Syyskuun blogissa kuulemme asiakkaamme kokemuksia epäsuorien hankintojen kilpailutuksen parista.

Taustatiedot

Työntekijöidemme käytössä olevien laitteiden puitesopimus oli päättymässä, joten oli ajankohtaista lähteä kartoittamaan vaihtoehtoja. Nykytoimittaja nähtiin edelleen varteenotettavana vaihtoehtona, mutta koska ala kehittyy vauhdilla, haluttiin vertailukohtaa myös muilta toimijoilta.

Keskusteluyhteys avattiin ajan henkeen sopivasti videopalavereina. Näissä käytiin läpi meidän alustavat määrittelyt tarpeestamme ja toimittajien esittäytymiset lyhyesti. Kaikki vahvistivat halukkuutensa lähteä mukaan kilpailutukseen, joten tarjouspyyntöön kutsuttiin kaikki ehdokkaat.”

Kilpailutuksen aloitus

”Tarjouspyyntövaihe toteutettiin Noventian työkalulla. Toimittajat saivat palaverien perusteella täsmennetyt specsit sekä arvioimamme volyymit (nykyiseen käyttöön perustuen). Samalla toimittajille jaettiin jo sopimusneuvottelujen pohjaksi yleiset hankintaehtomme tutustuttavaksi/kommentoitavaksi.

Toimittajat esittivät specsiämme vastaavat laitteet omasta tuotekatalogistaan ja antoivat näille jo ensimmäiset tarjouksensa. Hintoja haluttiin selvittää jo tässä vaiheessa, jotta nähdään, että eri valmistajien laitteet ovat suurinpiirtein samalla tasolla teknisesti ja näin keskenään verrattavissa.

Vastausaikaa annettiin 14 päivää, jonka aikana kaikki antoivat pyydetyt tiedot. Sähköinen työkalu helpotti projektin seuraamista ja oli kätevä todeta, että kaikki ovat aloittaneet vastaustensa työstämisen. Vastausajan päätyttyä työkalu antoi automaattiset vastausraportit, joten vertailu voitiin aloittaa saman tien.”

Täsmennykset ja toinen hinnoittelukierros

”Ensimmäisten tarjousten jälkeen osalta haluttiin vielä tarkennuksia vastauksiin. Annoimme palautteen jokaiselle erikseen ja korjaukset pyydettiin suoraan tarjouspyyntöön. Toimittajilta lukittiin tietyt kohdat, jotka ensimmäisen kierroksen perusteella olivat jo ok. Avoimeksi jätettiin vain täsmennystä vaativat kohdat. Samalla jaoimme toimittajilta saadut kysymykset sekä omat vastauksemme (lähinnä tarkennuksia teknisiin vaatimuksiin) työkalun avulla.

Yksi toimittaja jouduttiin jättämään pois, koska tuotteet eivät lopultakaan vastanneet haettua tasoa. Jäljelle jäi kolme aidosti potentiaalista toimittajaa ja vielä neljäskin vaihtoehto haluttiin myös pitää mukana, vaikka tämän hintataso olikin kaukana muista. 

Kun hankinnan näkökulmasta tärkeimmät (sopimusehdot, tuotteiden vastaavuus specsiin jne.) oli varmistettu, tehtiin vielä toinen kierros hinnantarkistuksia varten. Hankintatiimin näkökulmasta tämä oli yksinkertainen toimenpide – muut jo sovitut osiot tarjouspyynnöstä laitettiin taas lukkoon ja toimittajat pystyivät esittämään päivitetyn hinnoittelun aiemmin nimeämilleen tuotteille. Tälle lyhyelle kierrokselle vastausaikaa annettiin vain kaksi päivää.”

Hintavertailut ja toimittajavalinta

”Toinen hinnantarkistuskierros kannatti, koska aiemmin saatu yllättävän suuri hintaero kaventui merkittävästi. Lopulta toimittajien tarjoukset alkoivat olla hyvin lähekkäin toisiaan. Tietyissä vertailukorin nimikkeissä uudet ehdokkaat osoittivat hyvää kilpailukykyä, mutta lopulta päädyimme kuitenkin jatkamaan sopimusta vanhan toimittajan kanssa. Päätöksenteossa painoivat toimittajan tuntemus yrityksemme tarpeista ja toiminnasta. Myös yrityksen hyvä palaute huomioitiin arvioinnissa. Vanhan sopimukseen verraten pystyttiin aikaansaamaan säästöä useita prosenttiyksikköjä (tulos ei toki ole täysin verrattavissa, koska uusi sopimus on neuvoteltu toimittajan uuden sukupolven laitteilla).

Sähköinen työkalu selkeytti projektin läpiviemistä ja helpotti kilpailutusmateriaalin kontrolloimista projektin aikana. Tarjouspyynnön jälkeen vertailut saatiin automaattisesti ja riski omista copy/paste-virheistä poistuu. Myös aikaa säästyi, kun manuaalinen työ voidaan minimoida ja keskittyä varsinaiseen toimittajavertailuun.”