä toimittajan suuntaan.

 Jos tietoa vaihdetaan vain puhelimen, sähköpostin ja irtonaisten liitetiedostojen välillä, miten voisikaan olla mahdollista pysyä tilanteen tasalla. Käsityönä ylläpidettävät Excel-taulukot ovat työläitä käsitellä, eivätkä palvele enää nykyajan tarpeita.

Työkaluun tallennetaan helposti toimittajayrityksen perustiedot, kuten nimi, VAT-tunnus ja vaikkapa mahdollinen toimittajanumero, jos kyseessä on jo aktiivinen yhteistyökumppaninne. Voit tallentaa myös kaikki toimittajan yhteyshenkilöt yhteystietoineen sekä esimerkiksi yritykseen liittyvät tärkeät sähköpostit, palaverimuistiot ja muut dokumentit. Tilaajavastuudokumentitkin voidaan hakea automatisoidusti ja arkistoida samaan paikkaan.

Jos et halua perustaa toimittajia yksitellen, voidaan tiedot tuoda valmiiksi käyttöänne varten muistakin lähteistä – vaikkapa lataamalla ne omalta Excel-pohjaltanne. Halutessasi toimittajille voidaan avata itsenäisen rekisteröitymisen mahdollisuus, jolloin kiinnostunut toimittajakandidaatti voi oma-aloitteisesti jättää yrityksensä tiedot käytettäväksenne. Sinä päätät, haluatko hyväksyä yrityksen toimittajalistaukseenne mahdollista myöhempää käyttöä varten.

Yrityksesi hyödyntäessä Noventian ohjelmiston sähköisiä kilpailutustyökaluja, näet toimittajan koko tarjoushistorian selkeästi yhdessä näkymässä. Toisaalta näet myös, jos toimittaja ei jostain syystä ole jättänyt tarjousta tarjouspyyntöönne.

Ja jos sinä tai kollegasi olette arvioineet toimittajan suoriutumista, näet aina tuoreimmat tulokset ja toimittajan kehityksen eri aikoina. Tai jos olette selvittäneet sähköisellä toimittajakyselytyökalulla yritykseltä muita tietoja, kuten toimintatapoja tai laatujärjestelmiä, voitte löytää kaiken tiedon yhdestä keskitetystä paikasta.

Kun seuraavan kerran haluat löytää tietoa tietystä toimittajayrityksestä, tiedät täsmälleen, mistä etsiä!

Tarjousten analysoinnin vaikeus ja helppous

Analyysin vaikeus ja helppous

Kun kilpailutusprosessi on edennyt siihen pisteeseen, että tarjouspyyntöön vastanneet toimittajat ovat antaneet tarjouksensa, alkaa ostajan kannalta prosessin pitkäveteisin ja toisaalta tarkkuutta vaativin vaihe: toimittajien tarjouksista on muodostettava yhteenveto vertailua ja analysointia varten. Vertailtavat rivit olisi saatava rinnakkain eri toimijoilta ja samalla on varmistettava, että ehdokkaat ovat todella tarjonneet pyydettyjä tuotteita, palveluita tai muita kokonaisuuksia.

Pelkkä yksikköhintojen tarkastelu ei kerro mitään kokonaiskustannuksista, joten vertailuun on syytä muotoilla laskukaavoilla myös volyymien huomioiminen. Ja ennen kuin päästään varsinaisen vertailun pariin, on suositeltavaa vielä tuplatsekata laskentakaavat – hankintapäätöstä ei haluta tehdä virheellisiä faktoja punniten.

 

Eikö olisi mukavaa, jos voitaisiin varmistua, että tarjoustiedot saataisiin välittömästi määräajan jälkeen oikeaan järjestykseen valmiille analyysipohjalle vertailua varten?”

 

Sähköinen tarjouspyyntö varmistaa, että toimittajien tarjoukset kerätään juuri hankinnan pyytämässä muodossa ja hintarivit ovat ostajan pyytämässä järjestyksessä. Kun tarjoukset on pyydetty sähköiseen työkaluun, päästään myös vertailu aloittamaan välittömästi. Tiedot saadaan suoraan valmiille analyysipohjille, joten laskukaavoja ei tarvitse rakentaa itse.

Analyysista löytyy valmiina esimerkiksi tarjousten peittoprosentin vertailu, joka auttaa yhdellä silmäyksellä näkemään, ovatko ehdokkaat tehneet puutteellisia tarjouksia vai voidaanko toimittajia verrata tasavertaisesti. Analyysin hintahajonta-toiminto osoittaa selkeästi sellaiset tuoterivit, joissa vastaanotetut hinnat vaihtelevat rajusti. Näin on helppo löytää mahdolliset hinnoitteluvirheet, kuten väärässä valuutassa tehdyt tarjoukset tai vaikkapa huomata toimittajan antaneen vahingossa hinnan väärälle tuotteelle tai väärälle määrälle.

Lisäksi analyysi helpottaa merkittävästi erilaisten vertailunäkökulmien huomioimista. Vertailua voidaan tehdä helposti esimerkiksi tarjouspyynnön koko kokonaisuuden perusteella tai keskittyä pelkästään eniten rahallista arvoa sitoviin nimikkeisiin.

Usein hankintapäätöstä tehtäessä on syytä arvioida myös muita kustannuksia, kuten rahtikustannuksia, mahdollisia toimittajavaihdoksesta syntyviä kustannuksia tai vaikkapa soveltaa toimittajan kanssa sovittuja lisäalennuksia yksikköhintoihin. Analyysi mahdollistaa myös näiden muiden tekijöiden huomioimisen, jotta vertailu tapahtuu todellisten kokonaiskustannusten perusteella.

Analyysista on olemassa useampia versioita erilaisiin käyttötarpeisiin: yksinkertaisimmalla analyysilla on helppo aloittaa vertailu ja monipuolisempien analyysien lisätoiminnot tukevat tarjousten laajemmassa vertailussa monin eri tavoin.

 

Noventian tiimi järjestää mielellään tutustumisen analyysien toimintoihin. Säästä aikaasi ja aloita tänään!

Sähköinen tarjouspyyntö – helpotusta hommiin!

Tarjouspyynnön 1-2-3

Tarjouspyyntö on prosessina melko yksinkertainen juttu:

  • Hankintaa suunnitteleva ostaja listaa alustavat tiedot siitä, mitä ollaan hankkimassa ja millaisilla vaatimuksilla ja rajauksilla.
  • Nämä tiedot toimitetaan sopiviksi oletetuille toimittajaehdokkaille, jotka tutustuvat aineistoon, laativat oman tarjouksensa ja palauttavat sen ostajalle.
  • Ostaja pyrkii saamaan tarjoukset vertailukelpoisiksi ja tekemään toimittajavalinnan kerättyjen faktojen perusteella.

Yksinkertaistettuna kyse on siis tiedonvaihdosta ostajan ja tarjoajaehdokkaan välillä – ensin ostajalta toimittajille ja sitten takaisin toimittajalta ostajalle. Ennen koko prosessi on yritetty hoitaa sähköpostin välityksellä, mutta kuten jokainen sähköpostia käyttänyt on todennut, se ei aina ole kovin ketterä väline tiedonvaihtamiseen ja pitkäkestoisen prosessin hallintaan. Nopeatempoisessa tiedottamisessa sen hyödyt ovat kiistämättömät, mutta kun tietoa liikkuu paljon ja osallistuvia osapuolia on useita (vieläpä keskenään kilpailevia tahoja), on olemassa helpompiakin tapoja.

Työkalu tuo helpotusta

Sähköisen tarjouspyyntötyökalun hyödyntäminen on hyvin yksinkertaista. Tarjouspyynnön valmistelemiseksi ostaja tarvitsee vain samat tiedot kuin muutenkin kilpailutustilannetta valmisteltaessa: mitä hankintaan ja millaisilla rajauksilla tai ehdoilla. Sen sijaan, että näistä tarvitsisi itse laatia PDF- tai Excel-dokumentteja, muodostetaan tarjouspyyntö helppokäyttöisen sähköisen työkalun avulla.

Valmista tarjouspyyntöä ei lähetä sähköpostilla toimittajille, vaan heidät kutsutaan pilvipalveluna käytettävään tarjouspyyntötyökaluun antamaan tarjoustietonsa ostajan esittämiin kysymyksiin. Näin varmistutaan myös siitä, että toimittajilla työstettävänä oleva tarjouspyyntö on aina ajan tasalla – myös niissä tilanteissa, kun ostajan on korjattava tarjouspyynnön sisältöä kesken prosessin.

Koska toimittajat syöttävät tarjouksensa suoraan työkaluun, ei ostajan enää tarvitse käyttää aikaa erilaisten tarjousten määrämuotoistamiseen. Kaikki tarjoustiedot vastaanotetaan juuri pyydetyssä muodossa ja vertailut saadaan työkalusta välittömästi tarjousajan päätyttyä. Näin voidaan minimoida erittäin aikaavievä tarjousten vertailukelpoiseksi saattaminen ja vapauttaa työaikaa ostajan varsinaiseen tehtävään eli tarjousten hinnan ja muiden vertailuperusteiden analysointiin.

Jokainen hankintatoimessa työskentelevä osaa käyttää työkaluja ja hyötyy niistä. Kysy lisää, autamme mielellämme!

Sähköinen huutokauppa – pelkkä hintavääntö vai paljon muutakin?

Oletko ollut tilanteessa, jossa hankinnan kohteelle olisi enemmän kuin yksi mahdollinen toimittajaehdokas?

Jotta hankintapäätöstä voidaan pitää onnistuneena, on olennaista huomioida ehdokkaiden vahvuudet, laatuerot, erilaiset toimitusmallit ja muut mahdolliset eroavaisuudet. Näiden lisäksi vertailussa tarkastellaan tarjousten kustannuspuolta. Nämä yksinkertaiset lainalaisuudet pätevät kaikkeen hankintatekemiseen.

Mikäli toimittajien välillä ei ole ilmennyt eroavaisuuksia, on edullisimman tarjouksen esittänyt toimittaja vahvoilla. Vastaavasti, jos joku toimittajista pystyy tarjoamaan ylivertaista laatua tai muuta kiinnostavaa lisäarvoa, saattaa ostaja olla valmis maksamaan tästä vähän enemmän. Lopullisen päätöksen lukitseminen on hankalaa, sillä hyvin usein toimittajat haluavat jatkaa neuvotella hinnasta saatuaan tietoa omasta asemastaan kilpailussa.

Luonnollisesti neuvotteleminen hinnasta on kiinnostavaa ostajan kannalta, mutta samalla se on usein erittäin aikaa vievää ja hankalasti hallittavaa. Pallo pysyy ilmassa useamman tarjoajan suuntaan ja useiden soitto- ja neuvottelukierrosten jälkeenkin saadaan taas uusia korjattuja tarjouksia. Jossain vaiheessa peli on puhallettava poikki ja harmittavan usein jää arveluttamaan ajatus ”mitä olisi voitu saavuttaa, jos neuvottelujen jatkamiseen olisi ollut aikaa”.

Sähköinen huutokauppa on hintaneuvottelu, jossa tarjoajat voivat todeta oman tilanteensa markkinalla ja halutessaan osoittaa kiinnostuksensa kauppoihin esittämällä kilpailukykyisen tarjouksen.

Lähtökohtana sähköiselle huutokaupalle on, että ostajan on pystyttävä ennalta määrittelemään kilpailun kohteena oleva kokonaisuus täsmällisesti – siis tuotteet, palvelut, raaka-aineet tai vaikkapa näiden yhdistelmät. Ei ole olemassa rajoja siitä, mikä kohde huutokauppaan soveltuu tai mikä ei sovellu, kunhan kohde vain on tarkasti määriteltävissä, jotta toimittajat pystyvä esittämään täsmällisen tarjouksensa. Kuten perinteisessäkin hintaneuvottelussa, lopullinen hankintatarve määräytyy usein vasta sopimuskaudella. Tämä on ihan ok – kunhan se kommunikoidaan tarjoajille etukäteen.

Huutokauppaan kutsutaan osallistumaan vain ne ehdokkaat, jotka ostaja toteaa aidosti potentiaalisiksi. On erittäin tärkeää tiedostaa, että eri tarjoajien ja näiden tuotteiden ei tarvitse olla täysin yhteneväisiä, sillä ostaja voi huomioida nämä eroavaisuudet vertailussa. Esimerkiksi rahti- tai vaihtokustannukset sekä toimittajien laatuerot arvioidaan ja syötetään sähköiseen huutokauppatyökaluun ennen huutokaupan käynnistämistä. Näiden tekijöiden ansiosta tarjouksia voidaan verrata ja osallistuva toimittaja näkee todellisen tilanteensa kilpailussa. Vertailu on tasapuolista ja huomioi toimittajien väliset erot.

Toimittajalle huutokauppaan osallistuminen on hyvin yksinkertaista. Huutokauppa käynnistyy ostajan ilmoittamana ajankohtana ja tarjous esitetään ostajan nimeämälle kokonaisuudelle. Osallistuminen on aina anonyymiä, eikä osallistuja tiedä, ketkä tai kuinka monta kilpailijaa huutokauppaan osallistuu. Vain oman aseman varmistamiseen tarvittavat tiedot ovat saatavilla.

Perinteisessä hintaneuvottelussa toimittaja on voinut reagoida vasta siinä vaiheessa, kun ostaja on tiedottanut hänelle, että kokonaisuuden arvioimisen jälkeen kauppa olisi menossa toiselle kilpailijalle. Sähköisen hintaneuvottelun tehokkuus syntyy siitä, että ostaja on tehnyt muiden vaikuttavien asioiden arvioinnin ennalta ja näin toimittajan on mahdollista reagoida tilanteeseen reaaliaikaisesti. Jos asetelma näyttää siltä, että toimittaja olisi joutumassa ulos kilpailusta, mutta hänellä olisi vielä halukkuutta jatkaa neuvottelua, voi hän parantaa asemaansa välittömästi.

Huutokaupan jälkeen ostajalla on selkeästi tiedossa kokonaisuuden kannalta paras tarjoaja. On tärkeä huomata, että voittaja ei välttämättä ole halvimman hinnan esittänyt tarjoaja, vaan se yritys, joka on paras vertailuhinnaltaan – siis huomioiden kaikki vertailuun vaikuttavat tekijät.

”Muistathan hoitaa kilpailutustani lomani aikana?!”

”Muistathan hoitaa kilpailutustani lomani aikana?!”

Lomakausi tuo omanlaiset haasteensa kilpailutusten toteutukseen. Sekä hankinnan että kilpailutuksiin osallistumaan kutsutun toimittajan puolella lomat pyritään usein porrastamaan niin, että tiimin henkilöistä aina joku olisi töiden parissa hoitamassa juoksevia tehtäviä myös kesäkauden aikana. Tämän päivystysvuoroa hoitavan henkilön ei kuitenkaan aina ole helppo jatkaa kollegoiden valmistelemia projekteja tai pysyä ajan tasalla jo käynnissä olevista kilpailutuksista.

Sähköinen tarjouspyyntötyökalu selkeyttääkin kilpailutuksiin liittyvien työtehtävien hoitamista myös lomakauden aikana.

Sähköinen tarjouspyyntötyökalu soveltuu kaikenlaisten kilpailutusten toteutukseen. Oli kyseessä sitten viikoittaisena toistuva hintojen tarkistuskierros vakiokumppaneilta tai mittavampi hankintaprojekti, on kilpailutus helppo muotoilla työkalulla ja julkaista kutsutuille tarjoajaehdokkaille. Hankinnan puolella on erittäin helppo seurata tarjoajien etenemistä ja tilanteen kehittymistä – ketkä ovat tutustuneet kilpailutusmateriaaliin, ovatko tarjoajat jo aloittaneet vastaamisen ja onko vastaanotettu tarjoajien esittämiä kysymyksiä kilpailutukseen liittyen.

Perinteisesti tällaisia tietoja on ollut vaikea seurata ja esimerkiksi mahdolliset tarjoajien kysymykset ovat voineet jäädä koko kesän ajaksi jumiin lomalla olevan ostajakollegan sähköpostiin. Sähköisellä työkalulla toteutettavan tarjouspyynnön tiedot ovat kaikissa tilanteissa reaaliaikaisesti koko hankintatiimin helposti kontrolloitavissa.

Myös toimittajapuolella pyritään pitämään lomat pois alta lämpimien kesäkuukausien aikana. Tällöin toimittajayrityksellä voi olla haasteita seurata prosessin etenemistä, löytää hankintatiimin viimeisimmät speksit ja vaatimukset tai vaikkapa pysyä tilanteen tasalla siitä, mitä tietoja oma kollega on jo tarjoukseen liittyen koostanut. Sähköiseen tarjouspyyntöön voidaan kutsua toimittajalta yksi tai useampia yhteyshenkilöitä, henkilöillä on helppo pääsy ajantasaiseen tarjouspyyntömateriaaliin ja tiimi voi muodostaa tarjouksensa yhdessä toinen toistensa työtä täydentäen.

 

Sähköinen tarjouspyyntötyökalu tuo kilpailutusten hoitamisen nykypäivään sekä hankinnan että toimittajien näkökulmasta. Hyvää kesää!

Top 5 syyt – Miksi SÄHKÖINEN TARJOUSPYYNTÖ?

Top 5 syyt KÄYTTÄÄ SÄHKÖISTÄ TARJOUSPYYNTÖÄ

Miksi SÄHKÖINEN TARJOUSPYYNTÖ

Perinteisesti tarjouspyyntö on toteutettu koostamalla kilpailutuksen vaatimukset ja muut projektin perustiedot PDF-dokumenteiksi ja Excel-taulukoiksi. Koostettu materiaali on toimitettu potentiaalisiksi katsotuille tarjoajille sähköpostilla, tarjoajat ovat muodostaneet vaatimusten perusteella oman tarjouksensa, joka on palautettu takaisin hankinnalle sähköpostin välityksellä. Määräajan jälkeen kilpailutusta tekevä taho on aloittanut tarjousdokumenttien perkaamisen, koostamisen ja vertailukelpoisuuden varmistamisen. Tämän työlään vaiheen jälkeen on päästy lopulta varsinaiseen tarjousten vertaamiseen.

SÄHKÖINEN TARJOUSPYYNTÖ tarjoaa nykyaikaisen ja selkeämmän vaihtoehdon sähköpostin välityksellä toteutetulle kilpailutusprosessille. Sovelluksen avulla monia kilpailutuksen työläitä vaiheita voidaan helpottaa merkittävästi tai jopa poistaa.

Katso alta Top 5 syyt, miten sähköisen tarjouspyyntötyökalu tuo helpotusta kilpailutuksiin:

1. Selkeä hallinta materiaaliin

Sähköisessä tarjouspyynnössä kilpailutuksen sisältö muotoillaan helppokäyttöisellä Internetissä toimivalla sovelluksella. Materiaalia ei siis tarvitse enää muotoilla Word- tai PDF-lomakkeiksi – toki mahdolliset liitteet, kuten tuotekuvaukset tai kohteen piirustukset voidaan jakaa helposti osana tarjouspyyntöä. Mikäli tarjouspyyntöä tulisi muokata tai päivittää kesken kilpailutuksen, on muutokset helppo tehdä työkalun avulla. Koko kilpailutusaineisto on selkeästi hallittavissasi kaikissa vaiheissa.

2. Tilannekontrolli ja seuranta

Sähköinen työkalu mahdollistaa täysin uudenlaisen tilanteenhallinnan kilpailutusprosessissa. Perinteisesti tarjouspyyntöprosessin seuraaminen on ollut työlästä ja aikaa vievää. Työkalussa nähdään kaikissa vaiheissa: mitkä yritykset on kutsuttu osallistumaan, milloin tarjoajat ovat käyneet tutustumassa tarjouspyyntöön, onko vastaaminen vielä kesken ja tarvitaanko mahdollisesti lisää vastaamisaikaa – kaikki tämä reaaliaikaisesti yhdessä näkymässä.

3. Yhteenvedot (pyydetyssä muodossa)

Eniten aikaa kuluttavaksi kilpailutuksen vaiheeksi hankintojen parissa työskentelevät ammattilaiset mainitsevat usein tarjousten koostamisen. Tarjoukset on vastaanotettu erilaisissa sähköposteissa ja tarjousliitteet ovat yleensä jokaisella osallistujalla erilaisia. Kaikki tämä aikaa vievä näppäily on tehtävä ennen varsinaista työtä eli tarjousten vertailun aloittamista.

Sähköisessä tarjouspyynnössä toimittajat antavat tarjouksensa työkalussa esitettyihin kysymyksiin ja aina hankinnan määrittämässä muodossa. Hankintaa valmistellessa valitaan, halutaanko vastaukset esimerkiksi avoimena tekstinä, numeroina, liitetiedostona tai annetaanko toimittajalle valmiit vastausvaihtoehdot. Toimittajille vastaaminen on helppoa ja he saavat varmuuden, että kaikki hankinnan haluama tieto on syötetty.

Työkalu muodostaa hankinnalle selkeät yhteenvedot toimittajien antamista vastauksista. Raporttipohjia on erilaisia ja tarjousten käsittely voidaan aloittaa välittömästi vastausajan päätyttyä. Työkalu säästää aikaa oikeaan työhön eli todelliseen tarjousten potentiaalin vertaamiseen.

4. Tiimillä mahdollisuus osallistua

Sähköinen työkalu mahdollistaa, että koko prosessiin osallistuva hankintatiimi voi kaikkina ajankohtina seurata tarjouspyynnön etenemistä ja antaa panoksensa prosessiin. Esimerkiksi oman yrityksen tekniset asiantuntijat, hankintatiimin johto tai muut kollegat voivat pysyä ajan tasalla tilanteen kehittymisestä keskitetyn työkalun avulla. Vastaanotetut tarjoukset eivät enää jää jumiin yhden yhteyshenkilön sähköpostilaatikkoon esimerkiksi loma- tai sairaspoissaolojen vuoksi, vaan prosessia voidaan edistää kaikissa vaiheissa helposti koko tiimin panoksella.

5. Tiedot tallentuvat

Luonnollisesti kilpailutuksen tuloksena muodostetaan valitun toimittajan kanssa hankintasopimus ja tarjouksen hinta- ym. tiedot tallennetaan toiminnanohjausjärjestelmiin tulevia tilauksia varten. Muiden tarjoajien esittämät tarjoukset sekä hankinnan tekemät tarjousvertailun johtopäätökset eivät kuitenkaan yleensä tallennu mihinkään. Seuraavan kilpailutuskierroksen tullen ei ole tietoa, miksi tietty toimittaja valittiin tai onko toisella toimittajalla ilmennyt kriittisiä puutteita.

Sähköisessä työkalussa hankintaa tekevä osapuoli voi helposti tallentaa analysoidut tarjousvertailut sekä tekemänsä päätökset ja muut huomiot selkeästi muun kilpailutustiedon yhteyteen. Muistiinpanot on helppo tarkistaa aina tarvittaessa ja toimittajakotaisesti voidaan nähdä historia kaikista kilpailutuksista, joihin yritys on osallistunut.

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä ja aloita jo tänään!