Asiakkaamme kokemus: sähköinen tarjouspyyntö kilpailutuksen apuna

Tuoreessa blogissa kuulemme asiakkaamme kokemuksia epäsuorien hankintojen kilpailutuksen parista.

Taustatiedot

Työntekijöidemme käytössä olevien laitteiden puitesopimus oli päättymässä, joten oli ajankohtaista lähteä kartoittamaan vaihtoehtoja. Nykytoimittaja nähtiin edelleen varteenotettavana vaihtoehtona, mutta koska ala kehittyy vauhdilla, haluttiin vertailukohtaa myös muilta toimijoilta.

Keskusteluyhteys avattiin ajan henkeen sopivasti videopalavereina. Näissä käytiin läpi meidän alustavat määrittelyt tarpeestamme ja toimittajien esittäytymiset lyhyesti. Kaikki vahvistivat halukkuutensa lähteä mukaan kilpailutukseen, joten tarjouspyyntöön kutsuttiin kaikki ehdokkaat.”

Kilpailutuksen aloitus

”Tarjouspyyntövaihe toteutettiin Noventian työkalulla. Toimittajat saivat palaverien perusteella täsmennetyt specsit sekä arvioimamme volyymit (nykyiseen käyttöön perustuen). Samalla toimittajille jaettiin jo sopimusneuvottelujen pohjaksi yleiset hankintaehtomme tutustuttavaksi/kommentoitavaksi.

Toimittajat esittivät specsiämme vastaavat laitteet omasta tuotekatalogistaan ja antoivat näille jo ensimmäiset tarjouksensa. Hintoja haluttiin selvittää jo tässä vaiheessa, jotta nähdään, että eri valmistajien laitteet ovat suurinpiirtein samalla tasolla teknisesti ja näin keskenään verrattavissa.

Vastausaikaa annettiin 14 päivää, jonka aikana kaikki antoivat pyydetyt tiedot. Sähköinen työkalu helpotti projektin seuraamista ja oli kätevä todeta, että kaikki ovat aloittaneet vastaustensa työstämisen. Vastausajan päätyttyä työkalu antoi automaattiset vastausraportit, joten vertailu voitiin aloittaa saman tien.”

Täsmennykset ja toinen hinnoittelukierros

”Ensimmäisten tarjousten jälkeen osalta haluttiin vielä tarkennuksia vastauksiin. Annoimme palautteen jokaiselle erikseen ja korjaukset pyydettiin suoraan tarjouspyyntöön. Toimittajilta lukittiin tietyt kohdat, jotka ensimmäisen kierroksen perusteella olivat jo ok. Avoimeksi jätettiin vain täsmennystä vaativat kohdat. Samalla jaoimme toimittajilta saadut kysymykset sekä omat vastauksemme (lähinnä tarkennuksia teknisiin vaatimuksiin) työkalun avulla.

Yksi toimittaja jouduttiin jättämään pois, koska tuotteet eivät lopultakaan vastanneet haettua tasoa. Jäljelle jäi kolme aidosti potentiaalista toimittajaa ja vielä neljäskin vaihtoehto haluttiin myös pitää mukana, vaikka tämän hintataso olikin kaukana muista. 

Kun hankinnan näkökulmasta tärkeimmät (sopimusehdot, tuotteiden vastaavuus specsiin jne.) oli varmistettu, tehtiin vielä toinen kierros hinnantarkistuksia varten. Hankintatiimin näkökulmasta tämä oli yksinkertainen toimenpide – muut jo sovitut osiot tarjouspyynnöstä laitettiin taas lukkoon ja toimittajat pystyivät esittämään päivitetyn hinnoittelun aiemmin nimeämilleen tuotteille. Tälle lyhyelle kierrokselle vastausaikaa annettiin vain kaksi päivää.”

Hintavertailut ja toimittajavalinta

”Toinen hinnantarkistuskierros kannatti, koska aiemmin saatu yllättävän suuri hintaero kaventui merkittävästi. Lopulta toimittajien tarjoukset alkoivat olla hyvin lähekkäin toisiaan. Tietyissä vertailukorin nimikkeissä uudet ehdokkaat osoittivat hyvää kilpailukykyä, mutta lopulta päädyimme kuitenkin jatkamaan sopimusta vanhan toimittajan kanssa. Päätöksenteossa painoivat toimittajan tuntemus yrityksemme tarpeista ja toiminnasta. Myös yrityksen hyvä palaute huomioitiin arvioinnissa. Vanhan sopimukseen verraten pystyttiin aikaansaamaan säästöä useita prosenttiyksikköjä (tulos ei toki ole täysin verrattavissa, koska uusi sopimus on neuvoteltu toimittajan uuden sukupolven laitteilla).

Sähköinen työkalu selkeytti projektin läpiviemistä ja helpotti kilpailutusmateriaalin kontrolloimista projektin aikana. Tarjouspyynnön jälkeen vertailut saatiin automaattisesti ja riski omista copy/paste-virheistä poistuu. Myös aikaa säästyi, kun manuaalinen työ voidaan minimoida ja keskittyä varsinaiseen toimittajavertailuun.”

Sähköinen toimittaja-arviointi ostajan apuna

Sähköinen toimittaja-arviointi ostajan apuna

Toimittajien arvioiminen on tärkeä osa monen hankintoja tekevät yrityksen toimitusketjun hallintaa. Toimittajaa saatetaan arvioida esimerkiksi näiden laadun, toimitusvarmuuden tai kehitysvalmiuksien mukaan. Joskus saatetaan tietyn kategorian toimittajaa arvioida numeroasteikolla ja toisinaan halutaan kerätä avointa palautetta tai kehitysideoita toimittajayhteistyön kehittämisen tueksi.

Huolimatta siitä, toteutetaanko arviointi kurinalaisesti aina yhdessä sovitulle score card -pohjalle vai kerätäänkö vain avoimia ajatuksia ruutupaperille, ovat haasteet arviointien toteutuksessa usein samantyyppisiä.

  • Arviointidataa on hankala muodostaa, jos asiantuntijoilla, joiden tulisi antaa oma arvionsa, ei ole tiedossa, keitä heidän tulisi arvioida, millä mittareilla, milloin ja mihin arvioinnin tiedot toimitetaan.
  • Henkilön, joka vastaa toimittajayhteistyöstä (esim. kategoriapäällikkö), tulisi pystyä muodostamaan mahdollisimman kattava kuva toimittajan suorituskyvystä, mutta jos dataa ei ole saatavilla, perustuu kokonaiskuva vain tämän omaan käsitykseen.
  • Mitä enemmän arviointidataa voitaisiin aikaansaada, sitä luotettavampina voidaan tuloksia pitää.
  • Toisaalta positiivinen ongelma muodostuu siitäkin, että mitä enemmän dataa onnistutaan saamaan kasaan, sitä suurempi työ sen prosessoinnissa on.
  • Raportoiminen on usein työlästä ja altista manuaalisille käsittelyvirheille.

Sähköinen työkalu antaa mahdollisuuden oman yrityksen arviointipohjien luomiselle. Pohjia voidaan tehdä erilaisia eri käyttötarkoituksiin, mutta pähkinänkuoressa tämä tarkoittaa, että tiimillänne on käytössä sopimanne arviointimallit aina tarvittaessa.

Arviointeihin vastaaville henkilöille sähköinen työkalu on paikka, jossa voi selkeästi nähdä kaikki itselle osoitetut arvioinnit aikatauluineen. Uudesta arvioinnista saa ilmoituksen omaan sähköpostiin ja vastaukset annetaan suoraan työkaluun helpolle kyselylomakkeelle – ei enää irtonaisia vastaus-Exceleitä.

Toimittaja-arvioinnista vastaavan henkilön on helppo seurata arvioinnin kulkua ja esimerkiksi muistuttaa vastaajia, jotka eivät vielä ole antaneet omaa arviotaan. Vastaajia voi olla yksi tai kymmenen, mutta määrästä riippumatta kaikki arviot on tallennettu samaan paikkaan ja aina pyydetyssä muodossa. Koostettu tieto on näin raportoitavissa automaattisesti ja vaikka välittömästi vastausajan päätyttyä.

Vanhat arviointitulokset tallennetaan automaattisesti toimittajan profiiliin, ja kun samaa toimittajaa on arvioitu kahtena tai useampana aikajaksona, voidaan raportilta seurata myös toimittajan kehittymistä arviointimittareiden mukaisesti. Haluttaessa raportin tietoja voi jakaa myös suoraan kumppanille esimerkiksi yhteisissä kehityspalavereissa.

Sähköisen Toimittaja-arvio-työkalun käytön aloittaminen on erittäin helppoa: jos käytössänne on jo jonkinlainen toimittajan mittaamisen score card, voidaan sen arviointimittarit siirtää suoraan sähköiseen työkaluun. Jos arviointikriteerejä tai -kysymyksiä ei ole vielä mietitty, auttavat Noventian asiantuntijat mielellään ensimmäisten arviointipohjien rakentamisessa.

Tämän jälkeen ollaankin valmiina kutsumaan ensimmäiset arvioijat!

Toimitusketjun hallintaa toimittajakyselyllä

Paljon tietoa selvitettäväksi, vähän aikaa käytettäväksi

Maailmalla tapahtuu jatkuvasti isompia ja pienempiä käänteitä, joilla voi olla merkittäviä vaikutuksia yritysten toimitusketjuihin. Toimittajia on usein paljon ja toimitusketjuista muodostuu pitkiä.

Kun omalla alalla tai maailmanlaajuisesti ilmenee yllättävä tilanne, kuinka yritys voisi varmistua toimitusketjunsa toiminnan jatkumisesta normaalisti myös huomenna?

Kaikkein kiireellisin varmistus tietyltä tärkeimmältä toimittajalta saadaan varmasti vielä nykyäänkin puhelimella. Puhelin on nopea keino selvittää yksittäisen kumppanin tilanne ja toiminnan jatkuvuus, mutta puhelimella ei voida kartoittaa kaikkia toimittajia tehokkaasti.

Tarvittavat kysymykset voisi lähettää yhteyshenkilöille myös sähköpostilla, mutta sekään ei auta varmistamaan, että vastaukset saataisiin kerättyä selkeästi ja pyydetyssä muodossa. Vastanneista yrityksistä voi koittaa ylläpitää Exceliä, mutta sen päivittäminen ja ajantasaisten tietojen jakaminen oman hankintatiimin kesken on työlästä ja kuluttaa tarpeettomasti aikaa.

Menikö lähetetty viesti kaikille perille? Ketkä kaikki jo ovatkaan vastanneet? Joku lähetti puutteelliset vastaukset, mutta kukas se olikaan?

Hyödynnettäessä sähköistä hankinnan ohjelmistoa, muodostuu työkaluun yrityksen oma toimittajalistaus. Listauksesta löytyvät juuri omat toimittajat, itselle tärkeiden hankintakategorioiden mukaisesti luokiteltuna. Toimittajan profiilista löydetään sekä yrityksen tärkeät perustiedot että yhteyshenkilöiden tiedot.

Toimittajakysely-työkalulla voidaan selvittää ja kerätä toimittajilta mitä tahansa heidän toimintaansa liittyvää tietoa.

Esimerkkejä toimittajakyselyistä ovat yleiset toimittajien perustietojen selvitykset, sertifikaattien ja todistusten varmistukset sekä toiminnan jatkuvuuteen liittyvät kyselyt. Myös uusien toimittajien kyvykkyyksien kartoittaminen onnistuu tehokkaasti ja helposti. Kysely muodostetaan juuri kulloistenkin tarpeiden mukaisesti.

Toimittajakyselyllä voi selvittää tiedot yhdeltä, kymmeneltä tai vaikka viideltäkymmeneltä toimittajalta. Toimittajat antavat vastauksensa suoraan työkaluun, joten kaikissa vaiheissa on helppo seurata, ketkä ovat jo vastanneet ja keitä tulisi vielä muistutella. Työkalu muodostaa automaattisesti helpot yhteenvedot vastauksista.

Koska ohjelmisto toimii pilvipalveluna, pääsevät kaikki hankintatiimin henkilöt kirjautumaan omilla käyttäjätunnuksillaan. Näin jokaisen on mahdollista tarkistaa itse, mikä olikaan tilanne tietyn toimittajan kanssa.

Työkalu tukee kokonaisvaltaista toimitusketjun hallintaa. Edelleen voit soittaa tuttuun tapaan tärkeimmille avaintoimittajille, mutta samalla hallitset heidänkin tietojaan helpommin ja kontrolloidummin.

Käyttäminen ei vaadi pitkää implentointiprojektia. Aloitus hoituu todella helposti ja nopeasti. Ole yhteydessä Noventian asiakaspalveluun, niin kerromme lisää!

Aloita etänä!

Aloita etänä!

Noventian työkalujen käytön aloittaminen on yksinkertaista ja vaivatonta. Ohjelmisto on pilvipalvelu, joten voit hyödyntää sitä verkon välityksellä milloin vain, missä vain.

Et tarvitse aiempaa kokemusta – me autamme!

1. Kiinnostuitko? Ota yhteys Noventian asiakaspalvelijaan

2. Luomme sinulle käyttäjätilin, jolla voit kirjautua oman yrityksesi hankintatyökaluun

  • Laitamme kaikki aloitusasetukset valmiiksi, jotta pääset helposti alkuun.

3. Voit aloittaa työkalujen hyödyntämisen!

  • Noventian asiantuntija esittelee verkon välityksellä sinulle työalun helpot toiminnot ja antaa käytännön vinkkejä hyviin toteutuksiin.

Omat arkipäivän työtehtäväsi ovat sinulle tuttuja – muita tietoja aloittamiseen ei tarvita.

Aloitus on todella vaivaton, nopea ja hoidettavissa kokonaan verkon välityksellä. Sähköisen hankinnan edut ovat välittömästi käytössäsi.

Noventia palvelee

Noventia palvelee

Noventian asiantuntijat ovat apuna kaikissa sähköiseen hankintaan liittyvissä kysymyksissä. Puhelimen, sähköpostin tai videopalaverin muodossa voit saada apua niin sähköisen hankinnan projektiesi kuin työkalujenkin suhteen. Myös Noventian Helpdesk palvelee normaalisti ma-pe klo 8.00-16.00 välillä. Yhteystietomme löydät täältä.

Kuinka sähköinen hankinta tehostaa etätöitä

Kuinka sähköinen hankinta tehostaa etätöitä

Sähköinen hankinnan ohjelmisto tarjoaa tehokkaan alustan strategisen hankinnan töiden hoitamiselle. Ohjelmisto mahdollistaa etätyöt ja luo edellytykset hankintatiimin yhteiselle työskentelylle. 

Ohjelmistolla toteutettavat hankinnan tehtävät voidaan hoitaa milloin vain, missä vain, kun käytössä on verkkoyhteys. Kaikilla asianosaisilla on pääsy omien tehtäviensä pariin sähköiselle alustalle.

Sähköinen tarjouspyyntö

  • Tarjouspyyntö valmistellaan ja julkaistaan sähköisessä työkalussa. Valmisteluun voivat osallistua kaikki hankintatiimin jäsenet omilta työkoneiltaan. Toimittajat antavat tarjouksensa suoraan työkaluun, joten myöhemmin myös yhteenvedot ja vertailut ovat saatavissa yhdestä paikasta.

Sähköinen huutokauppa

  • Sähköisessä hintaneuvottelussa toimittajat antavat omat tarjouksensa etukäteen määritetylle kokonaisuudelle sovittujen ehtojen mukaisesti. Toimittajilla on työkalun live-ympäristössä mahdollisuus reagoida muutoksiin kilpailutilanteessa. Hankinta voi seurata kilpailun etenemistä ja vahvistaa lopputulokset hintaneuvottelun päätyttyä.

Sähköinen hankintasopimusten hallinta

  • Toimittajan kanssa tehty sopimus tallennetaan yrityksen toimittajaprofiiliin. Hankintatiimi näkee selkeästi toimittajan sopimustilanteen ja -historian. Automaattiset muistutukset auttavat pysymän tilanteen tasalla. Helpot raportit selkeyttävät kokonaiskuvaa hankinnalle.

Sähköinen toimittajakysely

  • Toimittajayrityksiltä voidaan kerätä kootusti tärkeitä toimintaan liittyviä tietoja. Vakuutustiedot, eettiset, sosiaaliset ja ympäristöasiat ja esimerkiksi toiminnan jatkuvuuteen liittyvät selvitykset kerätään hallitusti, arvioidaan sovitusti ja tallennetaan oman tiimin saataville. Kerätty data muodostaa oman yrityksen toimittajaportfolion, jonka avulla toimitusketjua voidaan hallita.

Sähköinen toimittaja-arvio

  • Valittua toimittajaa voidaan arvioida omalle yritykselle tärkeiden mittarien mukaan. Arviot esimerkiksi toimittajan toimitusvarmuudesta, laadusta ja palvelutasosta kerätään oman yrityksen henkilöiltä suoraan työkaluun. Arviot ovat aina oikeassa muodossa, aina saatavilla ja helposti raportoitavissa.

 

Sähköinen ohjelmisto toimii alustana kaikille näille strategisen hankinnan tehtäville. Ohjelmisto tarjoaa työkaluja toimittajasuhteen hoitamiseen silloinkin, kun se ei perinteisen menetelmin ole tehokasta tai mahdollista. Kun tiedot tuotetaan ja tallennetaan hankintatiimin yhteiselle sähköiselle alustalle, eivät eri toimenpiteet ole paikasta riippuvaisia.

Ohjelmisto mahdollistaa hankintatiimille joustavan yhteistyön ja osallistumisen. Työkaverin auttaminen ja tuuraaminen on helpompaa, ja töitä voidaan jatkaa mahdollisimman normaalisti myös poikkeuksellisina aikoina.

Lopultakin kaikki toimittajatiedot yhdessä paikassa!

Toimittajatiedot hallintaan helposti

Nykypäivän hankintaympäristössä käsitellään paljon monenlaista toimittajiin liittyvää tietoa. Toimittajayrityksessä saattaa olla yksi, viisi tai kymmenen yhteyshenkilöä, joiden kanssa yhteydenpitoa hoidetaan. Samaten hankinnan puolella voi olla useita eri yhteyshenkilöitä toimittajan suuntaan.

 Jos tietoa vaihdetaan vain puhelimen, sähköpostin ja irtonaisten liitetiedostojen välillä, miten voisikaan olla mahdollista pysyä tilanteen tasalla. Käsityönä ylläpidettävät Excel-taulukot ovat työläitä käsitellä, eivätkä palvele enää nykyajan tarpeita.

Työkaluun tallennetaan helposti toimittajayrityksen perustiedot, kuten nimi, VAT-tunnus ja vaikkapa mahdollinen toimittajanumero, jos kyseessä on jo aktiivinen yhteistyökumppaninne. Voit tallentaa myös kaikki toimittajan yhteyshenkilöt yhteystietoineen sekä esimerkiksi yritykseen liittyvät tärkeät sähköpostit, palaverimuistiot ja muut dokumentit. Tilaajavastuudokumentitkin voidaan hakea automatisoidusti ja arkistoida samaan paikkaan.

Jos et halua perustaa toimittajia yksitellen, voidaan tiedot tuoda valmiiksi käyttöänne varten muistakin lähteistä – vaikkapa lataamalla ne omalta Excel-pohjaltanne. Halutessasi toimittajille voidaan avata itsenäisen rekisteröitymisen mahdollisuus, jolloin kiinnostunut toimittajakandidaatti voi oma-aloitteisesti jättää yrityksensä tiedot käytettäväksenne. Sinä päätät, haluatko hyväksyä yrityksen toimittajalistaukseenne mahdollista myöhempää käyttöä varten.

Yrityksesi hyödyntäessä Noventian ohjelmiston sähköisiä kilpailutustyökaluja, näet toimittajan koko tarjoushistorian selkeästi yhdessä näkymässä. Toisaalta näet myös, jos toimittaja ei jostain syystä ole jättänyt tarjousta tarjouspyyntöönne.

Ja jos sinä tai kollegasi olette arvioineet toimittajan suoriutumista, näet aina tuoreimmat tulokset ja toimittajan kehityksen eri aikoina. Tai jos olette selvittäneet sähköisellä toimittajakyselytyökalulla yritykseltä muita tietoja, kuten toimintatapoja tai laatujärjestelmiä, voitte löytää kaiken tiedon yhdestä keskitetystä paikasta.

Kun seuraavan kerran haluat löytää tietoa tietystä toimittajayrityksestä, tiedät täsmälleen, mistä etsiä!

Tarjousten analysoinnin vaikeus ja helppous

Analyysin vaikeus ja helppous

Kun kilpailutusprosessi on edennyt siihen pisteeseen, että tarjouspyyntöön vastanneet toimittajat ovat antaneet tarjouksensa, alkaa ostajan kannalta prosessin pitkäveteisin ja toisaalta tarkkuutta vaativin vaihe: toimittajien tarjouksista on muodostettava yhteenveto vertailua ja analysointia varten. Vertailtavat rivit olisi saatava rinnakkain eri toimijoilta ja samalla on varmistettava, että ehdokkaat ovat todella tarjonneet pyydettyjä tuotteita, palveluita tai muita kokonaisuuksia.

Pelkkä yksikköhintojen tarkastelu ei kerro mitään kokonaiskustannuksista, joten vertailuun on syytä muotoilla laskukaavoilla myös volyymien huomioiminen. Ja ennen kuin päästään varsinaisen vertailun pariin, on suositeltavaa vielä tuplatsekata laskentakaavat – hankintapäätöstä ei haluta tehdä virheellisiä faktoja punniten.

 

Eikö olisi mukavaa, jos voitaisiin varmistua, että tarjoustiedot saataisiin välittömästi määräajan jälkeen oikeaan järjestykseen valmiille analyysipohjalle vertailua varten?”

 

Sähköinen tarjouspyyntö varmistaa, että toimittajien tarjoukset kerätään juuri hankinnan pyytämässä muodossa ja hintarivit ovat ostajan pyytämässä järjestyksessä. Kun tarjoukset on pyydetty sähköiseen työkaluun, päästään myös vertailu aloittamaan välittömästi. Tiedot saadaan suoraan valmiille analyysipohjille, joten laskukaavoja ei tarvitse rakentaa itse.

Analyysista löytyy valmiina esimerkiksi tarjousten peittoprosentin vertailu, joka auttaa yhdellä silmäyksellä näkemään, ovatko ehdokkaat tehneet puutteellisia tarjouksia vai voidaanko toimittajia verrata tasavertaisesti. Analyysin hintahajonta-toiminto osoittaa selkeästi sellaiset tuoterivit, joissa vastaanotetut hinnat vaihtelevat rajusti. Näin on helppo löytää mahdolliset hinnoitteluvirheet, kuten väärässä valuutassa tehdyt tarjoukset tai vaikkapa huomata toimittajan antaneen vahingossa hinnan väärälle tuotteelle tai väärälle määrälle.

Lisäksi analyysi helpottaa merkittävästi erilaisten vertailunäkökulmien huomioimista. Vertailua voidaan tehdä helposti esimerkiksi tarjouspyynnön koko kokonaisuuden perusteella tai keskittyä pelkästään eniten rahallista arvoa sitoviin nimikkeisiin.

Usein hankintapäätöstä tehtäessä on syytä arvioida myös muita kustannuksia, kuten rahtikustannuksia, mahdollisia toimittajavaihdoksesta syntyviä kustannuksia tai vaikkapa soveltaa toimittajan kanssa sovittuja lisäalennuksia yksikköhintoihin. Analyysi mahdollistaa myös näiden muiden tekijöiden huomioimisen, jotta vertailu tapahtuu todellisten kokonaiskustannusten perusteella.

Analyysista on olemassa useampia versioita erilaisiin käyttötarpeisiin: yksinkertaisimmalla analyysilla on helppo aloittaa vertailu ja monipuolisempien analyysien lisätoiminnot tukevat tarjousten laajemmassa vertailussa monin eri tavoin.

 

Noventian tiimi järjestää mielellään tutustumisen analyysien toimintoihin. Säästä aikaasi ja aloita tänään!

Sähköinen tarjouspyyntö – helpotusta hommiin!

Tarjouspyynnön 1-2-3

Tarjouspyyntö on prosessina melko yksinkertainen juttu:

  • Hankintaa suunnitteleva ostaja listaa alustavat tiedot siitä, mitä ollaan hankkimassa ja millaisilla vaatimuksilla ja rajauksilla.
  • Nämä tiedot toimitetaan sopiviksi oletetuille toimittajaehdokkaille, jotka tutustuvat aineistoon, laativat oman tarjouksensa ja palauttavat sen ostajalle.
  • Ostaja pyrkii saamaan tarjoukset vertailukelpoisiksi ja tekemään toimittajavalinnan kerättyjen faktojen perusteella.

Yksinkertaistettuna kyse on siis tiedonvaihdosta ostajan ja tarjoajaehdokkaan välillä – ensin ostajalta toimittajille ja sitten takaisin toimittajalta ostajalle. Ennen koko prosessi on yritetty hoitaa sähköpostin välityksellä, mutta kuten jokainen sähköpostia käyttänyt on todennut, se ei aina ole kovin ketterä väline tiedonvaihtamiseen ja pitkäkestoisen prosessin hallintaan. Nopeatempoisessa tiedottamisessa sen hyödyt ovat kiistämättömät, mutta kun tietoa liikkuu paljon ja osallistuvia osapuolia on useita (vieläpä keskenään kilpailevia tahoja), on olemassa helpompiakin tapoja.

Työkalu tuo helpotusta

Sähköisen tarjouspyyntötyökalun hyödyntäminen on hyvin yksinkertaista. Tarjouspyynnön valmistelemiseksi ostaja tarvitsee vain samat tiedot kuin muutenkin kilpailutustilannetta valmisteltaessa: mitä hankintaan ja millaisilla rajauksilla tai ehdoilla. Sen sijaan, että näistä tarvitsisi itse laatia PDF- tai Excel-dokumentteja, muodostetaan tarjouspyyntö helppokäyttöisen sähköisen työkalun avulla.

Valmista tarjouspyyntöä ei lähetä sähköpostilla toimittajille, vaan heidät kutsutaan pilvipalveluna käytettävään tarjouspyyntötyökaluun antamaan tarjoustietonsa ostajan esittämiin kysymyksiin. Näin varmistutaan myös siitä, että toimittajilla työstettävänä oleva tarjouspyyntö on aina ajan tasalla – myös niissä tilanteissa, kun ostajan on korjattava tarjouspyynnön sisältöä kesken prosessin.

Koska toimittajat syöttävät tarjouksensa suoraan työkaluun, ei ostajan enää tarvitse käyttää aikaa erilaisten tarjousten määrämuotoistamiseen. Kaikki tarjoustiedot vastaanotetaan juuri pyydetyssä muodossa ja vertailut saadaan työkalusta välittömästi tarjousajan päätyttyä. Näin voidaan minimoida erittäin aikaavievä tarjousten vertailukelpoiseksi saattaminen ja vapauttaa työaikaa ostajan varsinaiseen tehtävään eli tarjousten hinnan ja muiden vertailuperusteiden analysointiin.

Jokainen hankintatoimessa työskentelevä osaa käyttää työkaluja ja hyötyy niistä. Kysy lisää, autamme mielellämme!

Sähköinen huutokauppa – pelkkä hintavääntö vai paljon muutakin?

Oletko ollut tilanteessa, jossa hankinnan kohteelle olisi enemmän kuin yksi mahdollinen toimittajaehdokas?

Jotta hankintapäätöstä voidaan pitää onnistuneena, on olennaista huomioida ehdokkaiden vahvuudet, laatuerot, erilaiset toimitusmallit ja muut mahdolliset eroavaisuudet. Näiden lisäksi vertailussa tarkastellaan tarjousten kustannuspuolta. Nämä yksinkertaiset lainalaisuudet pätevät kaikkeen hankintatekemiseen.

Mikäli toimittajien välillä ei ole ilmennyt eroavaisuuksia, on edullisimman tarjouksen esittänyt toimittaja vahvoilla. Vastaavasti, jos joku toimittajista pystyy tarjoamaan ylivertaista laatua tai muuta kiinnostavaa lisäarvoa, saattaa ostaja olla valmis maksamaan tästä vähän enemmän. Lopullisen päätöksen lukitseminen on hankalaa, sillä hyvin usein toimittajat haluavat jatkaa neuvotella hinnasta saatuaan tietoa omasta asemastaan kilpailussa.

Luonnollisesti neuvotteleminen hinnasta on kiinnostavaa ostajan kannalta, mutta samalla se on usein erittäin aikaa vievää ja hankalasti hallittavaa. Pallo pysyy ilmassa useamman tarjoajan suuntaan ja useiden soitto- ja neuvottelukierrosten jälkeenkin saadaan taas uusia korjattuja tarjouksia. Jossain vaiheessa peli on puhallettava poikki ja harmittavan usein jää arveluttamaan ajatus ”mitä olisi voitu saavuttaa, jos neuvottelujen jatkamiseen olisi ollut aikaa”.

Sähköinen huutokauppa on hintaneuvottelu, jossa tarjoajat voivat todeta oman tilanteensa markkinalla ja halutessaan osoittaa kiinnostuksensa kauppoihin esittämällä kilpailukykyisen tarjouksen.

Lähtökohtana sähköiselle huutokaupalle on, että ostajan on pystyttävä ennalta määrittelemään kilpailun kohteena oleva kokonaisuus täsmällisesti – siis tuotteet, palvelut, raaka-aineet tai vaikkapa näiden yhdistelmät. Ei ole olemassa rajoja siitä, mikä kohde huutokauppaan soveltuu tai mikä ei sovellu, kunhan kohde vain on tarkasti määriteltävissä, jotta toimittajat pystyvä esittämään täsmällisen tarjouksensa. Kuten perinteisessäkin hintaneuvottelussa, lopullinen hankintatarve määräytyy usein vasta sopimuskaudella. Tämä on ihan ok – kunhan se kommunikoidaan tarjoajille etukäteen.

Huutokauppaan kutsutaan osallistumaan vain ne ehdokkaat, jotka ostaja toteaa aidosti potentiaalisiksi. On erittäin tärkeää tiedostaa, että eri tarjoajien ja näiden tuotteiden ei tarvitse olla täysin yhteneväisiä, sillä ostaja voi huomioida nämä eroavaisuudet vertailussa. Esimerkiksi rahti- tai vaihtokustannukset sekä toimittajien laatuerot arvioidaan ja syötetään sähköiseen huutokauppatyökaluun ennen huutokaupan käynnistämistä. Näiden tekijöiden ansiosta tarjouksia voidaan verrata ja osallistuva toimittaja näkee todellisen tilanteensa kilpailussa. Vertailu on tasapuolista ja huomioi toimittajien väliset erot.

Toimittajalle huutokauppaan osallistuminen on hyvin yksinkertaista. Huutokauppa käynnistyy ostajan ilmoittamana ajankohtana ja tarjous esitetään ostajan nimeämälle kokonaisuudelle. Osallistuminen on aina anonyymiä, eikä osallistuja tiedä, ketkä tai kuinka monta kilpailijaa huutokauppaan osallistuu. Vain oman aseman varmistamiseen tarvittavat tiedot ovat saatavilla.

Perinteisessä hintaneuvottelussa toimittaja on voinut reagoida vasta siinä vaiheessa, kun ostaja on tiedottanut hänelle, että kokonaisuuden arvioimisen jälkeen kauppa olisi menossa toiselle kilpailijalle. Sähköisen hintaneuvottelun tehokkuus syntyy siitä, että ostaja on tehnyt muiden vaikuttavien asioiden arvioinnin ennalta ja näin toimittajan on mahdollista reagoida tilanteeseen reaaliaikaisesti. Jos asetelma näyttää siltä, että toimittaja olisi joutumassa ulos kilpailusta, mutta hänellä olisi vielä halukkuutta jatkaa neuvottelua, voi hän parantaa asemaansa välittömästi.

Huutokaupan jälkeen ostajalla on selkeästi tiedossa kokonaisuuden kannalta paras tarjoaja. On tärkeä huomata, että voittaja ei välttämättä ole halvimman hinnan esittänyt tarjoaja, vaan se yritys, joka on paras vertailuhinnaltaan – siis huomioiden kaikki vertailuun vaikuttavat tekijät.