Sähköinen tarjouspyyntö – helpotusta hommiin!

Tarjouspyynnön 1-2-3

Tarjouspyyntö on prosessina melko yksinkertainen juttu:

  • Hankintaa suunnitteleva ostaja listaa alustavat tiedot siitä, mitä ollaan hankkimassa ja millaisilla vaatimuksilla ja rajauksilla.
  • Nämä tiedot toimitetaan sopiviksi oletetuille toimittajaehdokkaille, jotka tutustuvat aineistoon, laativat oman tarjouksensa ja palauttavat sen ostajalle.
  • Ostaja pyrkii saamaan tarjoukset vertailukelpoisiksi ja tekemään toimittajavalinnan kerättyjen faktojen perusteella.

Yksinkertaistettuna kyse on siis tiedonvaihdosta ostajan ja tarjoajaehdokkaan välillä – ensin ostajalta toimittajille ja sitten takaisin toimittajalta ostajalle. Ennen koko prosessi on yritetty hoitaa sähköpostin välityksellä, mutta kuten jokainen sähköpostia käyttänyt on todennut, se ei aina ole kovin ketterä väline tiedonvaihtamiseen ja pitkäkestoisen prosessin hallintaan. Nopeatempoisessa tiedottamisessa sen hyödyt ovat kiistämättömät, mutta kun tietoa liikkuu paljon ja osallistuvia osapuolia on useita (vieläpä keskenään kilpailevia tahoja), on olemassa helpompiakin tapoja.

Työkalu tuo helpotusta

Sähköisen tarjouspyyntötyökalun hyödyntäminen on hyvin yksinkertaista. Tarjouspyynnön valmistelemiseksi ostaja tarvitsee vain samat tiedot kuin muutenkin kilpailutustilannetta valmisteltaessa: mitä hankintaan ja millaisilla rajauksilla tai ehdoilla. Sen sijaan, että näistä tarvitsisi itse laatia PDF- tai Excel-dokumentteja, muodostetaan tarjouspyyntö helppokäyttöisen sähköisen työkalun avulla.

Valmista tarjouspyyntöä ei lähetä sähköpostilla toimittajille, vaan heidät kutsutaan pilvipalveluna käytettävään tarjouspyyntötyökaluun antamaan tarjoustietonsa ostajan esittämiin kysymyksiin. Näin varmistutaan myös siitä, että toimittajilla työstettävänä oleva tarjouspyyntö on aina ajan tasalla – myös niissä tilanteissa, kun ostajan on korjattava tarjouspyynnön sisältöä kesken prosessin.

Koska toimittajat syöttävät tarjouksensa suoraan työkaluun, ei ostajan enää tarvitse käyttää aikaa erilaisten tarjousten määrämuotoistamiseen. Kaikki tarjoustiedot vastaanotetaan juuri pyydetyssä muodossa ja vertailut saadaan työkalusta välittömästi tarjousajan päätyttyä. Näin voidaan minimoida erittäin aikaavievä tarjousten vertailukelpoiseksi saattaminen ja vapauttaa työaikaa ostajan varsinaiseen tehtävään eli tarjousten hinnan ja muiden vertailuperusteiden analysointiin.

Jokainen hankintatoimessa työskentelevä osaa käyttää työkaluja ja hyötyy niistä. Kysy lisää, autamme mielellämme!

Sähköinen huutokauppa – pelkkä hintavääntö vai paljon muutakin?

Oletko ollut tilanteessa, jossa hankinnan kohteelle olisi enemmän kuin yksi mahdollinen toimittajaehdokas?

Jotta hankintapäätöstä voidaan pitää onnistuneena, on olennaista huomioida ehdokkaiden vahvuudet, laatuerot, erilaiset toimitusmallit ja muut mahdolliset eroavaisuudet. Näiden lisäksi vertailussa tarkastellaan tarjousten kustannuspuolta. Nämä yksinkertaiset lainalaisuudet pätevät kaikkeen hankintatekemiseen.

Mikäli toimittajien välillä ei ole ilmennyt eroavaisuuksia, on edullisimman tarjouksen esittänyt toimittaja vahvoilla. Vastaavasti, jos joku toimittajista pystyy tarjoamaan ylivertaista laatua tai muuta kiinnostavaa lisäarvoa, saattaa ostaja olla valmis maksamaan tästä vähän enemmän. Lopullisen päätöksen lukitseminen on hankalaa, sillä hyvin usein toimittajat haluavat jatkaa neuvotella hinnasta saatuaan tietoa omasta asemastaan kilpailussa.

Luonnollisesti neuvotteleminen hinnasta on kiinnostavaa ostajan kannalta, mutta samalla se on usein erittäin aikaa vievää ja hankalasti hallittavaa. Pallo pysyy ilmassa useamman tarjoajan suuntaan ja useiden soitto- ja neuvottelukierrosten jälkeenkin saadaan taas uusia korjattuja tarjouksia. Jossain vaiheessa peli on puhallettava poikki ja harmittavan usein jää arveluttamaan ajatus ”mitä olisi voitu saavuttaa, jos neuvottelujen jatkamiseen olisi ollut aikaa”.

Sähköinen huutokauppa on hintaneuvottelu, jossa tarjoajat voivat todeta oman tilanteensa markkinalla ja halutessaan osoittaa kiinnostuksensa kauppoihin esittämällä kilpailukykyisen tarjouksen.

Lähtökohtana sähköiselle huutokaupalle on, että ostajan on pystyttävä ennalta määrittelemään kilpailun kohteena oleva kokonaisuus täsmällisesti – siis tuotteet, palvelut, raaka-aineet tai vaikkapa näiden yhdistelmät. Ei ole olemassa rajoja siitä, mikä kohde huutokauppaan soveltuu tai mikä ei sovellu, kunhan kohde vain on tarkasti määriteltävissä, jotta toimittajat pystyvä esittämään täsmällisen tarjouksensa. Kuten perinteisessäkin hintaneuvottelussa, lopullinen hankintatarve määräytyy usein vasta sopimuskaudella. Tämä on ihan ok – kunhan se kommunikoidaan tarjoajille etukäteen.

Huutokauppaan kutsutaan osallistumaan vain ne ehdokkaat, jotka ostaja toteaa aidosti potentiaalisiksi. On erittäin tärkeää tiedostaa, että eri tarjoajien ja näiden tuotteiden ei tarvitse olla täysin yhteneväisiä, sillä ostaja voi huomioida nämä eroavaisuudet vertailussa. Esimerkiksi rahti- tai vaihtokustannukset sekä toimittajien laatuerot arvioidaan ja syötetään sähköiseen huutokauppatyökaluun ennen huutokaupan käynnistämistä. Näiden tekijöiden ansiosta tarjouksia voidaan verrata ja osallistuva toimittaja näkee todellisen tilanteensa kilpailussa. Vertailu on tasapuolista ja huomioi toimittajien väliset erot.

Toimittajalle huutokauppaan osallistuminen on hyvin yksinkertaista. Huutokauppa käynnistyy ostajan ilmoittamana ajankohtana ja tarjous esitetään ostajan nimeämälle kokonaisuudelle. Osallistuminen on aina anonyymiä, eikä osallistuja tiedä, ketkä tai kuinka monta kilpailijaa huutokauppaan osallistuu. Vain oman aseman varmistamiseen tarvittavat tiedot ovat saatavilla.

Perinteisessä hintaneuvottelussa toimittaja on voinut reagoida vasta siinä vaiheessa, kun ostaja on tiedottanut hänelle, että kokonaisuuden arvioimisen jälkeen kauppa olisi menossa toiselle kilpailijalle. Sähköisen hintaneuvottelun tehokkuus syntyy siitä, että ostaja on tehnyt muiden vaikuttavien asioiden arvioinnin ennalta ja näin toimittajan on mahdollista reagoida tilanteeseen reaaliaikaisesti. Jos asetelma näyttää siltä, että toimittaja olisi joutumassa ulos kilpailusta, mutta hänellä olisi vielä halukkuutta jatkaa neuvottelua, voi hän parantaa asemaansa välittömästi.

Huutokaupan jälkeen ostajalla on selkeästi tiedossa kokonaisuuden kannalta paras tarjoaja. On tärkeä huomata, että voittaja ei välttämättä ole halvimman hinnan esittänyt tarjoaja, vaan se yritys, joka on paras vertailuhinnaltaan – siis huomioiden kaikki vertailuun vaikuttavat tekijät.

”Muistathan hoitaa kilpailutustani lomani aikana?!”

”Muistathan hoitaa kilpailutustani lomani aikana?!”

Lomakausi tuo omanlaiset haasteensa kilpailutusten toteutukseen. Sekä hankinnan että kilpailutuksiin osallistumaan kutsutun toimittajan puolella lomat pyritään usein porrastamaan niin, että tiimin henkilöistä aina joku olisi töiden parissa hoitamassa juoksevia tehtäviä myös kesäkauden aikana. Tämän päivystysvuoroa hoitavan henkilön ei kuitenkaan aina ole helppo jatkaa kollegoiden valmistelemia projekteja tai pysyä ajan tasalla jo käynnissä olevista kilpailutuksista.

Sähköinen tarjouspyyntötyökalu selkeyttääkin kilpailutuksiin liittyvien työtehtävien hoitamista myös lomakauden aikana.

Sähköinen tarjouspyyntötyökalu soveltuu kaikenlaisten kilpailutusten toteutukseen. Oli kyseessä sitten viikoittaisena toistuva hintojen tarkistuskierros vakiokumppaneilta tai mittavampi hankintaprojekti, on kilpailutus helppo muotoilla työkalulla ja julkaista kutsutuille tarjoajaehdokkaille. Hankinnan puolella on erittäin helppo seurata tarjoajien etenemistä ja tilanteen kehittymistä – ketkä ovat tutustuneet kilpailutusmateriaaliin, ovatko tarjoajat jo aloittaneet vastaamisen ja onko vastaanotettu tarjoajien esittämiä kysymyksiä kilpailutukseen liittyen.

Perinteisesti tällaisia tietoja on ollut vaikea seurata ja esimerkiksi mahdolliset tarjoajien kysymykset ovat voineet jäädä koko kesän ajaksi jumiin lomalla olevan ostajakollegan sähköpostiin. Sähköisellä työkalulla toteutettavan tarjouspyynnön tiedot ovat kaikissa tilanteissa reaaliaikaisesti koko hankintatiimin helposti kontrolloitavissa.

Myös toimittajapuolella pyritään pitämään lomat pois alta lämpimien kesäkuukausien aikana. Tällöin toimittajayrityksellä voi olla haasteita seurata prosessin etenemistä, löytää hankintatiimin viimeisimmät speksit ja vaatimukset tai vaikkapa pysyä tilanteen tasalla siitä, mitä tietoja oma kollega on jo tarjoukseen liittyen koostanut. Sähköiseen tarjouspyyntöön voidaan kutsua toimittajalta yksi tai useampia yhteyshenkilöitä, henkilöillä on helppo pääsy ajantasaiseen tarjouspyyntömateriaaliin ja tiimi voi muodostaa tarjouksensa yhdessä toinen toistensa työtä täydentäen.

 

Sähköinen tarjouspyyntötyökalu tuo kilpailutusten hoitamisen nykypäivään sekä hankinnan että toimittajien näkökulmasta. Hyvää kesää!

Top 5 syyt – Miksi SÄHKÖINEN TARJOUSPYYNTÖ?

Top 5 syyt KÄYTTÄÄ SÄHKÖISTÄ TARJOUSPYYNTÖÄ

Miksi SÄHKÖINEN TARJOUSPYYNTÖ

Perinteisesti tarjouspyyntö on toteutettu koostamalla kilpailutuksen vaatimukset ja muut projektin perustiedot PDF-dokumenteiksi ja Excel-taulukoiksi. Koostettu materiaali on toimitettu potentiaalisiksi katsotuille tarjoajille sähköpostilla, tarjoajat ovat muodostaneet vaatimusten perusteella oman tarjouksensa, joka on palautettu takaisin hankinnalle sähköpostin välityksellä. Määräajan jälkeen kilpailutusta tekevä taho on aloittanut tarjousdokumenttien perkaamisen, koostamisen ja vertailukelpoisuuden varmistamisen. Tämän työlään vaiheen jälkeen on päästy lopulta varsinaiseen tarjousten vertaamiseen.

SÄHKÖINEN TARJOUSPYYNTÖ tarjoaa nykyaikaisen ja selkeämmän vaihtoehdon sähköpostin välityksellä toteutetulle kilpailutusprosessille. Sovelluksen avulla monia kilpailutuksen työläitä vaiheita voidaan helpottaa merkittävästi tai jopa poistaa.

Katso alta Top 5 syyt, miten sähköisen tarjouspyyntötyökalu tuo helpotusta kilpailutuksiin:

1. Selkeä hallinta materiaaliin

Sähköisessä tarjouspyynnössä kilpailutuksen sisältö muotoillaan helppokäyttöisellä Internetissä toimivalla sovelluksella. Materiaalia ei siis tarvitse enää muotoilla Word- tai PDF-lomakkeiksi – toki mahdolliset liitteet, kuten tuotekuvaukset tai kohteen piirustukset voidaan jakaa helposti osana tarjouspyyntöä. Mikäli tarjouspyyntöä tulisi muokata tai päivittää kesken kilpailutuksen, on muutokset helppo tehdä työkalun avulla. Koko kilpailutusaineisto on selkeästi hallittavissasi kaikissa vaiheissa.

2. Tilannekontrolli ja seuranta

Sähköinen työkalu mahdollistaa täysin uudenlaisen tilanteenhallinnan kilpailutusprosessissa. Perinteisesti tarjouspyyntöprosessin seuraaminen on ollut työlästä ja aikaa vievää. Työkalussa nähdään kaikissa vaiheissa: mitkä yritykset on kutsuttu osallistumaan, milloin tarjoajat ovat käyneet tutustumassa tarjouspyyntöön, onko vastaaminen vielä kesken ja tarvitaanko mahdollisesti lisää vastaamisaikaa – kaikki tämä reaaliaikaisesti yhdessä näkymässä.

3. Yhteenvedot (pyydetyssä muodossa)

Eniten aikaa kuluttavaksi kilpailutuksen vaiheeksi hankintojen parissa työskentelevät ammattilaiset mainitsevat usein tarjousten koostamisen. Tarjoukset on vastaanotettu erilaisissa sähköposteissa ja tarjousliitteet ovat yleensä jokaisella osallistujalla erilaisia. Kaikki tämä aikaa vievä näppäily on tehtävä ennen varsinaista työtä eli tarjousten vertailun aloittamista.

Sähköisessä tarjouspyynnössä toimittajat antavat tarjouksensa työkalussa esitettyihin kysymyksiin ja aina hankinnan määrittämässä muodossa. Hankintaa valmistellessa valitaan, halutaanko vastaukset esimerkiksi avoimena tekstinä, numeroina, liitetiedostona tai annetaanko toimittajalle valmiit vastausvaihtoehdot. Toimittajille vastaaminen on helppoa ja he saavat varmuuden, että kaikki hankinnan haluama tieto on syötetty.

Työkalu muodostaa hankinnalle selkeät yhteenvedot toimittajien antamista vastauksista. Raporttipohjia on erilaisia ja tarjousten käsittely voidaan aloittaa välittömästi vastausajan päätyttyä. Työkalu säästää aikaa oikeaan työhön eli todelliseen tarjousten potentiaalin vertaamiseen.

4. Tiimillä mahdollisuus osallistua

Sähköinen työkalu mahdollistaa, että koko prosessiin osallistuva hankintatiimi voi kaikkina ajankohtina seurata tarjouspyynnön etenemistä ja antaa panoksensa prosessiin. Esimerkiksi oman yrityksen tekniset asiantuntijat, hankintatiimin johto tai muut kollegat voivat pysyä ajan tasalla tilanteen kehittymisestä keskitetyn työkalun avulla. Vastaanotetut tarjoukset eivät enää jää jumiin yhden yhteyshenkilön sähköpostilaatikkoon esimerkiksi loma- tai sairaspoissaolojen vuoksi, vaan prosessia voidaan edistää kaikissa vaiheissa helposti koko tiimin panoksella.

5. Tiedot tallentuvat

Luonnollisesti kilpailutuksen tuloksena muodostetaan valitun toimittajan kanssa hankintasopimus ja tarjouksen hinta- ym. tiedot tallennetaan toiminnanohjausjärjestelmiin tulevia tilauksia varten. Muiden tarjoajien esittämät tarjoukset sekä hankinnan tekemät tarjousvertailun johtopäätökset eivät kuitenkaan yleensä tallennu mihinkään. Seuraavan kilpailutuskierroksen tullen ei ole tietoa, miksi tietty toimittaja valittiin tai onko toisella toimittajalla ilmennyt kriittisiä puutteita.

Sähköisessä työkalussa hankintaa tekevä osapuoli voi helposti tallentaa analysoidut tarjousvertailut sekä tekemänsä päätökset ja muut huomiot selkeästi muun kilpailutustiedon yhteyteen. Muistiinpanot on helppo tarkistaa aina tarvittaessa ja toimittajakotaisesti voidaan nähdä historia kaikista kilpailutuksista, joihin yritys on osallistunut.

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä ja aloita jo tänään!

Toimittaja-arvioinnin käyttö on helppoa

Sähköinen työkalu mahdollistaa nykyaikaisen ja helpon tavan toimittajayritysten arvioimiseen. Ohjelmisto toimii pilvipalveluna, joten yrityksenne henkilöt pääsevät antamaan arvionsa verkon välityksellä milloin vain.

 

Nykyaikaisen sähköisen työkalun käyttöönotto ei ole raskas it-projekti. Omille käyttäjille avataan käyttäjätunnukset ja toimittaja-arvioiden tekemisen voi aloittaa saman tien. Sisäisen arvioijat on helppo kutsua antamaan oman arvionsa valmiiksi avatulle sähköiselle vastauslomakkeelle.

 

Jos yrityksellänne on jo entuudestaan olemassa omat arviointikriteerit ja seurattavat mittarit, voidaan nämä siirtää suoraan sähköiseen työkaluun. Itse arviointimallia ei siis tarvitse vaihtaa – myös jatkossa arvioitte kumppaneita tutuilla kriteereillä, mutta työkalun avulla saavutatte helppouden tiedon keräämiseen, yhteenvetämiseen ja tallentamiseen.

 

Työkalun ansiosta toimittaja-arvioita voidaan kerätä laajemmalta arvioijajoukolta ja myös arvioitavien yritysten määrää on mahdollista kasvattaa merkittävästi. Tiedon seuraaminen ja yhteenvetäminen ei ole koskaan ollut näin helppoa!

Toimittaja-arviointien toteuttaminen

Monet yritykset ja erityisesti näiden hankinta-organisaatiot pyrkivät osana oman toimintansa kehittämistä luomaan ja tiivistämään yhteistyötään toimittajayritystensä kanssa. Hyvät kumppanit nähdään olennaisena osana oman kilpailukyvyn kehittämistä ja tiivis yhteistyö koetaan molemminpuolisena hyötynä.

Yhtenä tärkeimmistä kumppanuuden kehittämisen välineistä on toimittajan suorituskyvyn mittaaminen. Erilaisia mittareita voidaan luoda omien lähtökohtien ja valitun toimittajan strategisen aseman mukaisesti. Uutta toimittajaa saatetaan auditoida ja arvioida tämän potentiaalin selvittämiseksi. Olemassa olevaa kumppania voidaan tarkastella esimerkiksi laadun, joustavuuden, reklamaatioiden määrän tai palvelualttiuden kannalta. Mittareiden perusteella raportoituja tuloksia käytetään yhteistyön kehittämisen lähtökohtana.

Arviointien kannalta tärkeää on tavoittaa oman organisaation avainhenkilöt kuten laadunhallinnan, hankintojen tai vastuullisuusasioiden parissa työskentelevät omat asiantuntijamme. Näille sisäisille stakeholdereille on luotava mahdollisuus esittää oma arvionsa valitusta toimittajasta mahdollisimman vaivattomasti, jotta tärkeä sisäinen tieto saadaan hyödynnettäväksi.

Tiedon myöhemmän hyödynnettävyyden kannalta on tärkeää, että arviointia tehdessä käytetään yhdessä sovittuja arviointikriteerejä, kuten yhteistä scorecard-lomaketta. Tämä on olennaista, jotta myöhemmin voidaan yhteenvetää eri arvioijien mielipiteitä toimittajan suoriutumisesta ja toisaalta aikaansaada myös läpinäkyvyyttä eri aikajaksoille.

Yhtä tärkeää on myös se, että tuotettu tietopääoma tulee selkeästi tallennettua, jotta myöhemmin on mahdollista hyödyntää kaikki saatavilla oleva tieto raportointia ja yhteistyön kehittämistä varten.

Noventian työkaluun eri avainhenkilöt on helppo kutsua esittämään omat arvionsa. Vastaavasti arvioijien on selkeä esittää arvionsa yhteisten kriteereiden mukaisesti, oikeaan paikkaan ja ilman pelkoa arvioiden hukkumisesta tiedostojen ja sähköpostien paljouteen. Sähköiset työkalut mahdollistavat toimittaja-arvioiden myöhemmän raportoimisen toimittajakohtaisesti tai esimerkiksi hankinnan kategorioiden sisällä. Työkalut tuovat kaivattua selkeyttä omien toimitusketjujen hallintaan.

  • Vastaajat on helppo kutsua tekemään arvionsa
  • Arviot esitetään sovitussa formaatissa
  • Tiedot tallentuvat automaattisesti oikeaan paikkaan
  • Arvioiden yhteenvetäminen ja suora raportointi on mahdollista
  • Tietoja voidaan hyödyntää toimittaja-yhteistyön pitkäaikaisessa kehittämisessä